"25% di tempo risparmiato in contabilità grazie a rapida verifica delle ricevute e meno domande."
Doctari Group, il fornitore di servizi sanitari leader nel settore in Germania, lavora per un sistema sanitario del futuro. A. Sander, Responsabile della contabilità aziendale, ci permette di gettare uno sguardo sui processi dell'azienda e condivide le sue esperienze con l’integrazione partner di Pliant e Circula.
Con le sue numerose aziende, Doctari Group opera in tre settori aziendali: temporary staffing, permanent staffing e tecnologia e soluzioni. In questo, la digitalizzazione riveste un ruolo di primo piano. Anche nella contabilità, i processi manuali sono in fase di automatizzazione. Gli estratti conto delle carte di credito spediti per posta a fine mese o i moduli stampati per i resoconti delle spese di viaggio sono ormai una cosa del passato. Al loro posto, Doctari Group utilizza l’applicazione Pliant e l’applicazione Circula, assieme alla loro integrazione. “Beneficiamo di maggiore velocità, trasparenza e sicurezza”, spiega Sander.
Esperienza positiva con l’integrazione di Circula e Pliant:
Rendicontazione in tempo reale tramite dashboard Pliant
Promemoria automatici per il personale in caso di ricevute mancanti
Comunicazione più rapida all’interno dell’app Pliant
Rendiconti delle spese di viaggio automatizzati grazie a Circula
Problema: processi manuali e assenza di visibilità
Una volta, chi riceveva gli estratti conto delle carte di credito inviati per posta, doveva scannerizzarli e inoltrarli perché fossero elaborati digitalmente. Una singola carta di credito fisica veniva utilizzata da più dipendenti dello stesso reparto. Le ricevute venivano inviate ai supervisori per essere approvate. Così, trovare le ricevute mancanti risultava estremamente difficile.
Inoltre, spesso i moduli per le spese di viaggio erano incorretti. Le informazioni sull’ospitante erano incomplete oppure i calcoli per i pasti extra erano totalmente errati.
Soluzione: implementazione di Pliant e Circula e la loro integrazione partner
Circula e Pliant ci offrono una visione d’insieme e la trasparenza di sapere dove i documenti sono presenti e dove mancano. “Il processo di approvazione per le spese di viaggio e i pagamenti con carta di credito è interamente visibile nel portale”, ci dice Sander.
Le notifiche automatiche nell’app Pliant si sono rivelate estremamente positive per Doctari Group. Grazie alla funzione promemoria, i dipendenti ricevono un’e-mail qualora mancassero dei documenti. Inoltre, la comunicazione interna si è spostata all’interno dell’app Pliant: "Utilizziamo la funzione commenti nell’app Pliant e non c’è più bisogno di comunicare via e-mail" aggiunge A. Sander.
Risultato: maggior velocità, trasparenza e sicurezza nella contabilità di Doctari Group
Con le app Pliant e Circula e la loro integrazione partner, A. Sander e il suo team di sei dipendenti risparmiano il 25 percento del loro tempo.
«C’è stato un miglioramento significativo dei processi per richiedere gli estratti conto delle carte di credito e per rimandare i moduli per i viaggi o le spese non debitamente compilati. Non ci sono più scartoffie in giro. Le spese di viaggio vengono pagate rapidamente e il mio team ha tutte le informazioni necessarie per assicurarsi che il processo sia conforme ai requisiti di legge. Tutti sanno dove si trovano le ricevute in un dato momento e a quale fase di elaborazione sono passate. La riconciliazione si fa più semplice per la persona che invia la ricevuta e per chi successivamente la registra ed effettua il pagamento. Una volta, questo processo era disagevole per ambo le parti e richiedeva molto tempo.»
A. Sander, Direttore della contabilità aziendale in Doctari Group
