Cartão de Crédito para Funcionários: O Que Você Precisa Saber
Um cartão de crédito para funcionários moderno é seguro, transparente e, graças a processos digitais, economiza um tempo precioso para a administração, os funcionários e a contabilidade.
Problemas com Cartões de Crédito Clássicos para Funcionários
Diretores e contadores da Pliant frequentemente mencionam os mesmos problemas em suas primeiras entrevistas:
Extratos de contas difíceis de acompanhar, podendo levar a fraudes nas notas de despesas. Em todos os casos, esses extratos resultam em longos prazos de processamento, causando frustração entre os funcionários e a contabilidade.
Os dados dos cartões de crédito circulam por toda a empresa, independentemente da cautela. Pagamentos não autorizados, como assinaturas do LinkedIn, tornam-se difíceis de rastrear.
As empresas compram em diversas lojas online e utilizam vários serviços digitais, incluindo serviços de nuvem, SaaS e plataformas de publicidade online. As despesas, frequentemente pagas com o cartão de crédito do funcionário, exigem uma atribuição precisa a cada pessoa ou serviço.
As compras e pagamentos são feitos antes que os recibos estejam disponíveis. No entanto, para auditoria e recuperação de IVA, a coleta dos recibos originais é obrigatória, o que pode ser trabalhoso.
Os clientes nos relatam que preferem cartões de crédito para funcionários porque simplificam o processo de pagamento em comparação com faturas. Contudo, devido às desvantagens dos cartões clássicos, eles tentam limitar seu uso ao máximo.
As empresas, portanto, buscam cartões de crédito modernos para funcionários e compradores a fim de aliviar a gestão e simplificar consideravelmente a coleta de recibos para os usuários e a contabilidade.
Neste artigo, respondemos às principais perguntas.
Quando um Cartão de Crédito para Funcionário é Útil?
Um cartão de crédito para funcionário é um meio de pagamento amplamente reconhecido durante viagens de negócios e para pagar publicidade e assinaturas. Ele permite transações rápidas, seguras e fáceis de gerenciar para os funcionários, a contabilidade e a administração. A faturação está ligada à conta da empresa.
Sem um cartão de crédito para funcionário, os colaboradores precisam arcar com todas as despesas profissionais. No caso de despesas altas, como reservas de hotel e voos, isso pode ser um fardo pesado para os funcionários.
As pequenas quantias múltiplas também representam um volume de trabalho considerável para a contabilidade. Somente a inserção de dados no software contábil consome um tempo considerável.
Por Que um Único Cartão de Crédito da Empresa Não é Suficiente?
Se a sua empresa possui apenas um cartão de crédito para vários funcionários, os processos internos tornam-se longos e inseguros. Cada pagamento requer uma autorização verbal, o funcionário deve coordenar a compra com seu superior e, em seguida, informar a contabilidade.
A transação só é possível se o cartão e o telefone associado para receber os TAN (códigos de autenticação) estiverem disponíveis. No final do mês, a contabilidade deve atribuir cada pagamento a um funcionário e exigir os recibos correspondentes.
«Os pagamentos são nitidamente classificados por funcionário. Isto simplesmente não é possível se tudo for feito com apenas um cartão. Assim, cria transparência e conveniência no dia a dia dos negócios»
Vantagens de um Cartão de Crédito para Funcionário
A integração de uma solução de cartão de crédito digital para funcionários no seu fluxo de caixa oferece muitos benefícios para a sua empresa:
Transparência & Controle
Imagine que um dos seus funcionários está em uma viagem de negócios e precisa estender sua estadia no hotel. O limite do cartão foi alcançado. O que você pode fazer nesse caso?
Com a solução de cartão de crédito digital para funcionários da Pliant, seu funcionário pode solicitar uma alteração no limite diretamente pelo aplicativo. Ao aprovar o pedido, o novo limite fica imediatamente disponível. Em poucos cliques, você também pode cancelar essa alteração sem entrar em contato com a Pliant, desde que o limite da empresa não seja atingido.
Economia de Tempo
A digitalização das transações com um cartão de crédito para funcionário economiza tempo e, portanto, dinheiro. Todos os processos relacionados aos pagamentos são mais rápidos e convenientes. Em vez de preencher formulários ou esperar por extratos mensais, todos os envolvidos se beneficiam de uma gestão de cartões e recibos totalmente digital.
Satisfação dos Funcionários
Do ponto de vista dos funcionários, uma solução digital elimina várias restrições, como processos de aprovação complexos ou adiantamento de fundos. Ter que adiantar despesas e depois preencher formulários de notas de despesas é uma fonte comum de frustração.
Pontuação de Crédito Não Impactada
Quando um cartão de crédito para funcionário é solicitado, a pontuação de crédito do funcionário não é levada em consideração. Mesmo com uma pontuação negativa, o funcionário pode receber um cartão personalizado, pois é a empresa que é responsável, não a pessoa. Para garantir um uso adequado, é recomendada uma acordância de utilização dos cartões de crédito entre a empresa e o funcionário.
3 Alternativas ao Cartão de Crédito para Funcionários e Seus Desvantagens
No passado, muitas empresas utilizavam os cartões de crédito pessoais de seus funcionários ou suas contas pessoais. Isso gera hoje muitos inconvenientes para todas as partes.
1. Funcionários Utilizam Cartão de Crédito Pessoal para a Empresa
O funcionário paga com seu cartão de crédito pessoal e, em seguida, é reembolsado pela empresa no final do mês. Isso pressupõe que o funcionário tenha os fundos necessários na data do desconto, o que pode causar problemas de liquidez. O colaborador também assume o risco de crédito.
2. Faturamento na Conta Pessoal do Funcionário
As diretrizes da UE de 2016 estipulam que todas as transações realizadas com um cartão de crédito para funcionários devem ser diretamente cobradas na conta empresarial, não em uma conta pessoal.
3. Cartão de Agência de Viagem como Cartão de Crédito para Vários Funcionários
Um cartão de agência é um cartão de crédito empresarial não personalizado, utilizado principalmente para reservas de viagens de negócios. No entanto, ele não cobre todas as despesas relacionadas a essas viagens.
Quem Recebe um Cartão de Crédito para Funcionário?
No aplicativo Pliant, você pode atribuir um cartão de crédito para funcionário a qualquer membro da equipe, sem processos adicionais. Você pode escolher entre:
Cartões físicos: A Pliant oferece o cartão VISA Platinum Business por padrão, e o VISA Infinite para necessidades mais elevadas.
Cartões virtuais: Crie cartões virtuais prontos para uso imediato, sem ativação necessária.
Cartões virtuais de uso único: Esses cartões se desativam automaticamente após o primeiro pagamento.
«Desde a implementação da Pliant, a quantidade de tempo que poupamos foi incrível. Antigamente, a solicitação de novos cartões para os meus funcionários demorava semanas. Agora, são solicitados e processados em menos de um minuto»
Controle Eficaz de Despesas Através de Funções e Autorizações dos Funcionários
Não apenas todos os funcionários não devem ter acesso completo a todas as transações de cartões de uma organização, mas a Pliant também oferece um aplicativo de usuário de cartão, além do aplicativo de administração, permitindo que os funcionários acessem seus cartões.
Para ambos os aplicativos, existem vários papéis de funcionários que permitem controlar a conta Pliant da sua empresa. Distingue-se entre titulares, administradores e contadores, bem como usuários de cartões e gerentes de equipe.
Em nosso centro de ajuda, você encontrará uma documentação detalhada sobre os diferentes papéis.
Com a App Pliant, Acelere os Seus Processos de Pagamento
A utilização dos cartões de crédito empresariais Pliant para vários funcionários, como parte da solução de cartões digitais, permite acelerar muitos processos através da App Pliant:
Solicitação de Orçamento: O funcionário faz um pedido para um novo cartão de crédito. Ele pode sugerir regras, como limites mensais ou de transação. Um campo para nome do cartão e um espaço para comentários ajudam na comunicação interna.
Aprovação: Um administrador é automaticamente notificado sobre a solicitação e pode imediatamente criar um novo cartão ou ajustar as regras. Todas as definições de cartões físicos e virtuais podem ser alteradas a qualquer momento na app.
Transação: Um cartão de crédito virtual está disponível imediatamente para o funcionário. O envio de um cartão físico pode levar alguns dias. Com o cartão personalizado, o funcionário faz seus pagamentos de acordo com as regras do cartão e do acordo de utilização previamente estabelecido.
Captura de Recibos: Na app, o funcionário pode carregar os recibos necessários. Estes podem ser, por exemplo, facilmente fotografados no restaurante durante a viagem e associados a uma transação.
Controle: A contabilidade recebe todos os dados das despesas diretamente na app. Pode ver em tempo real quais transações foram realizadas e controlá-las. A digitalização dos processos automatiza etapas monótonas, como a organização de recibos ou o seguimento com colegas sobre recibos em falta.
«A solicitação de extratos de cartão de crédito e o preenchimento dos relatórios de despesas de deslocação melhoraram significativamente. Já não há assuntos pendentes. As despesas de deslocação são pagas mais rapidamente, e a minha equipa tem toda a informação de que necessita para garantir a conformidade fiscal do processo. Todos sabem onde estão os recibos, em qualquer momento, e onde estão a ser processados. O processo torna-se mais simples para a pessoa que entrega o recibo e para a pessoa responsável por lançá-lo e efetuar o pagamento. Antes, isto era inconveniente e moroso para ambas as partes»
Com a implementação da Pliant, o Sr. Sander e a sua equipa de seis funcionários conseguiram uma redução de 25% no tempo, graças a verificações de recibos mais rápidas e menos perguntas. Leia aqui o relato do grupo doctari.
O Que Deve Considerar ao Emitir Cartões de Crédito Empresariais para Vários Funcionários
Antes de emitir cartões de crédito para funcionários, devem ser clarificados os seguintes três pontos:
Estabelecer Mecanismos de Segurança
Como qualquer outro meio de pagamento, um cartão de crédito empresarial para funcionários apresenta certos riscos. Esteja ciente dos perigos desde o início. Assegure-se de que todas as funcionalidades de segurança da solução de cartões de crédito digital sejam utilizadas. Somente assim você poderá identificar abusos de cartão de crédito por terceiros ou pelos próprios funcionários em tempo útil. Alguns mecanismos de segurança eficazes incluem:
3D-Secure e PSD2
Limites individuais para cada cartão
Transparência em tempo real sobre todas as transações
Atribuição de funções com direitos individuais para supervisores, funcionários e contabilistas
Notificações automáticas para diversos processos
Bloqueio de cartões diretamente na app
O objetivo dessas funcionalidades é garantir que todos os envolvidos tenham uma visão geral de todas as transações realizadas com os cartões e sejam capazes de tomar medidas de forma independente.
Limitar a Responsabilidade
A utilização de cartões de crédito empresariais é regida por um contrato quadro entre a empresa e o fornecedor do cartão, que também define a responsabilidade. Em caso de danos causados por pessoas não autorizadas, a responsabilidade recai sobre a empresa e não sobre o funcionário. Se, por exemplo, as informações do cartão de crédito forem roubadas e todos os mecanismos de segurança forem contornados, o risco limita-se ao limite do cartão do funcionário afetado.
Elaborar um Acordo de Utilização
Quando cartões de crédito empresariais são emitidos para funcionários, é aconselhável ter um acordo de utilização por escrito. Nesse documento, deve ficar claro para quais despesas os cartões podem ser utilizados e quais são proibidas. Dessa forma, você se protege legalmente e esclarece a responsabilidade por despesas específicas.
Excluir a Utilização Pessoal
Uma dúvida comum é: um funcionário pode usar um cartão de crédito empresarial para despesas pessoais? A resposta é claramente não. O cartão deve ser utilizado apenas para despesas autorizadas pela empresa. Pagamentos pessoais não devem aparecer nas contas da empresa. Além disso, a sua empresa é responsável por cada transação. Por questões de interesse empresarial, nenhuma despesa deve ser aceita sem uma verificação de recibos.
Definir Processos Internos para Casos de Exceção
Independentemente de todos os acordos, podem ocorrer transações indesejadas, por exemplo, se um funcionário trocar o seu cartão empresarial por um cartão pessoal. Para tais exceções, a sua empresa deve estabelecer acordos internos claros antecipadamente. A troca de cartões pode causar problemas na contabilidade. Se o funcionário agir comprovadamente com dolo, pode ser possível a rescisão imediata do contrato de trabalho.
A implementação da solução de cartões de crédito digitais da Pliant permite que os funcionários façam compras rápidas e seguras, enquanto os supervisores mantêm o controle sobre todas as despesas empresariais. Isso não só economiza tempo e dinheiro, mas também ajuda as empresas a permanecerem ágeis em um mercado cada vez mais competitivo.
