« 25 % de gain de temps dans la comptabilité grâce à une vérification plus rapide des reçus et et à une diminution des demandes de renseignements ».
Le Groupe Doctari, premier prestataire de services dans le domaine de la santé en Allemagne, œuvre au système de santé du futur. A. Sander, directeur de la comptabilité d'entreprise, présente les processus de l'entreprise et partage ses expériences avec l'intégration des partenaires Pliant et Circula.
Avec plusieurs entreprises, le groupe Doctari est présent dans trois secteurs d'activité : le travail temporaire, le travail permanent ainsi que dans les technologies et les solutions. La digitalisation joue ici un rôle majeur. Même dans le domaine de la comptabilité, les processus manuels sont automatisés. Les relevés de cartes de crédit envoyés par courrier à la fin du mois ou les formulaires imprimés pour les notes de frais de voyage sont révolus. Le Groupe Doctari utilise les applications Pliant et Circula et leur intégration. Nous bénéficions de davantage de rapidité, de transparence et de sécurité », déclare M. Sander.
Une expérience positive avec l'intégration de Circula et Pliant
Rapports en temps réel via le tableau de bord Pliant.
Rappels automatisés au personnel pour les reçus manquants.
Une communication plus rapide via l'application Pliant.
Automatisation des rapports concernant les frais de voyage grâce à Circula.
Le défi : Manual processes and no visibility
Avant, ceux qui recevaient les relevés de carte de crédit par la poste devaient les scanner et les envoyer en vue d'un traitement numérique. Plusieurs employés d'un même service utilisaient une seule carte de crédit physique de l'entreprise. Les reçus étaient soumis à l'approbation de leur superviseur. Il était donc extrêmement difficile de mettre la main sur les reçus manquants.
De plus, les formulaires concernant les frais de voyage étaient souvent incorrects. Les informations sur le logement étaient incomplètes ou les calculs pour les repas supplémentaires étaient erronés.
La solution: implémentation de Pliant et Circula et intégration de leurs partenaires
Circula et Pliant nous fournissent une vue d'ensemble et une transparence sur les documents existants et ceux manquants. « Le processus d'approbation des frais de voyage et des paiements par carte de crédit est entièrement visible sur le portail », a déclaré M. Sander.
Les notifications automatiques dans l'application Pliant ont été très positives pour le Groupe Doctari. Grâce à cette fonction de rappel, les employés qui ont oublié de fournir des documents reçoivent un e-mail. De plus, la communication interne a été transférée vers l'application Pliant : « Nous utilisons la fonction de commentaire dans l'application Pliant et nous n'avons plus besoin de communiquer par e-mail », explique A. Sander.
Les résultats : plus de rapidité, de transparence et de sécurité dans la comptabilité de Doctari Group
Grâce aux applications Pliant et Circula et à l'intégration de leurs partenaires, A. Sander et son équipe de six employés économisent 25 % de leur temps.
« La procédure de demande de relevés de cartes de crédit et de renvoi des notes de frais ou de voyage incorrectement remplies s'est considérablement améliorée. Il n'y a plus rien qui traîne. Les frais de voyage sont payés plus rapidement et mon équipe dispose de toutes les informations nécessaires pour s'assurer que le processus est conforme aux règles fiscales. Tout le monde sait à tout moment où se trouvent les reçus et où ils sont traités. La réconciliation est facilitée pour la personne qui remet le reçu et pour celle qui l'enregistre et effectue le paiement par la suite. Auparavant, cette opération était peu pratique pour les deux parties et était chronophage . »
A. Sander, directeur du département de la comptabilité d'entreprise de Doctari Group
