Reembolso de despesas: Um guia para empresas

O que é o reembolso de despesas?

O reembolso de despesas refere-se ao processo pelo qual uma empresa compensa um colaborador por despesas relacionadas ao trabalho que ele pagou do seu próprio bolso. Quando um colaborador assume um custo no exercício das suas funções, a empresa reembolsará essas despesas após o colaborador submeter um pedido de reembolso junto com a documentação necessária, como recibos.

As despesas reembolsáveis são componentes financeiros essenciais para uma empresa, representando os custos que os colaboradores suportam em nome da empresa no decorrer do seu trabalho. As organizações comprometem-se a reembolsar os colaboradores por essas despesas, desde que apresentem documentação apropriada para validar os gastos e que os custos estejam em linha com o orçamento da empresa.

Essas despesas estão diretamente ligadas às operações empresariais e podem incluir diversos custos, como deslocações, refeições, materiais de escritório e equipamentos necessários para o desempenho das responsabilidades do trabalho.

Tipos mais comuns de despesas reembolsáveis

• Despesas de deslocação para viagens de negócios (bilhetes de transporte público, bilhetes de avião, aluguer de automóveis, etc.).

• Refeições e despesas de restaurante

• Alojamento para viagens de negócios (hotéis, apartamentos)

• Material de escritório

• Eventos empresariais (bilhetes para feiras, conferências, etc.)

• Estacionamento em viagens de negócios

• Ofertas a clientes em nome do empregador

• Dispositivos móveis (smartphone, tablet, laptop)

• Custos de envio (cartas, encomendas)

Erros comuns de um colaborador ao submeter pedidos de reembolso de despesas

A submissão de relatórios de despesas pode ser um processo complicado e propenso a erros. Alguns dos erros ou problemas mais comuns enfrentados pelos colaboradores ao submeter relatórios de despesas incluem:

Documentação insuficiente

Um dos erros mais comuns é a falta de documentação completa e detalhada das despesas realizadas. Isso pode incluir recibos em falta, faturas ou informações sobre o propósito da despesa.

Inclua o seguinte no seu pedido de reembolso:

• Nome e endereço da empresa

• O seu nome e endereço

• Uma breve explicação sobre o propósito da despesa

• Despesas e valores como itens individuais

• Valor total

• O seu número de conta bancária

• Recibos (recibos em dinheiro, faturas)

Despesas não conformes

Por vezes, os colaboradores apresentam despesas que não estão em conformidade com as políticas da empresa, como despesas pessoais ou compras não autorizadas.

Os colaboradores podem não estar a par das políticas internas da empresa em relação a despesas reembolsáveis, o que pode resultar em questões de conformidade.

Atrasos na submissão

Submissões tardias podem ser problemáticas, pois podem resultar em atrasos no reembolso e dificuldades na gestão financeira da empresa.

Erros de cálculo

Erros no cálculo das despesas podem levar a discrepâncias e problemas na reconciliação financeira.

Como automatizar o processo de reembolso de despesas

A automatização do reembolso de despesas simplifica as operações, reduz erros e melhora a satisfação dos colaboradores. Aqui está um guia rápido para configurar um sistema automatizado eficaz.

Políticas e Conformidade

Políticas claras e conformidade são fundamentos essenciais:

• Defina Políticas Claras: Defina claramente quais despesas são reembolsáveis e comunique essas diretrizes aos colaboradores. Isso minimiza erros e garante que os colaboradores compreendam as despesas elegíveis.

• Garanta Conformidade Fiscal: Escolha uma solução que cumpra com as regulamentações fiscais locais e globais para simplificar a declaração de impostos e garantir conformidade, assegurando-se de estar preparado para auditorias fiscais.

Aprovação e Processamento

A automatização pode acelerar os tempos de aprovação e reduzir a carga administrativa:

• Fluxo de Aprovação Automatizado: Configure fluxos de trabalho para encaminhar automaticamente os pedidos de despesas para aprovação, garantindo um processo de revisão mais rápido e livre de erros, em conformidade com as políticas da empresa.

• Captura Digital de Recibos: Capture recibos instantaneamente através de aplicativos móveis, eliminando papel, armazenando registros com segurança e facilitando o acesso às despesas. Isso agiliza a contabilidade ao reduzir papelada e simplificar a verificação.

• Agilize o Reembolso: A automatização acelera os reembolsos, proporcionando um suporte financeiro mais rápido aos colaboradores e aumentando a satisfação geral.

Precisão de Dados e Relatórios

Dados confiáveis e insights melhoram a gestão financeira:

• Automatize a Reconciliação de Dados: O software pode automatizar a reconciliação de dados, reduzindo erros e facilitando o processo de auditoria.

• Gere Relatórios: A criação de relatórios automatizados oferece insights sobre tendências de gastos, permitindo um melhor planeamento orçamental e alocação de recursos.

Automatizar o reembolso de despesas não só aumenta a precisão e acelera os tempos de processamento, mas também permite que os departamentos financeiros se concentrem em iniciativas estratégicas. Além disso, reduz o risco de erros e fraudes, o que é essencial para manter uma gestão financeira sólida. No geral, a automatização do reembolso de despesas promove um ambiente de negócios mais eficiente e seguro.

Cartão de crédito da empresa vs. reembolso de despesas

Embora o processo de pedidos e processamento de reembolso de despesas tenha se tornado mais fácil graças a aplicativos e software, ele ainda envolve um esforço considerável tanto por parte dos colaboradores quanto do departamento de contabilidade.

Uma alternativa mais conveniente ao reembolso de despesas é o uso de cartões de crédito da empresa sempre que possível. Em vez de reembolsos posteriores, os colaboradores podem pagar despesas de trabalho com um cartão da empresa.

Outros benefícios incluem:

• Todos os dados são armazenados com segurança na aplicação

• Acaba-se o preenchimento de formulários ou o registo manual de recibos.

• Transparência, melhor disponibilidade de dados e entrada de dados mais rápida.

• A automatização reduz o trabalho administrativo.

Cartões de crédito empresariais da Pliant

Vantagens da captura digital de recibos

Com o aplicativo móvel da Pliant, pode gerir e armazenar recibos convenientemente no seu smartphone.

Gestão de recibos na Pliant