Virtuele creditcard: de voordelen, risico's en kosten op een rij

Wat is een virtuele creditcard?

Een virtuele creditcard werkt net als een traditionele creditcard, maar bestaat alleen digitaal. Het kaartnummer, de naam van de kaarthouder en de CVC-code zijn allemaal digitaal beschikbaar. Dit maakt het gemakkelijk om naar behoefte nieuwe virtuele kaarten aan te maken.

In de meeste gevallen is het mogelijk om in de bankieren-app nieuwe virtuele kaarten aan te maken. De virtuele kaarten zijn meestal in grote aantallen beschikbaar en soms kan een abonnement zelfs een onbeperkt aantal virtuele creditcards bevatten.

Omdat een virtuele creditcard volledig digitaal is, kunt u er direct een krijgen. Een fysieke kaart is niet nodig, dus u hoeft ook niet te wachten tot de post deze bezorgt.

Hoe werkt een virtuele creditcard?

Een virtuele creditcard werkt net als een fysieke creditcard voor online betalingen. U kunt ze gebruiken om online aankopen te doen of – als uw virtuele kaartaanbieder mobiele portemonnees zoals Google Pay of Apple Pay ondersteunt – met uw telefoon te betalen.

En nu vraagt u zich misschien af: zijn virtuele kaarten legaal en veilig?

Ja, digitale kaarten zijn volkomen legaal en worden uitgegeven door legitieme kaartaanbieders. Het zijn als het ware normale creditcards in een digitaal jasje.

Vergeleken met traditionele creditcards en betaalkaarten bieden virtuele kaarten zelfs meer veiligheid en snelheid. Ze hebben dezelfde veiligheidskenmerken, zoals een CVC-code en twee-factor-authenticatie.

Misschien kunnen we zelfs wel zeggen dat een online kaart veiliger is dan een plastic creditcard. De kaart bestaat immers alleen online, en kan ook niet uit uw portemonnee worden gestolen.

Apple Pay en Google Pay – voeg uw virtuele kaart toe aan een digitale portemonnee

Veel uitgevers van virtuele creditcards ondersteunen apps voor digitale portemonnees, zoals Apple Pay en Google Pay, misschien wel de bekendste mobiele wallets.

Als u uw virtuele kaart koppelt aan Google Pay of Apple Pay, kunt u in de winkel met uw telefoon betalen. Op deze manier heeft u uw creditcard altijd bij de hand, zonder dat u de fysieke kaart in uw portemonnee hoeft mee te nemen.

📱Tip! Pliant ondersteunt Apple Pay in Nederland. Verbind uw zakelijke creditcard van Pliant met uw telefoon en u kunt uw virtuele kaart overal gebruiken.

Voor wat voor soort bedrijven zijn digitale kaarten nuttig?

Virtuele creditcards kunnen van voordeel zijn voor alle bedrijven waar online transacties plaatsvinden en die de betalingen van hun abonnementen willen stroomlijnen.

Het is niet ongebruikelijk voor bedrijven om maandelijks meerdere SaaS-betalingen te hebben. En vooral voor dit soort terugkerende online betalingen kunnen virtuele kaarten erg handig zijn. 

Afhankelijk van uw behoeften kunt u voor verschillende doeleinden, projecten en verkopers meerdere digitale kaarten aanmaken. Aangezien virtuele kaarten voor bepaalde uitgaven bestemd zijn, is het voor het management gemakkelijker om de betalingen van werknemers te begrijpen en bij te houden. Dit maakt de boekhouding ook efficiënter.

De voordelen van virtuele creditcards

Een virtuele creditcard vormt een essentieel onderdeel van een digitale zakelijke creditcard. In vergelijking met aankopen op rekening of het gebruik van conventionele zakelijke creditcards hebben digitale kaarten tal van voordelen. 

De vier belangrijkste voordelen zijn:

• Snelle beschikbaarheid

• Betere beveiliging

• Vereenvoudigde boekhouding

• Volledige kostenbeheersing

Snelle beschikbaarheid

Omdat virtuele creditcards digitaal zijn, kunnen ze bijzonder snel aan werknemers worden verstrekt.

Bedrijven kunnen virtuele creditcards rechtstreeks in de app van hun kaartleverancier aanmaken en beheren. Beheerders kunnen voor elke kaart ook een individuele bestedingslimiet instellen. En het is niet nodig om bij een bank nieuwe kaarten te bestellen.

Betere beveiliging

Als uw kaartgegevens worden gestolen, kan de betrokken creditcard onmiddellijk in de app worden geblokkeerd. Binnen enkele seconden kunt u de kaart verwijderen en een nieuwe genereren. Alle andere kaarten blijven veilig en onaangetast.

Vereenvoudigde boekhouding

Digitale kaarten vereenvoudigen de boekhouding. Kaarthouders kunnen hun bonnetjes namelijk direct in de app uploaden, en al het boekhoudmateriaal is up-to-date en klaar voor de boekhouding.

Volledige kostenbeheersing

U heeft een volledig overzicht en de controle over zakelijke uitgaven. U kunt de kaarten van uw team beheren en de transacties in de app bijhouden. Uiteindelijk heeft iedereen die betrokken is bij het betalen en beheren van zakelijke uitgaven er profijt van.

Laten we nu eens kijken naar hoe virtuele creditcards de zaken makkelijker maken voor het management, de werknemers en de boekhouding.

Wat is het voordeel van virtuele creditcards voor het management?

Dankzij de digitale onkostenregistratie en de virtuele creditcards heeft het management meer controle over alle uitgaven in het bedrijf. En ook het digitaliseren van betalingsprocessen en uitgavenbeheer bespaart kostbare tijd.

In veel bedrijven is er slechts één fysieke creditcard die in de portemonnee van de CEO of zelfs in een kluis wordt bewaard.

Dit zorgt ervoor dat elke transactie die een werknemer doet samen met iemand van het management moet worden uitgevoerd. Van het invoeren van de kaartgegevens tot het ontvangen van de authenticatiecode voor de betaling is de werknemer afhankelijk van zijn manager (of zelfs van de CEO).

Aan het einde van de maand moet het financiële team elke transactie aan een medewerker toewijzen en de bonnetjes verzamelen.

Virtuele kaarten versoepelen het uitgavenbeheer

Digitale creditcards zorgen voor een fundamentele verandering van het uitgaven- en kaartbeheer.

• Online kunt u in een paar klikken virtuele kaarten voor alle medewerkers aanmaken, die onmiddellijk klaar zijn voor gebruik.

• Bij misbruik kunt u kaarten snel blokkeren of verwijderen.

• In tegenstelling tot plastic kaarten gaan virtuele kaarten niet verloren en worden ze niet gestolen.

Virtuele kaarten bieden, samen met een digitale zakelijke creditcardoplossing, de volgende voordelen:

• Dankzij real-time rapportage in de app vergroten ze de transparantie van alle transacties.

• Ze maken een reeks controles mogelijk om uitgaven sneller te beoordelen. 

• De kaart is altijd persoonsgebonden, wat betekent dat elke transactie aan een werknemer kan worden toegewezen.

• Betalingen worden via de bestaande bedrijfsrekening verrekend.

• Een virtuele creditcard is beschikbaar als betaalkaart met een kredietlimiet.

💳 Tip! Met Pliant kan je profiteren van alle voordelen van virtuele kaarten. Naast 5 virtuele creditcards voor eenmalig gebruik, bevat ons Light plan tot 25 virtuele kaarten en Live chat ondersteuning. In onze plannen Standard en Custom heb je toegang tot een onbeperkt aantal virtuele kaarten.

Waarom werknemers van digitale kaarten houden

Het toewijzen van een bepaald budget kan een behoorlijk tijdrovend proces zijn. Elke uitgave moet vooraf door een leidinggevende worden goedgekeurd. Als een werknemer een bedrijfscreditcard bij de hand heeft, verloopt het proces een stuk sneller. Managers kunnen zaken als een interne budgetaanvraag of een goedkeuring direct in de bankieren-app beheren.

Als medewerker kunt u een nieuwe virtuele creditcard aanvragen bij een van de beheerders. En vervolgens een geldigheidsduur, bestedingslimiet en transactielimiet voorstellen. Als u wilt, kunt u ook een project of een team selecteren en een opmerking aan de aanvraag toevoegen. Na goedkeuring is de virtuele creditcard direct beschikbaar.

Laten we eens naar een voorbeeld kijken. U bent gevraagd om het volgende kerstfeest te organiseren en hebt hiervoor een budget van 500 euro gekregen. Nu kunt u een virtuele kaart aanvragen met een limiet van 500 euro. Zo hoeft u geen zakelijke uitgaven te betalen met uw eigen geld en ook geen declaratieformulieren in te vullen. Met een paar klikken kunt u alle bonnetjes in de app indienen.

Virtuele creditcards in de boekhouding integreren

Virtuele zakelijke creditcards maken de boekhouding een stuk soepeler. Het gebruik van digitale creditcards kan veel van de typische valkuilen in de boekhouding voorkomen. U hoeft niet langer te wachten op de maandelijkse afschriften – u logt gewoon in in de app. 

Als uw bedrijf het bonnenbeheer digitaliseert, wordt het hele boekhoudproces eenvoudiger dankzij:

• Automatische meldingen bij ontbrekende bonnetjes

• Digitale registratie van bonnetjes – u hoeft de bonnetjes niet handmatig te sorteren

• Real-time wijzigen van ingediende bonnetjes

• Automatisering door integratie in de boekhoudsoftware

Zo kunt u zelfs een groot aantal fysieke en virtuele creditcards eenvoudig en efficiënt beheren:

• Alle transacties worden in het Pliant-dashboard weergegeven

• Elke transactie wordt aan de creditcard van een werknemer gekoppeld

• Dankzij verschillende filters krijgt u een beter overzicht van alle transacties – filter betalingen bijvoorbeeld op status, type, project of datum

💡 Tip! In de Pliant-app kunt u op elk moment zien welke medewerker verantwoordelijk is voor een bepaalde transactie en of er nog bonnetjes ontbreken. En de kers op de taart: u kunt alle gegevens doorsturen naar de boekhoudsoftware van DATEV of het onkostenbeheersysteem van Circula.

Uitgevers van virtuele kaarten met elkaar vergelijken 

Het vergelijken van uitgevers van digitale creditcards is niet altijd even eenvoudig. Vaak is niet in één oogopslag te zien wat de verschillen tussen de aanbieders en kaarten zijn. Daarom hebben we een handig overzicht samengesteld, met criteria en kenmerken waarmee u rekening moet houden bij het zoeken naar de juiste virtuele creditcard voor uw bedrijf.

Hoe vindt u de beste virtuele kredietkaart voor uw bedrijf?

De beste digitale creditcard voldoet aan de unieke behoeften van uw bedrijf. Vooral als u in een groot bedrijf met vastgelegde processen werkt, kan een oplossing op maat een uitkomst zijn. 

De volgende vragen kunnen u helpen bij het voorbereiden van een verkoop- of demogesprek met een kaartaanbieder:

1. Hoe hoog moet het krediet van uw creditcard zijn?

2. Hoe hoog is uw transactievolume?

3. Wat is de gewenste factureringscyclus?

4. Hoeveel virtuele creditcards heeft u nu en in de toekomst nodig?

5. Wat zijn de kosten per virtuele creditcard?

6. Zijn Visa of Mastercard in uw branche algemeen geaccepteerde betaalmiddelen?

Checklist: 13 criteria voor het vergelijken van virtuele bedrijfskaarten

Als u eenmaal weet wat u nodig heeft voor een digitale creditcard, kunnen de volgende criteria u helpen bij het vergelijken van de verschillende kaartuitgevers.

Integratie in uw processen

1. Integratie: kunt u de kaart integreren in de bestaande opzet van uw bedrijf?

2. Aanvraag: is het nodig om een bankfiliaal te bezoeken?

3. Activering: hoe snel kunt u de virtuele kaart gaan gebruiken? 

4. Acceptatie: waar kunt u met de kaart allemaal betalen?

5. Beschikbare kaarten: is het aantal virtuele creditcards beperkt?

6. Digitaal kaartbeheer: hoe complex is het beheer van de kaarten?

7. Boekhouding: zijn de kaarten in uw boekhoudsysteem te integreren? 

Houd rekening met uw budget

1. Type facturering: heeft de kaart een kredietlimiet? 

2. Kosten: wat zijn de kosten per kaart?

3. Beveiliging: zijn er functies die u beschermen tegen fraude?

4. Kredietlimiet: hoe bepaalt de kaartaanbieder uw kredietlimiet?

5. Uitgaven werknemers: kunt u de budgetten en bestedingslimieten voor de creditcards van uw werknemers flexibel beheren? 

6. Cashback, voordelen en extraatjes: welke voordelen biedt de kaartaanbieder? 

Virtuele Visa en Mastercard met elkaar vergeleken

Wilt u een virtuele zakelijke creditcard die wereldwijd wordt geaccepteerd, dan zijn Visa en Mastercard goede opties.

De kaarten worden in meer dan 200 landen geaccepteerd, en volgens hun website wordt Mastercard wereldwijd bij ongeveer 22 miljoen verkooppunten geaccepteerd en Visa bij ongeveer 46 miljoen.

Als u op zoek bent naar een virtuele creditcard in Nederland, dan zijn Visa en Mastercard erg populair. De kaarten worden algemeen geaccepteerd, zowel in de winkel als online, evenals bij geldautomaten.

Type facturering – een belangrijk verschil tussen de virtuele creditcards

Bedrijven die op zoek zijn naar virtuele creditcards kunnen kiezen uit drie verschillende opties voor de facturering: charge, debet of prepaid. Doorlopende creditcards met een kredietlimiet zijn in Nederland nog niet beschikbaar.

• Chargecard: aan het einde van de factureringsperiode wordt de totale som van alle transacties van de zakelijke rekening afgeschreven. Voor de tijd tussen de transactie en de facturering verstrekt de creditcardaanbieder u een renteloze lening. Maar aan het einde van de factureringsperiode moet het totale bedrag volledig worden afbetaald.

• Debetkaart (betaalpas): alle transacties worden rechtstreeks van de zakelijke rekening afgeschreven. 

• Prepaid creditcard: voor de eerste betaling moet u geld op de kaart zetten door geld op de creditcardrekening te storten, bij de meeste virtuele creditcards in Nederland kan dit via iDEAL. Als er niet genoeg geld op de rekening staat, kunt u de kaart ook niet gebruiken.

Een chargecard werkt ongeveer hetzelfde als een doorlopende creditcard. Omdat het totale bedrag van uw transacties pas aan het einde van de betalingscyclus in rekening wordt gebracht, voegt een chargecard kortetermijnliquiditeit aan uw cashflow toe. De hoogte van de kredietlimiet van uw bedrijf is afhankelijk van de kredietcheck. 

Er is één belangrijk verschil tussen een doorlopende creditcard en een chargecard. Bij een chargecard moet het totale saldo aan het einde van de factureringsperiode worden betaald. Met een doorlopende creditcard kunt u slechts een deel van uw creditcardrekening betalen. Over het openstaande bedrag wordt rente berekend. 

💳 Wist u dat? Met Pliant heeft uw bedrijf één kredietlimiet die wordt gedeeld door alle kaarten. Maar ondanks dat de totale kredietlimiet wordt gedeeld, kunt u voor de kaarten van uw medewerkers toch een individuele uitgavenlimiet instellen. Dit voorkomt dat de kaarten rood staan.

Een selectie van aanbieders van virtuele creditcards met elkaar vergeleken

Om u een beetje op weg te helpen bij het vergelijken van virtuele creditcards, volgt hieronder een kort overzicht van kaartaanbieders en de soorten virtuele kaarten die zij uitgeven.

Bij Pliant bieden we flexibele factureringscycli. De bedragen worden maandelijks, tweewekelijks, wekelijks of desgewenst dagelijks van uw zakelijke rekening afgeschreven.

En omdat wij Visa-kaarten uitgeven, kunt u er zeker van zijn dat uw creditcards, zowel de fysieke als de virtuele, wereldwijd worden geaccepteerd.

Onze virtuele creditcards zijn net zo effectief als onze fysieke kaarten. Ze hebben dezelfde functies, alleen dan digitaal in de Pliant-app.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan digitaal kaartbeheer, volledige kostenbeheersing door middel van real-time rapportage, naadloze integratie in uw boekhoudsoftware, hoge bestedingslimieten en een onbeperkt cashbackprogramma.

Als u op zoek bent naar een virtuele creditcard voor zakelijk gebruik, is het slim om de verschillende aanbieders met elkaar te vergelijken. Aan de hand van de 13 criteria kunt u in een demogesprek met de kaartaanbieder de juiste vragen stellen en de beste digitale creditcard voor uw bedrijf kiezen.

Wat zijn de risico's van een digitale creditcard?

Virtuele creditcards voldoen aan dezelfde veiligheidseisen als fysieke kaarten. Digitale creditcards vormen geen verhoogd risico. Integendeel zelfs: als de kaart alleen digitaal bestaat, kunt u hem ook niet per ongeluk op een toonbank laten liggen en kwijtraken.

Wanneer u een virtuele creditcard aanmaakt, stelt u hiervoor een bepaalde bestedingslimiet in. Bij misbruik van de kaart kunt u deze in de Pliant-app direct blokkeren of verwijderen.

Mocht een van uw virtuele kaarten in verkeerde handen terechtkomen, dan zijn uw andere virtuele en fysieke kaarten veilig en onaangetast. Bij fraude blijft het risico beperkt tot de bestedingslimiet van de betreffende kaart. 

Voorzorgsmaatregelen tegen creditcardfraude

Zoals bij elke betaalmethode brengt ook een creditcard enkele risico's met zich mee. Daarom is het absoluut noodzakelijk om voorzorgs­maatregelen te nemen om fraude te voorkomen.

Volgens beveiligingsexperts is het belangrijk om een frauduleuze betaling snel op te sporen en direct actie te ondernemen.

Met de creditcards van Pliant ontvangt u bij elke transactie een pushmelding op uw telefoon ter bevestiging van de betaling. Op deze manier wordt u snel op de hoogte gebracht van elke transactie die u niet herkent en niet heeft uitgevoerd.

Het betaalproces is ook beveiligd door de 3D Secure-standaard van Verified by Visa. Bij deze twee-factor-authenticatie (2FA) moet u naast de creditcardgegevens ook een eenmalige toegangscode invoeren. U ontvangt deze toegangscode via sms, mobiele app of e-mail.

En tot slot heeft een virtuele creditcard een 3-cijferige beveiligingscode, net als bij een fysieke kaart. Als klant van Pliant vindt u de Card Verification Code (CVC) van uw digitale kaart in de app.

Wat zijn de kosten van een virtuele creditcard?

De kosten van zakelijke creditcards kunnen per aanbieder sterk verschillen. 

Let bij het vergelijken van virtuele creditcards op de volgende vijf kostenposten:

1. Maandelijkse vergoeding: een vaste basisvergoeding

2. Gebruikersvergoeding: een vaste vergoeding per actieve gebruiker

3. Kaarttarief: een vast bedrag per aangemaakte creditcard, niet per gebruiker

4. Kosten voor aanvullende diensten: extra diensten kunnen afzonderlijk in rekening worden gebracht.

5. Kosten voor vreemde valuta: transacties in vreemde valuta brengen meestal kosten voor de wisselkoersen met zich mee.

💡Tip! Het Light-pakket van Pliant omvat 25 virtuele kaarten en 5 virtuele kaarten voor eenmalig gebruik per maand. Meer informatie over onze prijzen.

Hoe krijg ik een virtuele creditcard?

Afhankelijk van de kaartaanbieder kunt u mogelijk zelf virtuele creditcards aanmaken in uw bankieren-app.

Virtuele kaarten zijn gebaseerd op digitale kaartnummers (zoals het nummer op uw plastic creditcard). Het nummer wordt onmiddellijk gegenereerd en de virtuele creditcard ook. U hoeft dus niet formeel een creditcard aan te vragen.

Kan ik direct een virtuele creditcard krijgen? 

Ja, u kunt meteen een virtuele kaart krijgen. Nadat u zich heeft aangemeld in de bankieren-app, kunt u een virtuele creditcard aanmaken en deze ook onmiddellijk gebruiken. 

Als u een nieuwe klant bent en u zich alleen aanmeldt, wordt er eerst een kredietcheck uitgevoerd. Zodra u bent goedgekeurd, heeft u toegang tot de virtuele creditcards.

Zo maakt u virtuele kaarten aan in de Pliant-app

Binnen enkele seconden kunt u een virtuele Pliant-creditcard aanmaken.

Boek eerst een demo en ontdek hoe Pliant werkt – zonder verplichtingen.

Een Pliant-kaart kunt u online aanvragen, en ook de onboarding is volledig digitaal. 

Zodra het proces is voltooid, heeft u toegang tot de Pliant-app. In slechts een paar klikken kunt u uw werknemers uitnodigen en hun gebruikersrechten beheren.

U kunt voor elke werknemer afzonderlijk bepalen welk type kaart u wilt uitgeven. Naast virtuele creditcards biedt Pliant bijvoorbeeld ook blauwe en zwarte zakelijke creditcards aan.

Wanneer u een virtuele creditcard aan uw medewerker verstrekt, kunnen zij deze direct gebruiken.

Is er iets dat we niet hebben behandeld over virtuele zakelijke creditcards? Plan een afspraak en vraag het onze experts.