Wat is het voordeel van virtuele creditcards voor een zakenreisbedrijf?

Nu online transacties een alomtegenwoordige trend zijn geworden, kijken veel travel management-bedrijven naar virtuele creditcards om hun activiteiten te optimaliseren.

Ze kunnen hiermee bijvoorbeeld de betalingen tussen klanten, luchtvaartmaatschappijen en hotels stroomlijnen. Maar dat is slechts één van de vele voordelen van deze kaarten.

In dit artikel kijken we naar hoe travel management-bedrijven in hun bedrijfsvoering op een handige manier gebruik kunnen maken van virtuele creditcards.

Wat is een travel management-bedrijf?

Een zakenreisbedrijf is een B2B-bedrijf dat is gespecialiseerd in het organiseren van alles wat met zakenreizen te maken heeft . Dit soort bedrijven wordt ook wel zakenreisaanbieder of zakelijk reisbureau genoemd.

In tegenstelling tot reguliere reisbureaus biedt een travel management-bedrijf doorlopende diensten aan klanten. Dit betekent dat ze gedurende een bepaalde periode voor hun klanten toezicht kunnen houden op de reisarrangementen.

In plaats van reizen individueel voor werknemers te boeken, kan een bedrijf een zakenreisbedrijf inschakelen om tegen betaling van een maandelijkse vergoeding alle zakenreizen uit handen te nemen. Dat kan een bedrijf veel tijd en geld besparen.

Dit zijn enkele van de diensten die een zakelijk reisbureau kan bieden:

Reserveren van hotels en vluchten
Autoverhuur en parkeren
Transfers en pendeldiensten
Geld wisselen
Verkrijgen van visa
Reisverzekering

Sommige travel management-bedrijven bieden daarnaast diensten op het gebied van account- en risicobeheer en rapportage van managementinformatiesystemen (MIS). Het is ook mogelijk om deze services te integreren met uw uitgavenbeheer.

Wat is een virtuele creditkaart?

Het is niet meer dan logisch dat een bedrijf waar veel zakenreizen worden gemaakt, zijn behoeften op het gebied van zakelijk reizen wil optimaliseren. Daarom schakelen ze hiervoor vaak een zakenreisaanbieder in.

En om een eenvoudige, effectieve en veilige manier van betalen mogelijk te maken, maken zakelijke reisbureaus steeds vaker gebruik van virtuele creditcards. Deze digitale kaarten zijn bijna identiek aan fysieke kaarten.

Het belangrijkste verschil is dat een virtuele creditcard alleen digitaal bestaat. Verder kunnen gebruikers van een virtuele creditcard profiteren van dezelfde voordelen:

Een primair rekeningnummer van 16 cijfers (PAN)
Een Card Verification Code (CVC)-nummer
Factuuradres en naam van de kaarthouder
De creditcard kan worden uitgegeven als chargecard, creditcard of prepaidkaart

De wijze waarop de creditcards worden aangemaakt is een ander belangrijk voordeel. Gebruikers kunnen, afhankelijk van hun behoeften, handmatig een CVC aanmaken of deze via een API laten distribueren.

Dit maakt het uitgifteproces een stuk eenvoudiger, wat weer een positieve invloed kan hebben op uw budgetbeheer.

Zo werkt een travel management-bedrijf met virtuele creditcards

Laten we eens kijken hoe een zakenreisbedrijf virtuele creditcards gebruikt om aan de behoeften van hun klanten te voldoen:

Controle over transacties
Maximale veiligheid
Tijd besparen bij het afstemmen van alle onkostentransacties

Elke virtuele creditcard heeft een bepaalde limiet, een geldige PAN en een CVC-nummer. Zodra een hotel de kaart bijvoorbeeld belast, wordt de transactie bijna in real time bevestigd.

Boekingsproces en betalingsstroom van zakenreisaanbieders: voorbeeld van een hotelboeking

Boekingsstroom

De reiziger stuurt een boekingsaanvraag naar het travel management-bedrijf.
Het travel management-bedrijf boekt de reis namens de klant.
De reis gaat van start.
De reiziger checkt in.
De onkostendeclaratie wordt verwerkt.

Betalingsstroom

De zakenreisaanbieder vraagt een virtuele creditcard aan bij een creditcardaanbieder.
De virtuele creditcard wordt ontvangen via een beveiligd, PCI (Payment Card Industry)-kanaal.
De virtuele kaart wordt verzonden naar het distributie- en reserveringssysteem.
Het hotel factureert de zakelijke creditcardmaatschappij van de virtuele creditcard.
De factuur wordt verwerkt en automatisch aan transacties gekoppeld.

Veel voorkomende uitdagingen voor klanten in de reisbranche:

Voor de meeste uitgaven worden gewone plastic creditcards gebruikt.
De uitgifte en het beheer van creditcards zijn behoorlijk omslachtig.
Risico op fraude en ontbreken van controle op de uitgaven.
Tijdrovende betalingsprocessen zonder de mogelijkheid tot automatisering.
Door sommige verkopers slechts beperkt geaccepteerd.
Het omslachtige proces leidt tot fouten en een hoge werkdruk voor boekhoudteams.
Handmatige controle van creditcardafschriften voor wijzigingen en terugbetalingen.
Hoge kosten voor internationale transacties.
Onvoldoende kredietmogelijkheden.

Oplossing van Pliant voor de reissector:

Snelle onboarding
De mogelijkheid om voor elke boeking eenmalige kaarten uit te geven, of herbruikbare kaarten met een aangepaste transactielimiet.
Gebruiksvriendelijke webapplicatie of API voor directe kaartuitgifte.
Aangepaste kaartcontroles zoals exacte limieten, toegestane verkopers of beperkte regio's kunnen worden ingesteld.
Integratie met toonaangevende reistechnologie zoals GDS-systemen of afwikkelingsplatforms.
Wereldwijd geaccepteerde Visa Platinum business card.
Uitgebreide transactierapportage, inclusief aangepaste kaartlabels om uw boekhoudprocessen te automatiseren.
0% kosten voor transacties in vreemde valuta.
Aantrekkelijke korting op het totale transactievolume.
Royale kredietlimieten.

Stroomlijnen van ticketing met de API van Pliant

Door het gebruik van onze API kunnen travel management-bedrijven het volledige proces van ticketaankoop automatiseren, wat tijd bespaart en waardoor de kans op fouten afneemt. Met behulp van een paar eenvoudige integraties kunnen travel management-bedrijven hun backofficesysteem naadloos aansluiten op Pliant, wat een geautomatiseerde ticketaankoop en directe reconciliatie van betalingen mogelijk maakt.

Dit zorgt voor het stroomlijnen van de activiteiten, het verhogen van de efficiëntie en een verbetering van de algehele klantervaring.

Hoe kunnen virtuele creditcards travel management-bedrijven helpen groeien?

De vele mogelijkheden van het digitale tijdperk, in combinatie met het gebruik van virtuele creditcards, moedigen veel travel management-bedrijven aan om betaalprovider te worden voor hun klanten. Als betaalprovider kan een zakenreisaanbieder betalingen voor zijn klanten verzamelen en de leveranciers van de reizen naar behoefte betalen.
Travel management-bedrijven maken nu al vaak gebruik van virtuele creditcards om hun klanten te helpen bij het boeken van zakenreizen.

En de voordelen voor deze bedrijven zijn duidelijk:

Volgens Amadeus accepteert meer dan 98% van de luchtvaartmaatschappijen betalingen met virtuele creditcards. Bovendien ontvangen de zakelijke reisorganisaties een commissie van 0,5 - 2% op betalingen met een virtuele creditcard.
Automatisering van betalingen helpt bedrijven om hun budgetten beter te beheren, omdat alle transacties in real time geregistreerd worden.
Bedrijven kunnen voor elke kaart die ze uitgeven een bestedingslimiet instellen. Dit helpt bij het optimaliseren van het budgetbeheer.
Een virtuele creditcard kan na een bepaald aantal keren gebruik automatisch worden bevroren. Ook kan een kaart, om overbesteding en fraude te voorkomen, na verwerking worden verwijderd.

Het resultaat is dat zowel travel management-bedrijven als hun klanten profiteren van gestroomlijnde en veilige betalingen van reiskosten. En dat is nog maar het begin.

Zo gebruiken zakelijke reisbureaus virtuele creditcards om hun klanten voordeel te bieden:

Efficiënte betaling

Een virtuele creditcard maakt handmatige betalingen en het bijbehorende papierwerk overbodig. Dit kan helpen om de cashflow te verbeteren en de kosten te verlagen.

Dit zorgt er ook voor dat travel management-bedrijven minder hoeven te investeren in ondersteunend personeel. Ze hoeven alleen de aanmaak van virtuele creditcards voor directe transacties te automatiseren.

Facturen worden na betaling automatisch geregistreerd in het systeem van het bedrijf. Dit helpt travel management-bedrijven en klanten om fouten tot een minimum te beperken.

Optimalisatie van betalingen

Werknemers moeten hun reizen vaak snel boeken. Virtuele creditcards zijn hierbij voor travel management-bedrijven een handig hulpmiddel.

Een manier om dit te doen is door de betalingen te verdelen over verschillende virtuele kaarten. Bijvoorbeeld, wat als een reiziger een vlucht moet koppelen aan een hotelovernachting, autohuur en reisverzekering?
De zakelijke reisorganisatie kan 4 virtuele creditcards uitgeven om voor elk onderdeel van de reis afzonderlijke betalingen te verrichten.

Wanneer dit is gebeurd, krijgt de gebruiker al zijn reisuitgaven betaald. Ook is het eenvoudiger voor het travel management-bedrijf om individuele terugbetalingen te beheren in het geval dat een van deze diensten wordt geannuleerd.

Op deze manier kunnen travel management-bedrijven de betalingservaring van de klant stroomlijnen. Hoe sneller het proces, hoe tevredener de klant.

Ondersteuning van nieuwe zakelijke functies

Travel management-bedrijven kunnen betalingen met virtuele creditcards gebruiken om klanten nieuwe diensten aan te bieden. Zo kunnen ze bijvoorbeeld pakketten voor off-site evenementen aanbieden. Op deze manier helpen ze klanten hun werknemers tevreden te houden door hun reiskosten te beheren.

Een andere mogelijkheid is om het gebruik van travel management-bedrijven voor individuele werknemers open te stellen. Wanneer medewerkers bijvoorbeeld op zakenreis moeten, kunnen ze contact opnemen met de zakenreisaanbieder om alle details en betalingen te regelen. De klant kan vervolgens rechtstreeks virtuele kaarten uitgeven om aan zijn reisbehoeften te voldoen.

Directe uitgifte van kaarten

Sommige travel management-bedrijven verbeteren hun klantervaring met ‘branded’ zakelijke creditcards. Dit maakt het voor de zakelijke reisorganisatie mogelijk om hun klanten, zowel online als offline, te helpen bij het beheren van hun reizen.

Dit soort kaarten biedt ook veel voordelen voor de klant, zoals beloningen in de vorm van cashback. Bovendien verdient het travel management-bedrijf ook een commissie wanneer de creditcard door een klant wordt gebruikt. Win-win dus!

Snelle toegang tot werkkapitaal en cashback op kleine marges

De concurrentie in de reisbranche is hevig, wat kan leiden tot krappe marges. Gelukkig bieden de creditcards van Pliant een royaal cashbackprogramma dat hoge uitgaven met de kaart beloont. Bovendien biedt de creditcardoplossing van Pliant snelle toegang tot werkkapitaal. Zo kunt u tijdig geld verstrekken wanneer de behoeften van de klant zich voordoen. Hierdoor blijft uw bedrijf soepel draaien en kunt u zonder vertraging profiteren van zakelijke kansen.

Op zoek naar een oplossing voor uw bedrijf? Neem dan contact op met ons team van experts.