"Met de integratie van Pliant en Agicap kunnen we handmatige processen automatiseren"
Sabrina Kast is werkzaam als Operations Manager en werkt al sinds het allereerste begin bij BitterPower GmbH, beter bekend onder de merknaam BitterLiebe. Sabrina is verantwoordelijk voor de administratie en boekhouding. In dit interview vertelt ze over haar ervaringen met de partnerintegratie van Pliant en Agicap.
De start-up uit het Duitse Mannheim is ervan overtuigd dat BitterLiebe net zo goed op de eettafel thuishoort als peper en zout. Maar tegenwoordig koppelen we een bittere smaak vooral aan medicijnen. En dat is precies wat oprichters Jan Stratmann en Andre Sierek met hun gezonde producten willen veranderen. De producten zijn gemaakt van natuurlijke kruiden en verbeteren ons welzijn met behulp van bittere verbindingen. In oktober 2018 presenteerden de twee hun bittere druppels in het bekende televisieprogramma Die Höhle der Löwen (de Duitse versie van Dragon’s Den, red.) aan een breed publiek. Na dit programma, met investeerder Judith Williams in de jury, is er veel gebeurd. In 2021 had het bedrijf een omzet van 10 miljoen euro. BitterPower verkoopt vanuit de eigen webshop bittere poeders, theeën, druppels en capsules. Maar ook Duitse drogisterijketens als dm, Rossmann en Budnikowsky verkopen de producten in heel Duitsland. Bovendien streeft het bedrijf ernaar om de detailhandel voor voedingsmiddelen te betreden.
Positieve ervaring met de integratie van Pliant-Agicap
Zelfstandig beheer van alle creditcards in de Pliant-app, inclusief digitaal bonnenbeheer
Direct beschikbare virtuele creditcards voor individuele uitgaven en leveranciers.
Een cashflowplan dat veel nauwkeuriger en tijdbesparend is
De kwaliteit van de gegevens is aanzienlijk verbeterd, wat tot meer transparantie heeft geleid
Uitdaging: handmatige processen automatiseren
Meteen vanaf het begin maakt Sabrina duidelijk: "We zitten in de e-commerce en bijna alles wat we doen is digitaal. Voor ons is het belangrijk dat dingen steeds onafhankelijker worden van handmatige invoer", aldus Sabrina. In het begin werden zakenreizen betaald door de werknemers en vervolgens via een reiskostendeclaratie vergoed. Andere uitgaven, zoals aankopen, moesten handmatig van de bedrijfsrekening worden overgeboekt. Het team van BitterLiebe gebruikte klassieke Excelsheets voor het plannen van de cashflow. Het handmatig verzamelen van gegevens en het gebrek aan overzicht zorgden echter voor toenemende problemen voor de groeiende startup.
Verwachtingen van de financiële applicatie
1. Delen van informatie: alle stakeholders hebben toegang tot dezelfde gegevens.
2. Automatisering van gegevensverzameling: relevante gegevens worden overzichtelijk op één plek gepresenteerd, zonder handmatige updates.
3. Bijhouden van ontbrekende bonnetjes: met zakelijke creditcards voor meerdere werknemers kunt u uitgavenpatronen nauwkeurig bijhouden.
4. Vlotte betalingen: een betalingslimiet die hoog genoeg is en creditcards die ook bij zeer frequente betalingen niet worden geblokkeerd.
5. Tijdige en nauwkeurige liquiditeitsplanning: snel evalueren en reageren op veranderingen.
Oplossing: virtuele creditcards en geautomatiseerd bonnenbeheer
In de afgelopen maand heeft BitterLiebe meer dan 300 transacties met creditcards van Pliant verwerkt. "Tweederde daarvan is besteed aan reclame. De rest is veel software, extra’s voor de shop, de webshop zelf en reiskosten", aldus Sabrina.
Het bedrijf maakt ook gebruik van virtuele creditcards die snel en eenvoudig aan werknemers kunnen worden uitgegeven. Sabrina maakt creditcards aan voor specifieke uitgaven, zoals advertenties. Ook maakt ze virtuele creditcards aan voor individuele serviceproviders om hun uitgaven bij te houden, en om het bedrag dat ze in rekening kunnen brengen met een vooraf ingestelde limiet te beperken.
In de app van Pliant kan elke medewerker zijn bonnetjes direct uploaden en ontvangt hij tevens een reminder voor ontbrekende bonnetjes. "Ik kan in de Pliant-app direct zien voor welke betalingen ik nog een bonnetje nodig heb. En omdat iedereen zijn eigen creditcard heeft, kan ik direct contact opnemen met de verantwoordelijke. Sabrina merkt op: "Voorheen was dit onmogelijk".
Agicap is de favoriete tool van BitterLiebe voor liquiditeitsbeheer. De app biedt real-time rapportage met betrekking tot alle rekeningen en projecten. Het is een goede indicator van de cashflow binnen het bedrijf. Het dashboard geeft een snel overzicht van mogelijke besparingen en investeringsmogelijkheden. Dit wordt nog makkelijker gemaakt door de automatische synchronisatie met alle bankrekeningen en aanbieders van creditcards zoals Pliant.
"Agicap geeft ons zekerheid bij het plannen en optimaliseren van de cashflow. Het stelt ons in staat om de geplande en werkelijke waarden met elkaar in overeenstemming te brengen. Pliant bespaart ons ook veel tijd bij het verwerken van bonnetjes. Bovendien was de cashback een extra bonus, wat de beslissing nog makkelijker maakte", zo vertelt Sabrina.
Het opzetten van de integratie van Pliant en Agicap was met behulp van finAPI heel eenvoudig. "We hebben er ook andere tools op aangesloten. Het was echt een kwestie van minuten", herinnert Sabrina zich.
Creditkaarttransacties worden nu zonder verlies overgedragen. En ook het categoriseren van betalingen is geautomatiseerd, net als bij alle andere bankrekeningen. Zonder de integratie had Sabrina elke week een handmatige CSV-export tussen de verschillende tools moeten uitvoeren.
Resultaat: tijdbesparende digitale oplossingen in plaats van handmatige processen
De integratie van Pliant en Agicap maakt de automatische overboeking van creditcardtransacties mogelijk. En voldoet daarnaast aan de volgende eisen die belangrijk zijn voor Sabrina: Het zijn twee financiële tools zonder overlappende functies, waardoor dubbel werk wordt voorkomen. Elke afzonderlijke financiële software moet over alle relevante functies voor de desbetreffende taak beschikken, zodat de tool niet voor een enkele taak gewisseld hoeft te worden. Een naadloze uitwisseling van gegevens om "met zo min mogelijk handmatige inspanning het overzicht te behouden en de tijd en mankracht te investeren in het nemen van beslissingen en reageren, in plaats van in het verwerken van gegevens", legt Sabrina uit.
Dankzij de integratie is de kwaliteit van de gegevens aanzienlijk verbeterd. Elke creditcardtransactie kan nu aan een bepaalde categorie worden toegewezen. Hierdoor is de liquiditeitsplanning een stuk nauwkeuriger geworden. In een kortere tijd kunnen er meer conclusies worden getrokken voor het bedrijf. "Zoek naar manieren om je leven makkelijker te maken door middel van automatisering en integratie, zodat je tijd overhoudt voor andere dingen," adviseert Sabrina andere ondernemers.
In de financiële applicatie van BitterLiebe zijn er extra tools die door middel van integraties onderling met elkaar verbonden zijn. Zo is Agicap voor de verwerking van uitgaande facturen ook verbonden met het ERP-systeem van Xentral. Xentral is op zijn beurt weer gekoppeld aan Google Analytics en de e-commercesoftware van minubo, die wordt gebruikt om de verkoopcijfers te analyseren.
Voor het ophalen en verwerken van bonnetjes gebruikt Sabrina de interface van Pliant en GetMyInvoices. BitterLiebe exporteert ook online alle bonnetjes en kaarttransacties naar DATEV.
"De integratie met DATEV is erg handig, omdat we alle bonnetjes al in de Pliant-app kunnen verwerken en dat niet nog een keer in DATEV hoeven te doen. Dit is een van de genoemde doublures die we graag willen vermijden,"legt Sabrina uit.
