“De integratie van Pliant en BAS bespaart ons 16 uur per week.”
Michel Wijnen is financieel manager bij de Nederlandse reisorganisatie The Travel Club. In deze case study vertelt hij over zijn ervaringen met de integratie van Pliant en het BAS-systeem van Fadiro.
The Travel Club
Culemborg, NederlandHQ
ReizenSector
2009Opgericht
380 ReisagentenOmvang
The Travel Club werkt samen met een netwerk van 380 franchisenemers. Deze reisagenten kunnen zowel individuele ondernemers zijn als grotere franchisenemers met meerdere vestigingen in een kleine regio. Ze verkopen voornamelijk pakketreizen van grotere touroperators aan klanten, maar bieden ook op maat gemaakte rondreizen aan waarvoor ze de boekingen doen met de Pliant-kaarten.
Kaartaanvragen: Mogelijkheid om virtuele creditcards direct binnen BAS aan te maken.
Boekingen: Franchisenemers gebruiken Pliant naadloos binnen BAS, wat tijd en moeite bespaart.
Automatisering: De afstemming met Pliant elimineert de handmatige verwerking van creditcardoverzichten.
Reiskaarten: Betalen zonder 3DS voor eenvoudige boekingen.
Veiligheid en naleving: Geen noodzaak om creditcardgegevens buiten BAS te kopiëren en plakken.
Uitdaging: Het gebruik van VCC was altijd een zorgpunt
Voordat The Travel Club met Pliant werkte, hadden ze moeite met het beheren van virtuele kaarten in hun bedrijfsvoering. Michel Wijnen zocht naar een oplossing die de virtuele kaarten integreert met Fadiro in het BAS-systeem en een naadloze acceptatie door de financiële afdeling biedt. “Ik heb een achtergrond in de reisbranche en het gebruik van virtuele kaarten was altijd een uitdaging in alle bedrijven waar ik heb gewerkt", zegt Wijnen.
De grootste uitdaging was het tijdrovende afstemmingsproces, waarbij The Travel Club veel tijd kwijt was aan het handmatig invoeren van transactiedata van een groot aantal kaarttransacties.
Met ongeveer 380 franchisenemers, variërend van individuele vertegenwoordigers tot regionale vestigingen, was de behoefte aan een efficiënt betalingssysteem duidelijk. Het idee was om het aanmaken van kaarten direct in BAS te integreren om handmatig werk te verminderen.
Oplossing: Integratie van Pliant en BAS
Bij The Travel Club is Wijnen verantwoordelijk voor het optimaliseren van inefficiënte financiële processen in de administratie. Dankzij de integratie tussen Pliant en het BAS-systeem kan zijn team nu veel handmatig werk achter zich laten en zich op andere zaken richten.
Een reisagent kan een eenmalige virtuele creditcard aanmaken vanuit een BAS-reisdossier, waarbij het vereiste kaartlimiet en de transactiegegevens worden toegevoegd. Alle relevante kaartgegevens voor de betaling worden getoond zonder dat men BAS hoeft te verlaten. De gebruiker hoeft geen creditcardgegevens tussen meerdere applicaties te kopiëren en plakken.
„Onze franchisenemers gebruiken Pliant alleen binnen BAS dankzij de integratie. Een frequente gebruiker bespaart één minuut per kaart. Alleen het invoeren van gegevens in het BAS-systeem is voldoende om een nieuwe kaart te krijgen. Er is geen noodzaak om een account voor hen aan te maken in Pliant. Dit maakt het echt efficiënt voor onze partners en onze backoffice. De franchisenemers gaven veel positieve feedback en het nieuws verspreidde zich snel, waardoor het gebruik van het systeem een boost kreeg.“
Michel Wijnen, Financieel Manager van The Travel Club
Wijnen is ook enthousiast over de gebruikersinterface van de Pliant-apps: "Voor reisagenten die BAS niet gebruiken, is het aanmaken van kaarten in de Pliant-app zeer intuïtief. De app is state-of-the-art."
Resultaat: Automatisering van handmatig werk
Sinds de overstap naar Pliant bespaart Wijnen en zijn financiële team wekelijks 16 uur handmatig werk. De creditcardoverzichten worden direct in het BAS-systeem verwerkt. Door de integratie wordt automatisch een sleutel vanuit het BAS-systeem toegewezen aan de transacties tijdens de afstemming.
Voorheen had The Travel Club de creditcardoverzichten nodig om ze in de financiële administratie te verwerken. "Nu ontvangen we ze per e-mail van Pliant, maar we hoeven er niets meer mee te doen. De afstemming met Pliant is volledig geautomatiseerd. Dat bespaart tijd", zegt Wijnen.
Voor hen betekent de integratie ook minder training voor partners in het gebruik van meerdere systemen en minder IT-inspanningen voor het onderhoud van meerdere applicaties.
„Ik was jarenlang op zoek naar een VCC die in het BAS-systeem geïntegreerd kon worden. Toen belde Pliant. Nu bespaart mijn financiële team wekelijks 16 uur aan het simpelweg intypen van nummers in de financiële administratie voor de afstemming. De 5 minuten die onze franchisenemers besteden aan het lezen van de documentatie over hoe ze een kaart kunnen aanmaken, verdienen ze direct terug bij de eerste boeking dankzij de verhoogde efficiëntie.“
Michel Wijnen, Financieel Manager van The Travel Club
