Come le TMC lavorano con le carte di credito virtuali

Le transazioni online sono ormai una tendenza onnipresente e molte TMC stanno valutando le carte di credito virtuali per migliorare le loro operazioni.

Affidandosi ad esse, possono ad esempio semplificare l’esperienza di pagamento tra clienti, compagnie aeree e hotel. Ma questa è solo la punta dell’iceberg. In questo articolo, esaminiamo come le società di gestione viaggi possono trarre vantaggio dall’uso delle carte di credito virtuali nelle loro operazioni aziendali.

Che cos'è una Travel Management Company (TMC)?

Le TMC sono aziende del settore B2B specializzate nella gestione dei viaggi aziendali.

Sono note anche come operatori di viaggi aziendali o agenzie di viaggio aziendali.

A differenza delle normali agenzie di viaggi, le TMC offrono ai clienti servizi su base continuativa. Ciò significa che possono occuparsi dell’organizzazione dei viaggi per altre aziende per un determinato periodo di tempo.

Invece di prenotare un viaggio singolarmente per i dipendenti, un’azienda può affidarsi a una TMC, che, per una tariffa mensile, si occupa dell’organizzazione globale. Si tratta di un servizio che può far risparmiare all’azienda cliente tempo e denaro.

Ecco alcuni dei servizi forniti dalle TMC:

• Prenotazione di hotel e voli

• Noleggio auto e parcheggio

• Trasferimenti e navette

• Cambio valuta

• Ottenimento di visti

• Assicurazione di viaggio

Alcune TMC offrono anche servizi di gestione dei conti e dei rischi e di reporting del sistema gestionale informatico. È inoltre possibile integrare questi servizi nelle pratiche di gestione delle spese.

Che cos’è una carta di credito virtuale (detta anche Virtual Credit Card, VCC o Virtual Card Number, VCN)?

Va da sé che chi viaggia voglia ottimizzare le proprie esigenze relative alla gestione dei viaggi aziendali. È per questo che ci si affida alle TMC.

E per offrire pagamenti semplici, efficaci e sicuri, le TMC si affidano alle carte di credito virtuali.

Note anche come Virtual Card Number (VCN), le carte virtuali sono praticamente identiche alle carte fisiche.

La differenza principale sta nel fatto che le carte di credito virtuali esistono solo nello spazio digitale. Per tutto il resto, gli utenti possono beneficiare degli stessi vantaggi offerti da una carta di credito fisica:

• Un numero di carta a 16 cifre (Primary Account Number, PAN)

• Un codice di sicurezza (Card Verification Value, CVV)

• Indirizzo di fatturazione e nome del titolare della carta

• Possono essere emesse come carte di debito, di credito o prepagate.

Il metodo di creazione rappresenta un altro vantaggio importante. Gli utenti possono creare le carte virtuali manualmente o farle distribuire tramite API per soddisfare le proprie esigenze.

Di conseguenza, il processo di emissione è molto più semplice, con un possibile impatto positivo sulla gestione del budget.

Come le TMC lavorano con le carte di credito virtuali

Diamo un rapido sguardo al modo in cui le TMC utilizzano le carte di credito virtuali per soddisfare le esigenze dei propri clienti:

1. Controllo sulle transazioni

2. Massima sicurezza

3. Risparmio di tempo nella revisione di tutte le transazioni di spesa

Come già accennato, ogni carta di credito virtuale ha fondi fissi, un numero valido e un codice di sicurezza.

Una volta che l’hotel addebita l’importo sulla carta, la transazione è confermata praticamente in tempo reale.

Processo di prenotazione e flusso di pagamento delle TMC: esempio della prenotazione di un hotel

Processo di prenotazione

1. Il viaggiatore invia una richiesta di prenotazione alla TMC.

2. La TMC prenota il viaggio a nome del cliente.

3. Inizia il viaggio.

4. Il viaggiatore arriva in hotel.

5. Il resoconto delle spese viene elaborato.
   
   Flusso di pagamento

1. La TMC richiede una carta di credito virtuale al fornitore di carte di credito.

2. La carta di credito virtuale è ricevuta tramite un canale sicuro, conforme allo standard PCI (Payment Card Industry).

3. La carta di credito virtuale viene inviata al sistema di distribuzione globale (GDS) / sistema di gestione proprietà (PMS) / sistema di prenotazione.

4. L’hotel addebita l’importo sulla carta di credito virtuale aziendale fornita.

5. La fattura viene elaborata e automaticamente collegata alle transazioni.

Problematiche comuni riscontrate dai clienti nel settore dei viaggi:

• Le normali carte di credito in plastica tendono a essere utilizzate per qualsiasi spesa.

• Emissione e gestione macchinose delle carte di credito.

• Rischio di uso fraudolento e assenza di controllo sulla spesa.

• Processi di pagamento lunghi senza opzione di automatizzazione per via dei protocolli 3D Secure.

• Limiti di accettazione da parte di alcuni esercenti.

• Verifica tediosa con possibilità di errori e carichi di lavoro elevati per il reparto contabilità.

• Revisione manuale dell’estratto conto della carta in caso di modifiche e rimborsi.

• Commissioni elevate per le transazioni internazionali.

• Linee di credito non sufficienti.

La soluzione di Pliant per il settore dei viaggi:

• Rapido processo di onboarding.

• Possibilità di emettere carte monouso per ogni prenotazione oppure carte potenti riutilizzabili, con limiti di transazioni personalizzati.

• Applicazione web o API semplici da utilizzare, per un’emissione istantanea delle carte.

• Configurazione di controlli personalizzati della carta, come limiti esatti, esercenti ammessi o regioni con restrizioni.

• Integrazione con tecnologie all’avanguardia nel settore come sistemi GDS o piattaforme di regolamento.

• Carta di credito aziendale Visa Platinum accettata in tutto il mondo.

• Rendicontazione completa delle transazioni, comprese etichette personalizzate per automatizzare i processi di contabilità.

• 0% di commissioni per transazioni in valuta estera.

• Sconti allettanti sul volume totale delle transazioni.

• Generosi limiti di credito.

Acquisto di biglietti semplificato con l’API Pliant

Con l’uso della nostra API, le TMC possono automatizzare l’intero processo di acquisto di biglietti, risparmiando tempo e riducendo il rischio di errori. Con poche e semplici integrazioni, le TMC possono connettere i propri sistemi di back-office con Pliant, ottenendo così acquisti di biglietti automatizzati e conciliazione dei pagamenti istantanea.

Questo ottimizza le operazioni, aumenta l’efficienza e migliora l’esperienza globale del cliente.

In che modo le carte di credito virtuali possono contribuire alla crescita delle TMC

Le opportunità dell’era digitale, assieme all’uso di carte di credito virtuali, stanno incoraggiando molte TMC a diventare Merchants of Record (MoR) per i propri clienti. Come MoR, le TMC possono ricevere pagamenti per i propri clienti e pagare ogni operatore del settore come richiesto.

Le TMC ora si affidano ai fornitori di carte di credito virtuali per aiutare i clienti a prenotare i propri viaggi.

E i vantaggi per queste aziende sono evidenti:

• Secondo Amadeus, più del 98% delle compagnie aeree accetta pagamenti con carte virtuali. Inoltre, le TMC guadagnano una commissione dallo 0,5 al 2% sulle transazioni con carte di credito virtuali.

• L’automatizzazione dei pagamenti aiuta le aziende a gestire meglio i propri bilanci, poiché le transazioni sono registrate in tempo reale.

• Le aziende possono impostare limiti di spesa per ciascuna carta emessa. Questo aiuta a ottimizzare la gestione dei budget.

• Le carte di credito virtuali possono essere bloccate automaticamente dopo un determinato numero di utilizzi. Possono anche essere eliminate dopo l’uso, così da evitare spese eccessive o frodi.

Di conseguenza, sia le TMC che i loro clienti possono godere di pagamenti delle spese di viaggio semplificati e sicuri. Ma questo è solo l’inizio.

Ecco come le TMC utilizzano le carte di credito virtuali a beneficio dei propri clienti:

Efficienza nei pagamenti

Le carte di credito virtuali eliminano i pagamenti manuali e le scartoffie a essi associate. Così, si contribuisce al miglioramento del flusso di denaro e dei costi.

Con questo approccio, le TMC non hanno bisogno di investire in grandi team di assistenza. Basta automatizzare la creazione di carte virtuali per transazioni istantanee.

Una volta che il pagamento è avvenuto, le fatture vengono registrate automaticamente nel sistema dell’azienda. Ciò aiuta a ridurre al minimo gli errori sia per le TMC che per i clienti.

Ottimizzazione dei pagamenti

Spesso i dipendenti hanno bisogno di prenotare i propri viaggi velocemente. Le TMC possono venir loro incontro con l’aiuto delle carte di credito virtuali. Un modo per farlo è quello di distribuire i pagamenti utilizzando carte virtuali diverse. Ad esempio, che succede se un viaggiatore ha bisogno di prenotare un volo con soggiorno in hotel, noleggio auto e assicurazione di viaggio?

La TMC può emettere 4 carte di credito virtuali per stanziare singoli pagamenti per ciascuna di queste esigenze.

Fatto ciò, tutte le esigenze di viaggio dell’utente saranno pagate. Per la TMC è anche più facile gestire singoli rimborsi nel caso in cui uno di questi servizi fosse annullato. Così, le TMC possono semplificare l’esperienza di pagamento del cliente. Più veloce è il processo, più felice sarà il cliente.

Supporto di nuove funzionalità aziendali

Le TMC possono utilizzare i pagamenti con carte di credito virtuali per offrire nuovi servizi ai propri clienti. Ad esempio, possono offrire pacchetti di eventi fuori sede per un’azienda. Così facendo, aiuteranno i clienti a mantenere alta la soddisfazione dei propri dipendenti, gestendo le loro spese di viaggio.

Un’altra ottima opzione è quella di far sì che singoli dipendenti si rivolgano direttamente alla TMC. Per esempio, quando sono i dirigenti a dover andare in trasferta, possono contattare laTMC affinché si occupi di tutti i dettagli e dei pagamenti. Il cliente potrà quindi emettere carte virtuali direttamente, così da gestire le proprie esigenze di viaggio.

Emissione diretta di carte

Alcune TMC migliorano l’esperienza dei propri clienti con carte di credito aziendali brandizzate. Questo permette alle TMC di aiutare i propri clienti a gestire le loro esigenze di viaggio, sul web e non.

Queste carte offrono anche molti vantaggi, come il cashback. E come se non bastasse, le TMC ottengono una commissione ogni volta che la carta viene utilizzata da un cliente. Doppi vantaggi!

Rapido accesso a capitale d’esercizio e cashback su margini limitati

La competitività nel settore dei viaggi è elevata e ciò può portare a margini limitati. Le carte di credito Pliant offrono un generoso programma di cashback che premia gli alti livelli di spesa con carta. Oltre a ciò, la soluzione di carta di credito Pliant fornisce un rapido accesso al capitale d’esercizio, permettendoti di avere a disposizione fondi in maniera puntuale, sulla base delle esigenze dei clienti. In questo modo, la tua azienda continua a operare senza ostacoli e puoi approfittare delle opportunità commerciali senza ritardi.
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