« Avec l'intégration de Pliant et d'Agicap, nous automatisons les processus manuels ».
Sabrina Kast a rejoint l'entreprise au tout début et est aujourd'hui directrice des opérations chez BitterPower GmbH, plus connue sous la marque BitterLiebe. Elle est responsable de l'administration et de la comptabilité. Dans cette interview, elle parle de son expérience avec l’intégration des partenaires de Pliant et d’Agicap.
La start-up de Mannheim, en Allemagne, affirme avec assurance que BitterLiebe a sa place sur la table, au même titre que le sel et le poivre. Mais aujourd'hui, nous n'associons le goût amer qu'aux produits médicinaux. C'est exactement ce que les fondateurs Jan Stratmann et Andre Sierek veulent changer avec leurs produits sains. Ceux-ci sont fabriqués à partir d'herbes naturelles et améliorent le bien-être grâce à des composés amers. En octobre 2018, les deux hommes ont présenté leurs gouttes amères à un large public lors de la célèbre émission « Die Höhle der Löwen » (une équivalence allemande de « Qui veut être mon associé ? »). Avec Judith Williams dans le jury, beaucoup de choses se sont passées depuis. En 2021, le chiffre d'affaires de l'entreprise a atteint 10 millions d'euros. BitterPower vend des poudres amères, des thés, des gouttes et des gélules sur sa propre boutique en ligne. Des drogueries telles que dm, Rossmann et Budnikowsky distribuent les produits dans toute l'Allemagne. L'entreprise cherche également à pénétrer le marché de la vente au détail de produits alimentaires
Expérience positive concernant l'intégration de Pliant-Agicap
Gestion indépendante de toutes les cartes dans l'application Pliant, y compris la gestion des reçus électroniques.
Des cartes de crédit virtuelles, immédiatement disponibles pour les dépenses individuelles et les fournisseurs.
La planification des liquidités est beaucoup plus précise et permet de gagner du temps.
La qualité des données s'est considérablement améliorée, ce qui a permis une plus grande transparence.
Le défi : automatiser les processus manuels
Dès le départ, Sabrina précise : « Nous sommes dans le e-commerce. Presque tout ce que nous faisons est numérique. Il est important pour nous que les choses évoluent de plus en plus indépendamment de la saisie manuelle », explique-t-elle. Au début, les voyages d'affaires étaient payés par les employés, puis régularisés à l'aide de notes de frais. Les autres dépenses, comme les achats, devaient être transférées manuellement du compte. L'équipe de BitterLiebe utilisait Excel classique pour la planification de la trésorerie. Cependant, la compilation manuelle des données et le manque de vue d'ensemble posaient de plus en plus de problèmes à la start-up en pleine croissance.
Attentes relatives à la stack financière
1. Partage de l'information : toutes les parties prenantes ont accès aux mêmes données.
2. Automatisation de la collecte des données : les données pertinentes sont clairement présentées en un seul endroit, sans mises à jour manuelles.
3. Suivi des reçus manquants : grâce aux cartes de crédit d'entreprise pour plusieurs employés, vous pouvez suivre avec précision les habitudes de dépense.
4. Paiements fluides : des plafonds suffisamment élevés et des cartes qui ne sont pas bloquées, même en cas de paiements fréquents.
5. Planifier les liquidités de manière efficace et opportune : évaluer et réagir rapidement aux changements.
La solution : des cartes virtuelles et une gestion automatisée des reçus
Le mois dernier, BitterLiebe a enregistré plus de 300 transactions avec des cartes Pliant. « Les ⅔ de ces dépenses ont été consacrés à la publicité. Le reste a été consacré à des logiciels, à des modules complémentaires pour le magasin, au magasin lui-même et à des frais de déplacement », explique Sabrina.
L'entreprise dispose également de cartes de crédit virtuelles qui peuvent être délivrées rapidement et facilement à chaque employé. Sabrina crée des cartes pour des dépenses spécifiques telles que la publicité. Elle crée également des cartes virtuelles pour les prestataires de services individuels afin de suivre leurs dépenses et de limiter le montant qu'ils peuvent facturer avec un plafond préétabli.
Dans l'application Pliant, chaque employé peut télécharger directement ses reçus et reçoit un rappel des reçus manquants. « Je peux voir immédiatement dans l'application Pliant quels paiements doivent encore être accompagnés d'un reçu. Et comme chacun a sa propre carte, je peux contacter directement la personne responsable » note Sabrina, « Ce n'était pas possible auparavant ».
Agicap est l'outil de prédilection de BitterLiebe pour sa gestion des liquidités. Il fournit des rapports en temps réel sur tous les comptes et projets. C'est un bon indicateur des flux de trésorerie au sein de l'entreprise. Le tableau de bord donne un aperçu rapide des économies potentielles et des possibilités d'investissement. La synchronisation automatique avec tous les comptes bancaires et les fournisseurs de cartes, tels que Pliant, facilite davantage la tâche.
« Agicap nous donne des certitudes en matière de planification et d'optimisation des flux de trésorerie. En fin de journée, il nous permet de réconcilier les prévisions et les valeurs réelles. Pliant nous fait gagner beaucoup de temps dans le traitement des recettes. De plus, le Cashback a été un bonus supplémentaire, ce qui a rendu la décision facile à prendre. »
Sabrina Kast, responsable des opérations chez BitterLiebe
La mise en place de l'intégration entre Pliant et Agicap a été très facile en utilisant finAPI. « Nous avons également connecté d'autres outils. Cela n'a pris que quelques minutes », se souvient Sabrina.
Les transactions par carte de crédit sont désormais effectuées sans perte. La catégorisation des paiements est également automatisée, comme pour tous les autres comptes bancaires. Sans cette intégration, Sabrina aurait dû effectuer chaque semaine un export CSV manuel entre les deux outils.
Le résultat : des solutions numériques permettant un gain de temps considérable par rapport aux processus manuels
L'intégration entre Pliant et Agicap permet le transfert automatique de chaque transaction par carte de crédit et répond aux exigences suivantes, importantes pour Sabrina : il s'agit de deux outils financiers dont les fonctionnalités ne se chevauchent pas, ce qui prévient les doublons. Chaque logiciel financier doit disposer de toutes les fonctions nécessaires à l'exécution de la tâche, de sorte qu'il n'est pas nécessaire de changer d'outil pour une seule tâche. Un échange de données sans faille permettant de « maintenir une vue d'ensemble avec peu d'efforts manuels et d'investir le temps et la main d'œuvre dans la prise de décision et sa mise en œuvre, plutôt que dans le traitement des données », explique Sabrina.
Grâce à l'intégration, la qualité des données s'est considérablement améliorée. Chaque transaction par carte peut désormais être assignée à une catégorie. La planification des liquidités est ainsi devenue plus précise. En moins de temps, il est possible de formuler davantage de conclusions pour l'entreprise. « Cherchez à vous faciliter la vie grâce à l'automatisation et à l'intégration, afin de pouvoir vous consacrer à d'autres choses », conseille Sabrina aux autres entrepreneurs.
Dans le stack financier de BitterLiebe, il y a des outils supplémentaires qui sont interconnectés par le biais d'intégrations. Agicap est également connecté au système ERP de Xentral en ce qui concerne le traitement des factures sortantes. Xentral est quant à lui relié à Google Analytics et au logiciel de e-commerce de minubo, qui est utilisé pour analyser les chiffres de vente.
Pour la récupération et le traitement des reçus, Sabrina utilise l'interface entre Pliant et GetMyInvoices. BitterLiebe exporte également tous les reçus et les transactions par carte vers DATEV Unternehmen online.
« L'intégration avec DATEV Unternehmen online est très utile car nous pouvons déjà traiter les reçus dans l'application Pliant et nous ne devons pas le faire à nouveau dans DATEV. C'est l'un des doublons mentionnés que nous souhaitons éviter », explique Sabrina.
