Carte di Credito Aziendali per Dipendenti: Cosa Devi Sapere
Una carta di credito per dipendenti moderna è sicura, trasparente e, grazie ai processi digitali, fa risparmiare tempo prezioso per l’amministrazione, i dipendenti e la contabilità.
Problemi con le Carte di Credito Tradizionali per Dipendenti
Direttori e contabili di Pliant menzionano frequentemente gli stessi problemi durante le loro prime interviste:
Estratti conto difficili da monitorare, che possono portare a frodi nelle note spese. In tutti i casi, questi estratti conto comportano lunghi tempi di elaborazione, causando frustrazione tra i dipendenti e la contabilità.
I dati delle carte di credito circolano in tutta l'azienda, indipendentemente dalla cautela. Pagamenti non autorizzati, come abbonamenti a LinkedIn, diventano difficili da rintracciare.
Le aziende acquistano in diversi negozi online e utilizzano vari servizi digitali, tra cui servizi cloud, SaaS e piattaforme pubblicitarie online. Le spese, spesso pagate con la carta di credito aziendale per dipendenti, richiedono una corretta attribuzione a ogni persona o servizio.
Gli acquisti e i pagamenti vengono effettuati prima che le ricevute siano disponibili. Tuttavia, per l’audit e il recupero dell’IVA, è obbligatorio raccogliere le ricevute originali, il che può essere laborioso.
I clienti ci segnalano che preferiscono le carte di credito per dipendenti perché semplificano il processo di pagamento rispetto alle fatture. Tuttavia, a causa degli svantaggi delle carte tradizionali, cercano di limitarne l'uso il più possibile.
Le aziende cercano quindi carte di credito moderne per dipendenti e acquirenti per alleviare la gestione e semplificare notevolmente la raccolta delle ricevute per gli utenti e la contabilità.
In questo articolo, risponderemo alle domande principali.
Quando è Utile una Carta di Credito per Dipendente?
Una carta di credito per dipendente è un mezzo di pagamento ampiamente riconosciuto durante i viaggi di lavoro e per pagare pubblicità e abbonamenti. Permette transazioni rapide, sicure e facili da gestire per i dipendenti, la contabilità e l’amministrazione. La fatturazione è collegata al conto aziendale.
Senza una carta di credito per dipendente, i collaboratori devono sostenere tutte le spese professionali. In caso di spese elevate, come prenotazioni alberghiere e voli, questo può diventare un peso significativo per i dipendenti.
Le piccole spese multiple rappresentano anche un notevole carico di lavoro per la contabilità. Solo l’inserimento dei dati nel software contabile richiede un tempo considerevole.
Perché un Unico Cartone di Credito Aziendale Non è Sufficiente?
Se la tua azienda possiede solo un carte aziendali dipendenti per vari dipendenti, i processi interni diventano lunghi e insicuri. Ogni pagamento richiede un’autorizzazione verbale, il dipendente deve coordinare l’acquisto con il suo superiore e poi informare la contabilità.
La transazione è possibile solo se la carta e il telefono associato per ricevere i TAN (codici di autenticazione) sono disponibili. Alla fine del mese, la contabilità deve attribuire ogni pagamento a un dipendente e richiedere le ricevute corrispondenti.
«I pagamenti sono suddivisi in maniera chiara e ordinata per dipendente. Se si utilizza una sola carta, è impossibile avere questa suddivisione. Pliant rappresenta un semplice modo per ottenere trasparenza e comodità nelle attività quotidiane»
Vantaggi di una Carta di Credito per Dipendenti
L'integrazione di una soluzione di carta di credito impresa per dipendenti nel tuo flusso di cassa offre numerosi vantaggi per la tua azienda:
Trasparenza e Controllo
Immagina che uno dei tuoi dipendenti sia in viaggio di lavoro e abbia bisogno di prolungare il soggiorno in hotel. Il limite della carta è stato raggiunto. Cosa puoi fare in questo caso?
Con la soluzione di carta di credito affari per dipendenti di Pliant, il tuo dipendente può richiedere direttamente tramite l'app una modifica del limite. Una volta approvata la richiesta, il nuovo limite è immediatamente disponibile. In pochi clic, puoi anche annullare questa modifica senza contattare Pliant, a patto che il limite aziendale non venga superato.
Risparmio di Tempo
La digitalizzazione delle transazioni con una carta di credito per dipendente fa risparmiare tempo e, di conseguenza, denaro. Tutti i processi legati ai pagamenti sono più rapidi e convenienti. Invece di compilare moduli o aspettare estratti conto mensili, tutti i soggetti coinvolti beneficiano di una gestione di carte e ricevute completamente digitale.
Soddisfazione dei Dipendenti
Dal punto di vista dei dipendenti, una soluzione digitale elimina diverse restrizioni, come processi di approvazione complessi o anticipi di fondi. Dover anticipare spese e poi compilare moduli di note spese è una fonte comune di frustrazione.
Punteggio di Credito Non Impattato
Quando viene richiesta una carta di credito per dipendente, il punteggio di credito del dipendente non viene preso in considerazione. Anche con un punteggio negativo, il dipendente può ricevere una carta personalizzata, poiché è l'azienda a essere responsabile, non la persona. Per garantire un uso appropriato, è consigliabile redigere un accordo di utilizzo delle carte di credito tra l'azienda e il dipendente.
3 Alternative alla Carta di Credito per Dipendenti e i Loro Svantaggi
In passato, molte aziende utilizzavano le carte di credito personali dei propri dipendenti o i loro conti personali. Ciò crea oggi molti inconvenienti per tutte le parti.
1. Dipendenti Utilizzano Carta di Credito Personale per l'Azienda
Il dipendente paga con la propria carta di credito personale e poi viene rimborsato dall'azienda a fine mese. Questo presuppone che il dipendente abbia i fondi necessari al momento della detrazione, il che può causare problemi di liquidità. Il collaboratore assume anche il rischio di credito.
2. Fatturazione sul Conto Personale del Dipendente
Le linee guida dell'UE del 2016 stabiliscono che tutte le transazioni effettuate con una carta di credito per dipendenti devono essere addebitate direttamente sul conto aziendale, non su un conto personale.
3. Carta di Agenzia di Viaggio come Carta di Credito per Vari Dipendenti
Una carta di agenzia è una carta di credito aziendale non personalizzata, utilizzata principalmente per prenotazioni di viaggi d'affari. Tuttavia, essa non copre tutte le spese relative a questi viaggi.
Chi Riceve una Carta di Credito per Dipendente?
Nell'app Pliant, puoi assegnare una carta di credito aziendale per dipendenti a qualsiasi membro del team, senza processi aggiuntivi. Puoi scegliere tra:
Carte fisiche: Pliant offre di default la carta VISA Platinum Business, e la VISA Infinite per esigenze superiori.
Carte virtuali: Crea carte virtuali pronte per l'uso immediato, senza necessità di attivazione.
Carte virtuali di uso unico: Queste carte si disattivano automaticamente dopo il primo pagamento.
«Abbiamo risparmiato tantissimo tempo da quando abbiamo iniziato a usare Pliant. Prima dovevamo aspettare settimane per richiedere nuove carte di credito per i dipendenti. Ora la richiesta e l’emissione richiedono meno di un minuto»
Controllo Efficace delle Spese Tramite Funzioni e Autorizzazioni dei Dipendenti
Non solo tutti i dipendenti di carte affari non devono avere accesso completo a tutte le transazioni delle carte di un'organizzazione, ma Pliant offre anche un'app per gli utenti delle carte, oltre all'app per l'amministrazione, permettendo così ai dipendenti di carte di accedere alle loro carte.
Per entrambi gli applicativi, ci sono vari ruoli per i dipendenti che consentono di controllare il conto Pliant della tua azienda. Si distingue tra titolari, amministratori e contabili, nonché utenti di carte e manager di squadra.
Nel nostro centro assistenza, troverai una documentazione dettagliata sui diversi ruoli.
Accelera i Tuoi Processi di Pagamento con l’App Pliant
L’utilizzo delle carte di credito aziendali per dipendenti Pliant consente di velocizzare numerosi processi attraverso l’App Pliant. Questo è possibile grazie alle carte di credito dipendenti, parte della nostra soluzione di carte digitali:
Richiesta di Budget: Il dipendente invia una richiesta per una nuova carta di credito aziendale per dipendenti. Può suggerire regole, come limiti mensili o di transazione. Un campo per il nome della carta e uno spazio per commenti facilitano la comunicazione interna.
Approvazione: Un amministratore viene automaticamente notificato riguardo alla richiesta e può immediatamente creare una nuova carta o modificare le regole. Tutte le impostazioni delle carte fisiche e virtuali possono essere modificate in qualsiasi momento nell’app.
Transazione: Una carta di credito aziendale per dipendenti è disponibile immediatamente per il dipendente. L’invio di una carta fisica può richiedere alcuni giorni. Con la carta personalizzata, il dipendente effettua i pagamenti in conformità con le regole della carta e l’accordo di utilizzo precedentemente stabilito.
Cattura delle Ricevute: Nell’app, il dipendente può caricare le ricevute necessarie. Queste possono, ad esempio, essere facilmente fotografate al ristorante durante un viaggio e associate a una transazione.
Controllo: La contabilità riceve tutti i dati delle spese direttamente nell’app. Può vedere in tempo reale quali transazioni sono state effettuate e controllarle. La digitalizzazione dei processi automatizza fasi noiose, come l’organizzazione delle ricevute o il follow-up con i colleghi sulle ricevute mancanti.
«C’è stato un miglioramento significativo dei processi per richiedere gli estratti conto delle carte di credito e per rimandare i moduli per i viaggi o le spese non debitamente compilati. Non ci sono più scartoffie in giro. Le spese di viaggio vengono pagate rapidamente e il mio team ha tutte le informazioni necessarie per assicurarsi che il processo sia conforme ai requisiti di legge. Tutti sanno dove si trovano le ricevute in un dato momento e a quale fase di elaborazione sono passate. La riconciliazione si fa più semplice per la persona che invia la ricevuta e per chi successivamente la registra ed effettua il pagamento. Una volta, questo processo era disagevole per ambo le parti e richiedeva molto tempo»
Con l’implementazione della Pliant, il signor Sander e il suo team di sei dipendenti hanno ottenuto una riduzione del 25% del tempo, grazie a controlli delle ricevute più rapidi e a meno domande. Leggi qui il racconto del gruppo doctari.
Cosa Considerare nell’Emissione di Carte di Credito Aziendali per Dipendenti
Prima di emettere carte di credito dipendenti, è fondamentale chiarire i seguenti tre punti:
Stabilire Meccanismi di Sicurezza
Come qualsiasi altro mezzo di pagamento, una carta di credito aziendale per dipendenti presenta determinati rischi. È importante essere consapevoli dei pericoli fin dall’inizio. Assicurati di utilizzare tutte le funzionalità di sicurezza della soluzione di carte di credito digitale. Solo così sarà possibile identificare tempestivamente abusi delle carte di credito da parte di terzi o degli stessi dipendenti. Alcuni meccanismi di sicurezza efficaci includono:
3D-Secure e PSD2
Limiti individuali per ogni carta
Trasparenza in tempo reale su tutte le transazioni
Assegnazione di funzioni con diritti individuali per supervisori, dipendenti e contabili
Notifiche automatiche per diversi processi
Blocco delle carte direttamente nell’app
L’obiettivo di queste funzionalità è garantire che tutti i soggetti coinvolti abbiano una panoramica di tutte le transazioni effettuate con le carte e possano agire in modo indipendente.
Limitare la Responsabilità
L’utilizzo delle carte aziendali per dipendenti è regolato da un contratto quadro tra l’azienda e il fornitore della carta, che definisce anche la responsabilità. In caso di danni causati da persone non autorizzate, la responsabilità ricade sull’azienda e non sul dipendente. Se, ad esempio, le informazioni della carta di credito vengono rubate e tutti i meccanismi di sicurezza vengono aggirati, il rischio è limitato al plafond della carta del dipendente coinvolto.
Redigere un Accordo di Utilizzo
Quando si emettono carte per i dipendenti, è consigliabile avere un accordo di utilizzo scritto. In questo documento, deve essere chiaro per quali spese le carte possono essere utilizzate e quali sono vietate. In questo modo, ti proteggerai legalmente e chiarirai la responsabilità per spese specifiche.
Escludere l’Utilizzo Personale
Una domanda comune è: un dipendente può utilizzare una carta di credito impresa per dipendenti per spese personali? La risposta è chiaramente no. La carta deve essere utilizzata solo per spese autorizzate dall’azienda. I pagamenti personali non devono apparire nei conti aziendali. Inoltre, la tua azienda è responsabile per ogni transazione. Per motivi di interesse aziendale, nessuna spesa deve essere accettata senza verifica delle ricevute.
Definire Processi Interni per i Casi di Eccezione
Indipendentemente da tutti gli accordi, possono verificarsi transazioni indesiderate, ad esempio se un dipendente scambia la sua carta aziendale con una personale. Per tali eccezioni, la tua azienda deve stabilire in anticipo accordi interni chiari. Lo scambio di carte può causare problemi nella contabilità. Se il dipendente agisce con dolo, potrebbe essere possibile il licenziamento immediato.
L’implementazione della soluzione di carte di pagamento per dipendenti di Pliant consente ai dipendenti di effettuare acquisti rapidi e sicuri, mentre i supervisori mantengono il controllo su tutte le spese aziendali. Ciò non solo fa risparmiare tempo e denaro, ma aiuta anche le aziende a rimanere agili in un mercato sempre più competitivo.
