Carte de crédit employé : Ce que vous devez savoir
Une carte de crédit employé moderne est sûre, transparente et, grâce aux processus digitaux, elle fait gagner un temps précieux à la direction, aux employés et à la comptabilité.
Problèmes avec la carte de crédit classique pour les employés
Les directeurs et comptables de Pliant évoquent souvent les mêmes problèmes lors de leurs premiers entretiens :
Des relevés de comptes difficiles à suivre, pouvant même conduire à des fraudes sur les notes de frais. Dans tous les cas, ces relevés entraînent de longs délais de traitement, provoquant frustration chez les employés et la comptabilité.
Les données des cartes de crédit circulent dans toute l'entreprise, peu importe la prudence. Les paiements non autorisés, comme les abonnements LinkedIn, deviennent alors difficiles à retracer.
Les entreprises achètent dans de nombreux magasins en ligne et utilisent divers services numériques, notamment des services Cloud, SaaS, et des plateformes de publicité en ligne. Les dépenses, souvent réglées par carte de crédit employé, nécessitent une attribution précise à chaque personne ou service.
Les achats et les paiements sont effectués avant que les reçus ne soient disponibles. Cependant, pour l’audit et la récupération de TVA, la collecte des reçus originaux est obligatoire, ce qui peut être fastidieux.
Les clients nous rapportent qu'ils préfèrent les cartes de crédit pour employés car elles simplifient le processus de paiement par rapport aux factures. Mais en raison des inconvénients des cartes classiques, ils essaient de limiter leur utilisation autant que possible.
Les entreprises recherchent donc des cartes de crédit modernes pour employés et acheteurs afin de soulager la gestion et de simplifier considérablement la collecte des reçus pour les utilisateurs et la comptabilité.
Dans cet article, nous répondons aux principales questions.
Quand une carte de crédit employé est-elle utile ?
Une carte de crédit employé est un moyen de paiement largement reconnu lors des déplacements professionnels et pour payer des publicités et abonnements. Elle permet des transactions rapides, sûres et faciles à gérer pour les employés, la comptabilité et la direction. La facturation est liée au compte de l'entreprise.
Sans carte de crédit employé, les employés doivent avancer tous les frais professionnels. Dans le cas de dépenses élevées comme les réservations d’hôtel et de vol, cela peut être un lourd fardeau pour les employés.
Les petites sommes multiples représentent également un volume de travail conséquent pour la comptabilité. Rien que la saisie des données dans le logiciel comptable prend un temps considérable.
Pourquoi une seule carte de crédit d'entreprise ne suffit pas ?
Si votre entreprise ne possède qu'une seule carte de crédit pour plusieurs employés, les processus internes deviennent longs et peu sûrs. Chaque paiement nécessite une autorisation orale, l'employé doit coordonner l'achat avec son supérieur, puis informer la comptabilité.
La transaction n’est possible que si la carte et le téléphone associé pour la réception des TAN (codes d’authentification) sont disponibles. À la fin du mois, la comptabilité doit affecter chaque paiement à un employé et exiger les reçus correspondants.
« Les paiements sont classés de manière claire par employé. Cela n'est absolument pas possible si tous les paiements sont effectués à l'aide d'une seule carte. Ce système apporte donc de la transparence et de la souplesse dans la gestion quotidienne des affaires »
Avantages d’une carte de crédit employé
L'intégration d'une solution de carte de crédit employé numérique dans votre flux de trésorerie présente de nombreux avantages pour votre entreprise :
Transparence & Contrôle
Imaginez qu'un de vos employés soit en voyage d'affaires et ait besoin de prolonger son séjour à l'hôtel. Le plafond de sa carte est atteint. Que pouvez-vous faire dans ce cas ?
Avec la solution de carte de crédit employé numérique de Pliant, votre employé peut demander une modification du plafond directement via l'application. En approuvant la demande, le nouveau plafond est immédiatement disponible. En quelques clics, vous pouvez également annuler cette modification sans contacter Pliant, tant que le plafond de l'entreprise n’est pas atteint.
Gain de temps
La digitalisation des transactions avec une carte de crédit employé permet de gagner du temps et donc de l’argent. Tous les processus liés aux paiements sont plus rapides et plus pratiques. Au lieu de remplir des formulaires ou d’attendre des relevés mensuels, tous les acteurs bénéficient d’une gestion des cartes et des reçus entièrement numérique.
Satisfaction des employés
Du point de vue des employés, une solution numérique supprime plusieurs contraintes, telles que les processus d’approbation complexes ou l’avance de fonds. Le fait de devoir avancer des frais et remplir ensuite des formulaires de notes de frais est une source de frustration courante.
Score de crédit non impacté
Lorsqu'une carte de crédit employé est demandée, le score de crédit de l’employé n’est pas pris en compte. Même avec un score négatif, l’employé peut recevoir une carte personnalisée, car c’est l’entreprise qui est responsable, pas la personne. Pour garantir une utilisation adéquate, une entente d’utilisation des cartes de crédit entre l’entreprise et l’employé est recommandée.
3 Alternatives à la carte de crédit employé et leurs inconvénients
Dans le passé, de nombreuses entreprises utilisaient les cartes de crédit privées de leurs employés ou leurs comptes personnels. Cela génère aujourd'hui de nombreux inconvénients pour toutes les parties.
1. Les employés utilisent une carte de crédit privée pour l'entreprise
L'employé paie avec sa carte de crédit personnelle, puis se fait rembourser par l'entreprise à la fin du mois. Cela suppose que l'employé ait les fonds nécessaires à la date du prélèvement, ce qui peut poser des problèmes de liquidité. Le salarié supporte également le risque de crédit.
2. Facturation sur le compte personnel de l’employé
Les directives de l'UE de 2016 stipulent que toutes les transactions effectuées avec une carte de crédit employé doivent être directement facturées sur le compte professionnel de l'entreprise, non sur un compte personnel.
3. Carte d’agence de voyage comme carte de crédit pour plusieurs employés
Une carte d'agence est une carte de crédit entreprise non personnalisée, utilisée principalement pour les réservations de voyage d’affaires. Toutefois, elle ne permet pas de couvrir toutes les dépenses liées à ces déplacements.
Qui reçoit une carte de crédit employé ?
Dans l'application Pliant, vous pouvez attribuer une carte de crédit employé à n’importe quel membre du personnel, sans démarches supplémentaires. Vous pouvez choisir entre :
Cartes physiques : Pliant propose la carte VISA Platinum Business par défaut, et la VISA Infinite pour des besoins plus élevés.
Cartes virtuelles : Créez des cartes virtuelles immédiatement prêtes à l’emploi, sans activation requise.
Cartes virtuelles à usage unique : Ces cartes se désactivent automatiquement après le premier paiement.
« Nous avons gagné énormément de temps depuis la mise en place de Pliant. Cela prenait avant des semaines pour obtenir de nouvelles cartes pour mes employés. Aujourd'hui, la demande et le traitement prennent moins d'une minute »
Contrôle efficace des dépenses grâce aux rôles et autorisations des employés
Non seulement tous les employés ne doivent pas avoir un accès complet à toutes les transactions de carte d'une organisation, mais Pliant offre également une application utilisateur de carte, en plus de l'application admin, permettant aux employés d'accéder à leurs cartes.
Pour les deux applications, il existe divers rôles d'employés qui permettent de contrôler le compte Pliant de votre entreprise. On distingue les titulaires, les administrateurs et les comptables, ainsi que les utilisateurs de cartes et les chefs d'équipe.
Dans notre centre d'aide, vous trouverez une documentation détaillée sur les différents rôles.
Accélérez vos processus de paiement avec l'app Pliant
L'utilisation de cartes de crédit employé pour plusieurs employés dans le cadre de la solution de cartes numériques Pliant permet d'accélérer de nombreux processus via l'application Pliant :
Demande de budget : L'employé fait une demande pour une nouvelle carte de crédit, suggérant des règles telles que le plafond mensuel ou de transaction. Un champ de nom de carte et un espace de commentaire facilitent la communication interne.
Approbation : Un administrateur est automatiquement informé de la demande et peut immédiatement créer une nouvelle carte ou ajuster les règles. Tous les paramètres pour les cartes physiques et virtuelles peuvent également être modifiés à tout moment dans l'application.
Transaction : Une carte de crédit virtuelle est immédiatement utilisable pour l'employé, tandis que l'envoi d'une carte physique prend quelques jours. Avec la carte personnalisée, l'employé effectue ses paiements conformément aux règles de carte et à l'accord d'utilisation précédemment établis.
Collecte des reçus : Dans l'application, l'employé télécharge les reçus nécessaires. Par exemple, ces reçus peuvent être facilement photographiés dans un restaurant et associés à un paiement.
Contrôle : La comptabilité reçoit toutes les données de dépenses directement dans l'application. Elle peut consulter en temps réel quelles transactions ont été effectuées et les contrôler. Grâce à la numérisation des processus, des tâches monotones comme le tri des reçus ou le suivi auprès des collègues pour les reçus manquants sont automatisées.
« La procédure de demande de relevés de cartes de crédit et de renvoi des notes de frais ou de voyage incorrectement remplies s'est considérablement améliorée. Il n'y a plus rien qui traîne. Les frais de voyage sont payés plus rapidement et mon équipe dispose de toutes les informations nécessaires pour s'assurer que le processus est conforme aux règles fiscales. Tout le monde sait à tout moment où se trouvent les reçus et où ils sont traités. La réconciliation est facilitée pour la personne qui remet le reçu et pour celle qui l'enregistre et effectue le paiement par la suite. Auparavant, cette opération était peu pratique pour les deux parties et était chronophage »
Grâce à l'adoption de Pliant, M. Sander et son équipe de six personnes ont économisé 25 % de temps grâce à des contrôles de reçus plus rapides et moins de demandes de renseignements. Lisez ici le rapport d'expérience du groupe doctari.
Ce à quoi vous devez faire attention avec une carte de crédit employé pour plusieurs employés
Avant que des employés individuels ne reçoivent une carte de crédit, les trois points suivants doivent être clarifiés :
Établir des mécanismes de sécurité
Comme tout autre moyen de paiement, une carte de crédit employé présente certains risques. Soyez conscient des dangers à l'avance. Assurez-vous que toutes les fonctionnalités de sécurité de la solution de carte de crédit d'entreprise numérique sont utilisées. Cela vous permettra de détecter rapidement toute fraude par des tiers ou même par vos propres employés. Parmi les mécanismes de sécurité efficaces figurent :
3D-Secure et PSD2
limites individuelles pour chaque carte
transparence en temps réel sur toutes les transactions
attribution de rôles avec des droits individuels pour les superviseurs, les employés et les comptables
notifications automatiques pour divers processus
blocage de la carte directement dans l'application
L'objectif de ces fonctionnalités est de garantir que tous les participants aient toujours une vue d'ensemble de toutes les transactions effectuées avec les cartes et soient capables de prendre des mesures de manière autonome.
Limiter la responsabilité
Pour l'utilisation des cartes de crédit d'entreprise, un accord-cadre est établi entre l'entreprise et le fournisseur de cartes de crédit, dans lequel la responsabilité est également clarifiée. En cas de dommage causé par des tiers non autorisés, c'est l'entreprise qui est responsable, et non l'employé. Par exemple, si des informations de carte de crédit sont volées et que tous les mécanismes de sécurité sont contournés, le risque se limite à la limite de la carte de crédit de l'employé concerné.
Formuler un accord d'utilisation
Lorsqu'une carte de crédit employé est attribuée, il est conseillé d'établir un accord d'utilisation écrit. Celui-ci doit clairement définir à quelles fins les cartes de crédit peuvent être utilisées et quelles dépenses sont interdites. Cela vous permet de vous protéger légalement et de clarifier la responsabilité pour certaines dépenses.
Exclure l'utilisation personnelle
La question suivante est souvent posée : un employé peut-il utiliser une carte de crédit d'entreprise à des fins personnelles ? La réponse est clairement non. La carte ne doit être utilisée que pour des dépenses professionnelles. Les paiements personnels ne doivent pas apparaître dans les livres d'une entreprise. De plus, rappelez-vous que votre entreprise est responsable de chaque transaction. Pour des raisons d'intérêt commercial, aucun paiement ne doit être accepté sans contrôle des reçus.
Définir des processus internes pour les cas exceptionnels
Malgré toutes les directives, des transactions non intentionnelles peuvent toujours se produire, par exemple si un employé confond sa carte de crédit d'entreprise avec une carte de crédit personnelle. Pour de tels cas exceptionnels, votre entreprise doit établir à l'avance des directives internes claires. Le mélange des cartes peut poser des problèmes de comptabilité. Si l'employé agit intentionnellement, un licenciement sans préavis est possible.
L'implémentation de la solution de cartes de crédit numériques de Pliant permet aux employés d'effectuer des achats rapides et sécurisés, tout en permettant aux superviseurs de conserver le contrôle sur toutes les dépenses de l'entreprise. Cela permet non seulement de gagner du temps et de l'argent, mais aide également les entreprises à rester agiles dans un marché de plus en plus concurrentiel.
