Creditcard voor Medewerkers: Wat U Moet Weten
Een moderne creditcard voor medewerkers is veilig, transparant en bespaart dankzij digitale processen kostbare tijd voor de administratie, medewerkers en de boekhouding.
Problemen met Traditionele Creditcards voor Medewerkers
Directeuren en accountants van Pliant noemen vaak dezelfde problemen in hun eerste gesprekken:
Lastige rekeningoverzichten die moeilijk te volgen zijn, wat kan leiden tot fraude met onkostendeclaraties. In alle gevallen resulteren deze overzichten in lange verwerkingstijden, wat frustratie veroorzaakt bij zowel medewerkers als de boekhouding.
De gegevens van creditcards circuleren door het hele bedrijf, ongeacht de voorzichtigheid. Ongeautoriseerde betalingen, zoals LinkedIn-abonnementen, worden moeilijk te traceren.
Bedrijven kopen bij verschillende online winkels en gebruiken diverse digitale diensten, waaronder clouddiensten, SaaS en online advertentieplatforms. De uitgaven, vaak betaald met de creditcard van de medewerker, vereisen een nauwkeurige toewijzing aan elke persoon of dienst.
Aankopen en betalingen worden gedaan voordat de bonnen beschikbaar zijn. Voor audits en btw-terugvorderingen is het echter verplicht om de originele bonnetjes te verzamelen, wat tijdrovend kan zijn.
Onze klanten geven aan dat ze de voorkeur geven aan creditcards voor medewerkers omdat ze het betalingsproces vereenvoudigen in vergelijking met facturen. Door de nadelen van traditionele kaarten proberen ze echter hun gebruik tot een minimum te beperken.
Bedrijven zijn daarom op zoek naar moderne creditcards voor medewerkers en inkopers om het beheer te verlichten en de verzameling van bonnetjes aanzienlijk te vereenvoudigen voor zowel gebruikers als de boekhouding.
In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen.
Wanneer is een Creditcard voor Medewerkers Nuttig?
Een creditcard voor medewerkers is een algemeen erkend betaalmiddel tijdens zakenreizen en voor het betalen van advertenties en abonnementen. Het maakt snelle, veilige en eenvoudig te beheren transacties mogelijk voor medewerkers, de boekhouding en de administratie. De facturering is gekoppeld aan de bedrijfsrekening.
Zonder een creditcard voor medewerkers moeten medewerkers zelf alle zakelijke kosten betalen. Bij hoge kosten, zoals hotelreserveringen en vluchten, kan dit een zware last voor de medewerkers zijn.
Kleine meerdere bedragen vormen ook een aanzienlijke werklast voor de boekhouding. Alleen het invoeren van gegevens in de boekhoudsoftware kost al veel tijd.
Waarom is één Enkele Bedrijfscreditcard Niet Voldoende?
Als uw bedrijf slechts één creditcard heeft voor meerdere medewerkers, worden de interne processen lang en onveilig. Elke betaling vereist een mondelinge toestemming, de medewerker moet de aankoop coördineren met zijn/haar leidinggevende en vervolgens de boekhouding informeren.
De transactie is alleen mogelijk als de kaart en de bijbehorende telefoon om TAN-codes (authenticatiecodes) te ontvangen beschikbaar zijn. Aan het einde van de maand moet de boekhouding elke betaling aan een medewerker toewijzen en de bijbehorende bonnetjes opvragen.
„De betalingen worden overzichtelijk op medewerker gesorteerd. Dat is simpelweg niet mogelijk als alles met slechts één kaart wordt betaald. Het zorgt dus voor transparantie en gemak in de dagelijkse gang van zaken.“
Voordelen van een Creditcard voor Medewerkers
Het integreren van een digitale creditcardoplossing voor medewerkers in uw cashflow biedt veel voordelen voor uw bedrijf:
Transparantie & Controle
Stel dat een van uw medewerkers op zakenreis is en zijn/haar verblijf in het hotel moet verlengen. De limiet van de kaart is bereikt. Wat kunt u in dit geval doen?
Met de digitale creditcardoplossing voor medewerkers van Pliant kan uw medewerker een wijziging in de limiet direct via de app aanvragen. Bij goedkeuring is de nieuwe limiet onmiddellijk beschikbaar. In een paar klikken kunt u deze wijziging ook annuleren zonder contact op te nemen met Pliant, zolang de limiet van het bedrijf niet wordt overschreden.
Tijdsbesparing
De digitalisering van de transacties met een creditcard voor medewerkers bespaart tijd en dus geld. Alle processen met betrekking tot betalingen zijn sneller en handiger. In plaats van formulieren in te vullen of te wachten op maandoverzichten, profiteren alle betrokkenen van een volledig digitaal beheer van kaarten en bonnetjes.
Medewerkerstevredenheid
Vanuit het oogpunt van medewerkers elimineert een digitale oplossing verschillende beperkingen, zoals complexe goedkeuringsprocessen of voorschotten. Het moeten voorschieten van uitgaven en daarna het invullen van onkostendeclaraties is een veelvoorkomende bron van frustratie.
Geen Invloed op Kredietscore
Wanneer een creditcard voor medewerkers wordt aangevraagd, wordt de kredietscore van de medewerker niet in overweging genomen. Zelfs met een negatieve score kan de medewerker een gepersonaliseerde kaart ontvangen, omdat het bedrijf verantwoordelijk is, niet de persoon. Voor een verantwoord gebruik is het aan te raden om een gebruiksovereenkomst voor de creditcards tussen het bedrijf en de medewerker op te stellen.
3 Alternatieven voor de Creditcard voor Medewerkers en Hun Nadelen
In het verleden gebruikten veel bedrijven de persoonlijke creditcards van hun medewerkers of hun persoonlijke rekeningen. Dit levert tegenwoordig veel ongemakken op voor alle partijen.
1. Medewerkers Gebruiken Persoonlijke Creditcard voor Bedrijf
De medewerker betaalt met zijn/haar persoonlijke creditcard en wordt aan het einde van de maand door het bedrijf vergoed. Dit gaat ervan uit dat de medewerker de nodige middelen heeft op het moment van afschrijving, wat liquiditeitsproblemen kan veroorzaken. De medewerker loopt ook het kredietrisico.
2. Facturering op de Persoonlijke Rekening van de Medewerker
De richtlijnen van de EU uit 2016 stipuleren dat alle transacties die met een creditcard voor medewerkers worden uitgevoerd, rechtstreeks op de bedrijfsrekening moeten worden belast, niet op een persoonlijke rekening.
3. Reisagentschapskaart als Creditcard voor Meerdere Medewerkers
Een agentschapskaart is een niet-gepersonaliseerde bedrijfscreditcard die voornamelijk wordt gebruikt voor reserveringen van zakenreizen. Deze dekt echter niet alle kosten die aan deze reizen zijn verbonden.
Wie Ontvangt een Creditcard voor Medewerkers?
In de Pliant-app kunt u een creditcard voor medewerkers aan elk teamlid toewijzen, zonder extra processen. U kunt kiezen uit:
Fysieke kaarten: Pliant biedt standaard de VISA Platinum Business-kaart en de VISA Infinite voor hogere behoeften.
Virtuele kaarten: Creëer direct bruikbare virtuele kaarten, zonder activatie nodig.
Eenmalige virtuele kaarten: Deze kaarten worden automatisch gedeactiveerd na de eerste betaling.
„Sinds de implementatie van Pliant hebben we ongelofelijk veel tijd bespaard. Vroeger duurde het weken om voor mijn medewerkers een nieuwe creditcard aan te vragen. Nu is het aanvragen en verwerken nog geen minuut werk.“
Effectieve Controle van Uitgaven Door Functies en Bevoegdheden van Medewerkers
Niet alleen moeten niet alle medewerkers volledige toegang hebben tot alle transacties van de kaarten van een organisatie, maar Pliant biedt ook een kaartgebruiker-app naast de beheerdersapp, zodat medewerkers toegang hebben tot hun kaarten.
Voor beide apps zijn er verschillende medewerkersrollen die de Pliant-account van uw bedrijf kunnen beheren. Er wordt onderscheid gemaakt tussen kaarthouders, beheerders en accountants, evenals kaartgebruikers en teamleiders.
In ons helpcentrum vindt u gedetailleerde documentatie over de verschillende rollen.
Met de Pliant App Versnelt U Uw Betalingsprocessen
Het gebruik van de Pliant zakelijke creditcards voor meerdere medewerkers, als onderdeel van de digitale kaartoplossing, versnelt veel processen via de Pliant App:
Aanvraag Budget: De medewerker doet een aanvraag voor een nieuwe creditcard. Hij/zij kan regels voorstellen, zoals maandelijkse of transactiegrenzen. Een veld voor de kaartnaam en een opmerkingveld helpen bij de interne communicatie.
Goedkeuring: Een administrator wordt automatisch op de hoogte gesteld van de aanvraag en kan onmiddellijk een nieuwe kaart aanmaken of de regels aanpassen. Alle instellingen voor zowel fysieke als virtuele kaarten kunnen op elk moment in de app worden gewijzigd.
Transactie: Een virtuele creditcard is onmiddellijk beschikbaar voor de medewerker. Het verzenden van een fysieke kaart kan enkele dagen duren. Met de gepersonaliseerde kaart doet de medewerker betalingen volgens de regels van de kaart en de vooraf vastgestelde gebruiksovereenkomst.
Bonnen Registreren: In de app kan de medewerker de benodigde bonnen uploaden. Deze kunnen bijvoorbeeld eenvoudig worden gefotografeerd in een restaurant tijdens een reis en aan een transactie worden gekoppeld.
Controle: De boekhouding ontvangt alle gegevens van de uitgaven direct in de app. Men kan in realtime zien welke transacties zijn uitgevoerd en deze controleren. De digitalisering van de processen automatiseert saaie stappen, zoals het organiseren van bonnen of het opvolgen van collega's over ontbrekende bonnen.
„Niet alleen het opvragen van creditcardafschriften, maar ook het retourneren van onjuist ingevulde reis- of onkostendeclaraties is aanzienlijk verbeterd. Er blijft niets meer rondslingeren. Reiskosten worden sneller betaald en mijn medewerkers hebben alle informatie die ze nodig hebben om ervoor te zorgen dat het proces voldoet aan de belastingregels. Iedereen weet op elk moment waar de bonnetjes zijn en waar ze worden verwerkt. Het afstemmen wordt eenvoudiger voor de persoon die de bonnetjes inlevert en de persoon die ze vervolgens inboekt en de betaling uitvoert. Voorheen was dit lastig voor beide partijen en nam het veel tijd in beslag.“
Met de implementatie van Pliant heeft de heer Sander en zijn team van zes medewerkers een tijdsbesparing van 25% gerealiseerd, dankzij snellere boncontroles en minder vragen. Lees hier het verhaal van de doctari groep.
Wat U Moet Overwegen bij het Uitgeven van Zakelijke Creditcards voor Meerdere Medewerkers
Voordat u creditcards voor medewerkers uitgeeft, moeten de volgende drie punten worden verduidelijkt:
Beveiligingsmechanismen Opstellen
Net als bij elk ander betaalmiddel brengt een zakelijke creditcard voor medewerkers bepaalde risico's met zich mee. Wees vanaf het begin bewust van de gevaren. Zorg ervoor dat alle beveiligingsfuncties van de digitale creditcardoplossing worden gebruikt. Alleen zo kunt u misbruik van de creditcard door derden of door medewerkers tijdig identificeren. Effectieve beveiligingsmechanismen zijn onder andere:
3D-Secure en PSD2
Individuele limieten voor elke kaart
Real-time transparantie over alle transacties
Toewijzing van functies met individuele rechten voor supervisors, medewerkers en boekhouders
Automatische meldingen voor verschillende processen
Directe blokkering van kaarten in de app
Het doel van deze functies is ervoor te zorgen dat alle betrokkenen een overzicht hebben van alle transacties die met de kaarten zijn uitgevoerd en zelfstandig actie kunnen ondernemen.
Beperking van Aansprakelijkheid
Het gebruik van zakelijke creditcards wordt gereguleerd door een raamovereenkomst tussen het bedrijf en de creditcardaanbieder, die ook de aansprakelijkheid definieert. In geval van schade veroorzaakt door onbevoegden, ligt de aansprakelijkheid bij het bedrijf en niet bij de medewerker. Als bijvoorbeeld de gegevens van de creditcard worden gestolen en alle beveiligingsmechanismen worden omzeild, beperkt het risico zich tot het limiet van de betreffende medewerker.
Een Gebruiksovereenkomst Opstellen
Wanneer zakelijke creditcards aan medewerkers worden uitgegeven, is het raadzaam om een schriftelijke gebruiksovereenkomst op te stellen. In dit document moet duidelijk worden gemaakt voor welke uitgaven de kaarten mogen worden gebruikt en welke verboden zijn. Op deze manier beschermt u zich juridisch en verduidelijkt u de aansprakelijkheid voor specifieke uitgaven.
Uitsluiten van Persoonlijk Gebruik
Een veelvoorkomende vraag is: mag een medewerker een zakelijke creditcard voor persoonlijke uitgaven gebruiken? Het antwoord is duidelijk nee. De kaart mag alleen worden gebruikt voor door het bedrijf goedgekeurde uitgaven. Persoonlijke betalingen mogen niet op de bedrijfsrekeningen verschijnen. Bovendien is uw bedrijf verantwoordelijk voor elke transactie. Omwille van zakelijke belangen mag geen enkele uitgave worden geaccepteerd zonder bonnencontrole.
Interne Processen Voor Uitzonderingsgevallen Definiëren
Ongeacht alle overeenkomsten kunnen ongewenste transacties voorkomen, bijvoorbeeld als een medewerker zijn/haar zakelijke kaart voor een persoonlijke kaart gebruikt. Voor dergelijke uitzonderingen moet uw bedrijf vooraf duidelijke interne afspraken maken. Het wisselen van kaarten kan problemen in de boekhouding veroorzaken. Als de medewerker opzettelijk handelt, kan onmiddellijke beëindiging van het dienstverband mogelijk zijn.
De implementatie van de digitale creditcardoplossing van Pliant stelt medewerkers in staat om snel en veilig aankopen te doen, terwijl supervisors de controle houden over alle zakelijke uitgaven. Dit bespaart niet alleen tijd en geld, maar helpt bedrijven ook om wendbaar te blijven in een steeds competitievere markt.
