« Avec Pliant, nous contournons des processus qui, autrement, prendraient des semaines. »

Le défi : passer d’une carte pour le PDG à des centaines de cartes de crédit d’entreprise

Par le passé, le PDG Raffael Johnen était l'unique responsable des opérations. Il était le seul au sein de l'entreprise à posséder une carte de crédit, qu'il devait confier aux autres départements chaque fois qu'une transaction était nécessaire. Avec la croissance du nombre d'utilisateurs et de transactions, le plus grand défi à relever consistait à gérer le temps nécessaire à l'acquisition et à la gestion des cartes de crédit. Ce dilemme commençait et se terminait toujours au service comptable. De l'obtention d'une carte de crédit d'entreprise pour chaque employé à la collecte minutieuse des reçus. Fournir rapidement des cartes aux employés aurait été une tâche répétitive et sans fin pour le back-office. Pour les gestionnaires, la question était extrêmement stressante.

Jusqu'à présent, auxmoney était obligé de remplir un formulaire auprès de sa banque à chaque nouvelle carte de crédit. Selon Malte Rau, PDG et cofondateur de Pliant, « les processus bancaires sont encore longs et difficiles. » Il est par conséquent difficile pour le département comptabilité d'agir rapidement. Il en résulte une perte de temps précieux, qui peut parfois se chiffrer à plusieurs semaines. Par ailleurs, les devis traditionnels sont généralement assortis de limites standards. Ils ne peuvent être adaptés qu'après un contact ultérieur avec la banque.

La solution : une application qui s'intègre de manière harmonieuse aux processus financiers existants

L'application Pliant a aidé l'entreprise à simplifier la documentation des dépenses des employés. Il ne s'agit pas seulement d'optimiser le stockage et le tri des reçus, mais également de numériser l'ensemble de la gestion des cartes de crédit individuelles. En un clic, les responsables peuvent créer eux-mêmes une carte, fixer des plafonds de manière flexible et les redéfinir si nécessaire. Le tout, en temps réel.

Jusqu'à ce jour, les tiers autorisés n'avaient pas accès aux données des transactions en direct. Le tableau de bord Pliant a définitivement changé ce processus. Désormais, les reçus peuvent être facilement téléchargés depuis l'application mobile ou transmis à une messagerie électronique sans qu'aucune autre interaction ne soit nécessaire. La collecte des reçus était auparavant un poids pour l'institution financière. Grâce à Pliant, auxmoney est maintenant en mesure de réaliser lui-même la gestion des cartes. Il n'est plus nécessaire de créer un compte pour chaque carte. L'application permet d'émettre des cartes et de gérer les plafonds en temps réel. 

Par ailleurs, la solution de carte de crédit s'intègre facilement aux logiciels financiers et aux comptables existants. auxmoney a été convaincue par le fait que toutes les données pertinentes puissent être exportées à partir de l'application. Beaucoup d'entreprises auraient peur de changer quelque chose dans la structure financière existante et avec Pliant, auxmoney n'a pas eu à le faire. Avec l'application, les cartes peuvent être attribuées et les plafonds peuvent être gérés, le tout en temps réel.

Le résultat : vous vous libérez de votre banque traditionnelle en faisant confiance à votre banque numérique

Actuellement, auxmoney enregistre environ 1 000 transactions par mois et a généré plus de 300 cartes de crédit. Selon des informations internes, ces chiffres n'auraient pas pu être atteints avec le processus précédent. Aujourd'hui, grâce au système de prêt, les employés payent eux-mêmes les livres, les fournitures de bureau spéciales, les voyages et bien d'autres choses encore. De cette manière, la direction opérationnelle de l'entreprise est beaucoup moins concernée par les processus des petites commandes et des virements bancaires. Le contrôle des reçus peut également être simplifié. Avant l'utilisation de Pliant, seulement 60 % des factures étaient envoyées par les acheteurs, les 40 % restants devaient être recherchés et rassemblés de manière compliquée.