Surmonter les difficultés liées à la gestion des paiements et des factures pour les entreprises SaaS
Les sociétés de logiciels en tant que service (SaaS) ont révolutionné le mode de fonctionnement des entreprises en proposant des solutions logicielles rentables et évolutives. Cependant, à mesure que ces entreprises se développent, il est essentiel pour elles de rationaliser les processus financiers tels que la gestion des reçus et le suivi des transactions afin de garantir leur efficacité sans compromettre la sécurité de leurs données.
Dans cet article, vous découvrirez comment les entreprises SaaS peuvent tirer profit de l'utilisation des cartes de crédit virtuelles comme moyen de paiement.
Les SaaS en bref
Les sociétés SaaS (software-as-a-service) fournissent des applications et des services logiciels à leurs clients via l'internet.
Plutôt que de vendre des produits logiciels traditionnels qui doivent être installés et administrés sur des ordinateurs ou des serveurs individuels, elles proposent leurs logiciels sous la forme d'un service basé sur un abonnement.
De cette manière, les clients accèdent aux applications logicielles et les utilisent par l'intermédiaire d'un navigateur web et paient généralement des frais périodiques pour la durée de leur abonnement.
Principaux défis en matière de paiement auxquels font face les entreprises SaaS
Comme toute autre entreprise, les organisations SaaS sont confrontées à des difficultés spécifiques en matière de gestion des paiements et des encaissements.
En voici quelques exemples :
Conflits de paiement
La gestion d'un volume important de paiements en provenance des clients, des partenaires et des fournisseurs peut s'avérer extrêmement intimidante pour les entreprises de SaaS. De plus, elles sont souvent confrontées à des problèmes complexes liés aux retards de paiements, aux anomalies de facturation et à la réconciliation des paiements. Cela peut entraîner des conflits de paiement et des perturbations potentielles du flux de trésorerie.
Gestion des factures liées aux abonnements
Comme indiqué précédemment, leur fonctionnement repose généralement sur un modèle d'abonnement. Cela ajoute certainement de la complexité aux processus de facturation et de paiement. La gestion des cycles de facturation périodiques, des frais calculés au prorata, des mises à niveau, des rétrogradations et des annulations peut s'avérer compliquée, en particulier lorsqu'il s'agit d'une base de clientèle importante.
Paiements multiples avec une même carte de crédit
Les entreprises traitent également de multiples paiements qui peuvent être difficiles à gérer avec une seule carte.
Réconciliation des dépenses
Pour les entreprises SaaS, le suivi et la réconciliation des dépenses entre plusieurs départements et équipes peuvent se révéler complexes.
Sans une méthode efficace de gestion des reçus, les services financiers peuvent avoir des difficultés à faire correspondre les dépenses aux projets, départements, ou postes budgétaires appropriés, rendant plus difficile la compréhension précise des schémas de dépenses.
L’approche traditionnelle consistant à traiter manuellement les reçus génère une charge administrative importante.
La solution Pliant de réconciliation des paiements et des factures pour les entreprises SaaS
Des cartes de crédit virtuelles (CCV) accessibles d’une simple pression du doigt
Notre solution propose aux entreprises de créer une carte virtuelle pour chaque type de dépense ou chaque membre de leur organisation, et ce à la vitesse de l’éclair.
Les centres de coûts
En rattachant les cartes virtuelles à différents centres de coûts, les entreprises de SaaS peuvent facilement suivre et allouer les dépenses aux départements ou projets appropriés.
Cette fonctionnalité simplifie la gestion financière et le reporting pour le département comptable.
Paiements ultra-rapides (haute fréquence) :
Les entreprises de SaaS ont souvent des paiements ultra-rapides ou très fréquents en raison de leur modèle économique basé sur des abonnements. Les cartes virtuelles offrent une solution rationalisée et efficace pour ces paiements fréquents, en permettant d'automatiser le processus de paiement des abonnements récurrents, des licences logicielles ou des frais de service.
Sécurité renforcée
La sécurité est primordiale pour les entreprises SaaS, mais réserver l’authentification à 2 facteurs au PDG peut définitivement créer des vulnérabilités.
Heureusement, notre solution permet l’authentification à 2 facteurs pour chaque carte virtuelle individuellement. Ce qui signifie que, indépendamment de l’utilisateur ou de l’employé qui initie le paiement, chaque transaction effectuée avec une carte virtuelle implique une authentification supplémentaire.
Par ailleurs, les CVV peuvent être facilement désactivées ou modifiées, permettant ainsi un contrôle immédiat en cas d’activités non autorisées ou suspectes.
Collecte des reçus et réconciliation facilitées
La chasse aux reçus peut s’avérer être une tâche chronophage et frustrante pour le service financier !
Par chance, les CVV de Pliant permettent d’automatiser le processus de collecte des reçus en offrant des fonctions qui enregistrent et associent automatiquement les reçus de chaque transaction.
Plus d’informations sur le sujet ici.
Un meilleur contrôle des transactions financières
Les CVV de Pliant fournissent un contrôle précis en permettant aux entreprises de fixer des limites de dépenses et de définir les paramètres spécifiques de chaque carte. Cela permet de prévenir les dépenses excessives et d’assurer le respect des contraintes budgétaires.
Amélioration de l’efficacité opérationnelle
Étant donné que les entreprises SaaS traitent souvent un grand volume de transactions, le traitement manuel des transactions peut exiger énormément de temps et être sujet à des erreurs.
Les cartes de crédit virtuelles de Pliant permettent de rationaliser ce processus grâce à l’automatisation des paiements et à l’élimination des interventions manuelles.
Une fois les cartes mises en place, des paiements récurrents peuvent être programmés, réduisant ainsi les tâches administratives et donnant aux entreprises SaaS suffisamment de temps pour se concentrer sur les activités principales de l’entreprise.
En résumé
En bref, les cartes de crédit virtuelles offrent une plus grande sécurité, permettent une amélioration du suivi des dépenses, ainsi qu’une efficacité opérationnelle accrue et un meilleur contrôle des transactions financières, ce qui en fait un outil inestimable pour le marché du SaaS.
