"25% tijdswinst op de boekhouding door snellere ontvangstcontrole en minder vragen"
Doctari Group, de grootste zorgaanbieder van Duitsland, werkt aan het zorgsysteem van de toekomst. A. Sander, hoofd bedrijfsadministratie, geeft inzicht in de bedrijfsprocessen en deelt zijn ervaringen met de partnerintegratie van Pliant en Circula.
Doctari Group is met meerdere bedrijven in drie verschillende sectoren actief: uitzendwerk, vast personeel en technologie & oplossingen. Digitalisering speelt hierbij een grote rol. Ook in de boekhouding worden handmatige processen geautomatiseerd. Creditcardafschriften die aan het einde van de maand per post worden verstuurd of geprinte formulieren voor reiskostendeclaraties behoren voorgoed tot het verleden. In plaats daarvan gebruikt de Doctari Group de applicaties van Pliant en Circula, en hun integratie. “We profiteren van meer snelheid, transparantie en veiligheid," aldus Sander.
Uitdaging: handmatige processen en geen zichtbaarheid
Voorheen moesten per post ontvangen creditcardafschriften eerst worden gescand en doorgestuurd om digitaal te kunnen worden verwerkt. Er was slechts één fysieke creditcard in gebruik voor verschillende medewerkers van een afdeling. Rekeningen werden door medewerkers ter goedkeuring voorgelegd aan hun leidinggevende. Dat maakte het vinden van ontbrekende bonnetjes behoorlijk ingewikkeld.
Daarnaast werden reiskostenformulieren vaak niet helemaal goed ingevuld. De informatie over het verblijf was onvolledig of berekeningen voor extra maaltijden waren verkeerd ingevoerd.
Oplossing: implementatie van Pliant en Circula en hun partnerintegratie
Circula en Pliant zorgen voor overzicht, en transparantie over waar documenten zich bevinden en waar niet. "Het goedkeuringsproces voor reiskosten en creditcardbetalingen is in de portal volledig zichtbaar," zegt Sander.
De automatische notificaties in de Pliant-app zijn een heel goede ontwikkeling voor de Doctari Group. Dankzij de reminder-functie ontvangen medewerkers waarvan nog documenten ontbreken een e-mail. Daarnaast is de interne communicatie verhuisd naar de Pliant-app: "We gebruiken de commentaarfunctie in de Pliant-app en hoeven niet meer via e-mail te communiceren", zegt A. Sander.
Resultaat: meer snelheid, transparantie en veiligheid in de boekhouding van Doctari Group
Met de apps van Pliant en Circula en hun partnerintegratie besparen A. Sander en zijn team van zes medewerkers 25 procent tijd.
„Niet alleen het opvragen van creditcardafschriften, maar ook het retourneren van onjuist ingevulde reis- of onkostendeclaraties is aanzienlijk verbeterd. Er blijft niets meer rondslingeren. Reiskosten worden sneller betaald en mijn medewerkers hebben alle informatie die ze nodig hebben om ervoor te zorgen dat het proces voldoet aan de belastingregels. Iedereen weet op elk moment waar de bonnetjes zijn en waar ze worden verwerkt. Het afstemmen wordt eenvoudiger voor de persoon die de bonnetjes inlevert en de persoon die ze vervolgens inboekt en de betaling uitvoert. Voorheen was dit lastig voor beide partijen en nam het veel tijd in beslag.“
A. Sander, hoofd bedrijfsadministratie van de Doctari Group
