"25% de poupança de tempo na contabilidade através de uma verificação mais rápida dos recibos e menos perguntas"
O Doctari Group, prestador de serviços de saúde líder na Alemanha, está a trabalhar no sistema de saúde do futuro. A. Sander, responsável de contabilidade corporativa, partilha a sua perspetiva em relação aos processos da empresa e fala sobre a experiência da parceria com a Pliant e a Circula.
Com várias empresas, o doctari group atua em três setores de negócio: emprego temporário, emprego permanente e soluções de tecnologia. A digitalização tem um papel fundamental. Até na contabilidade existem processos manuais a serem automatizados. Os extratos de cartão de crédito enviados por correio no final do mês e os formulários impressos para relatar despesas de deslocação já fazem parte do passado. Em vez disso, o Doctari Group utiliza as aplicações da Pliant e da Circula, bem como a integração entre ambas. “Mais rapidez, mais transparência e mais segurança”, afirma Sander.
Experiência positiva com a integração da Circula e da Pliant
Relatórios em tempo real a partir do painel da Pliant
Lembretes automáticos de recibos em falta para os funcionários
Comunicação mais rápida com a aplicação da Pliant
Relatórios de despesas de deslocação automatizados, graças à Circula
O desafio: Processos manuais e ausência de visibilidade
Anteriormente, as pessoas que recebiam extratos de cartão de crédito por correio tinham de examiná-los e encaminhá-los para processamento digital. Existia apenas um cartão de crédito empresarial físico, utilizado por vários funcionários de um só departamento. Os recibos tinham de ser submetidos e aprovados pelo supervisor, e era extremamente difícil encontrar recibos em falta.
Além disso, muitas vezes, os formulários de despesas de deslocação estavam incorretos. As informações dos anfitriões podiam estar incompletas, ou os cálculos de refeições extra podiam ser introduzidos de forma incorreta.
A solução: Implementação da solução integrada da Pliant e da Circula
A Circula e a Pliant conferem transparência e uma visão geral relativa à localização dos documentos. “O processo de aprovação de despesas de deslocação e de pagamentos com cartão de crédito é totalmente visível no portal”, diz Sander.
As notificações automáticas na aplicação da Pliant têm sido muito positivas para o Doctari Group. Graças à funcionalidade de lembretes, os funcionários cujos documentos estão em falta recebem um email. Além disso, a comunicação interna foi movida para a aplicação da Pliant: “Agora, utilizamos a funcionalidade de comentários na aplicação da Pliant, e já não é necessário comunicar via email”, revela A. Sander.
O resultado: Mais rapidez, transparência e segurança na contabilidade do Doctari Group
Com as aplicações da Pliant e da Circula, bem como a integração entre as mesmas, A. Sander e a sua equipa de seis funcionários poupam 25% do seu tempo.
«A solicitação de extratos de cartão de crédito e o preenchimento dos relatórios de despesas de deslocação melhoraram significativamente. Já não há assuntos pendentes. As despesas de deslocação são pagas mais rapidamente, e a minha equipa tem toda a informação de que necessita para garantir a conformidade fiscal do processo. Todos sabem onde estão os recibos, em qualquer momento, e onde estão a ser processados.
O processo torna-se mais simples para a pessoa que entrega o recibo e para a pessoa responsável por lançá-lo e efetuar o pagamento. Antes, isto era inconveniente e moroso para ambas as partes.»
A. Sander, Responsável de contabilidade corporativa do doctari group
