Comment les TMC intègrent les cartes de crédit virtuelles dans leurs opérations

Alors que les transactions en ligne deviennent monnaie courante, de nombreuses entreprises de gestion de voyages d’affaire se penchent sur les cartes de crédit virtuelles pour optimiser leurs opérations.

Les cartes de crédit virtuelles permettent, entre autres, de simplifier le processus de paiement entre clients, compagnies aériennes et hôtels. Mais ce n’est pas tout. Dans cet article, nous analysons de quelle manière les agences de voyages d’affaires peuvent bénéficier des cartes de crédit virtuelles dans leurs opérations commerciales.

Qu’est ce qu’une agence de voyages d’affaires (TMC) ?

Les agences de voyages d’affaires sont des entreprises B2B spécialisées dans la gestion des voyages professionnels.

Contrairement aux agences de voyage traditionnelles, les agences de voyages d’affaires fournissent à leurs clients des services sur le long terme. Autrement dit, ces agences prennent en charge l’aspect logistique des voyages d’entreprises sur une période temps prolongée. 

Plutôt que de réserver individuellement les voyages de ses employés, une entreprise peut faire appel à une agence de voyages d’affaires pour superviser les modalités de voyage, moyennant une rémunération mensuelle. De cette façon, l’entreprise peut économiser du temps et de l’argent.

Voici une liste non-exhaustive des services que peut fournir une agence de voyages d’affaires :

• Réservation d’hôtels et de vols

• Location de voiture et de places de stationnement

• Transferts et navettes

• Échange de devises

• Obtention de visas

• Assurance de voyage

Certaines agences de voyages d’affaires proposent également des services de gestion des comptes et de gestion des risques ainsi que des rapports sur les systèmes de gestion des informations. Il est possible d’intégrer ces services dans vos pratiques de gestion des dépenses.

Qu’est-ce qu’une carte de crédit virtuelle ? (CCV)

Il est naturel que les voyageurs cherchent à optimiser leurs besoins en matière de gestion de voyages d’affaires. C’est pourquoi ils se tournent vers les TMC.

Et pour garantir des paiements faciles, efficaces et sécurisés, les agences de voyage ont recours à des cartes de crédit virtuelles. 

Aussi appelées cartes de paiement virtuelles, celles-ci sont quasiment identiques à des cartes physiques. La principale différence réside dans le fait que les cartes de crédit virtuelles n’existent que sous format numérique. Ce détail mis à part, les utilisateurs de cartes virtuelles peuvent profiter des mêmes avantages qu’avec les cartes traditionnelles :

• Un numéro de compte principal (PAN) à 16 chiffres

• Un code de valeur de vérification de la carte (CVV)

• Une adresse de facturation et un nom de titulaire de carte

• Elles peuvent être délivrées sous la forme de cartes de débit, de cartes de crédit ou de cartes prépayées

La façon dont ces cartes sont émises constitue un autre avantage majeur. Les utilisateurs peuvent générer eux-mêmes leur carte virtuelle ou la recevoir via une interface API, selon ce qui convient le mieux à leurs besoins.

Ces cartes sont donc bien plus faciles à délivrer, ce qui peut bénéficier à la gestion de votre budget.

Comment les TMC intègrent les cartes de crédit virtuelles dans leurs opérations

Examinons rapidement la manière dont les agences de voyages d’affaires tirent parti des cartes de paiement virtuelles afin de répondre au mieux aux besoins de leurs clients :

1. Contrôle des transactions

2. Sécurité maximum 

3. Gain de temps dans le rapprochement des dépenses

Comme précisé plus haut, chaque carte de crédit virtuelle est dotée de fonds fixes, d’un numéro PAN valide et d’un code de vérification. 

Lorsque l’hôtel facture la carte, la transaction est confirmée quasi en temps réel.

Processus de réservation et flux de paiement des agences de voyages d’affaires (TMC) : exemple d’une réservation d’hôtel

Processus de réservation

1. Le voyageur envoie une demande de réservation à l’agence. 

2. L’agence réserve le séjour pour le compte du client.

3. Le voyage débute. 

4. Le voyageur s’enregistre à la réception de l’hôtel.

5. La note de frais est traitée.

Flux de paiement

• L’agence demande une carte de paiement virtuelle à un fournisseur de cartes de crédit.

• La carte de crédit virtuelle est reçue via un canal conforme à la norme de sécurité de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS).

• Un code de valeur de vérification de la carte (CVV) est envoyé au GDS (système mondial de distribution) / PMS (système de gestion des propriétés) / au système de réservation.

• L’hôtel facture la carte virtuelle du fournisseur dans le fichier.

• La facture est traitée et automatiquement associée aux transactions.

Problèmes courants rencontrés par nos clients exerçant dans l’industrie du voyage :

• Les cartes de crédit traditionnelles en plastique sont fréquemment utilisées pour toutes les dépenses.

• L’émission et la gestion des cartes de crédit sont souvent laborieuses.

• Risque d’utilisation frauduleuse et de mauvais contrôle des dépenses.

• Processus de paiement chronophages sans possibilité d’automatisation à cause des protocoles d’authentification 3D Secure.

• Certains commerçants ne les acceptent pas.

• La pénibilité du rapprochement engendre des erreurs et une grosse charge de travail pour les services comptables.

• Examen manuel des relevés de cartes pour les échanges et les remboursements.

• Frais élevés pour les transactions internationales.

• Lignes de crédit insuffisantes.

Les solutions proposées par Pliant à l’industrie du voyage

• Intégration client rapide (onboarding)

• Possibilité de délivrer des cartes à usage unique pour chaque réservation ou des cartes réutilisables performantes avec des limites de transaction personnalisées.

• Application web intuitive ou interface API qui permettent de recevoir instantanément votre carte. 

• Possibilité de définir des paramètres de contrôle personnalisés sur la carte, tels que des limites exactes, liste de commerçants ou de régions autorisés.

• Intégration de technologie de pointe en matière de voyages (systèmes GDS et les plateformes de règlement…)

• Carte Visa Platinum business acceptées à l’international.

• Rapports de transaction complets, avec étiquetage personnalisé des cartes afin d’automatiser vos processus comptables.

• Frais à 0 % pour les transactions en devises étrangères.

• Rabais attrayant sur le volume total de transactions. 

• Plafonds de crédit généreux.

Simplifier la billetterie avec l'API de Pliant

À travers l'utilisation de notre API, les TMC peuvent automatiser l'ensemble du processus d'achat des billets, permettant ainsi de faire des économies de temps et de minimiser les erreurs. Avec quelques intégrations simples, les TMC peuvent connecter de manière fluide leurs systèmes de back-office à Pliant, rendant possible l'achat automatisé de billets et la réconciliation instantanée des paiements.

Cela permet de rationaliser les opérations, d'augmenter l'efficacité et d'améliorer l'expérience client dans son ensemble.

Comment les CCV peuvent aider les agences de voyages d’affaires à se développer

Les possibilités offertes par l’ère numérique, couplées à l’utilisation croissante des cartes de crédit virtuelles, poussent de nombreuses agences de voyages d’affaires à devenir des « commerçants officiels » (Merchant of Records ou MoR) pour leurs clients. En tant que MoR, les agences peuvent prélever des paiements pour le compte de leurs clients et payer à chaque prestataire ce qui lui est dû.

Aujourd’hui, de npmbreuses agences de voyages d’affaires font appel à des fournisseurs de cartes de crédit virtuelles afin d’aider leurs clients à réserver leurs voyages.

Et les avantages pour ces entreprises sont incontestables :

• Selon Amadeus, plus de 98 % des compagnies aériennes acceptent les paiements par carte virtuelle. En outre, les TMC perçoivent une commission de 0,5 % à 2 % sur les transactions effectuées par le biais des CCV.

• L'automatisation des paiements aide les entreprises à mieux gérer leur budget, car les transactions sont enregistrées en temps réel.

• Les entreprises peuvent fixer des limites de dépenses pour chaque carte qu'elles émettent. Cela permet d'optimiser la gestion du budget.

• Les CCV peuvent être automatiquement bloquées après un certain nombre d'utilisations. Elles peuvent également être supprimées après utilisation afin d'éviter les dépenses excessives et les fraudes.

En conséquence, les TMC et leurs clients bénéficient de paiements de frais de voyage simplifiés et sécurisés. Mais ce n'est qu'un début !

Comment les agences de voyages d’affaires utilisent les cartes de crédit virtuelles au profit de leurs clients : 

L'efficacité des paiements

Les cartes de crédit virtuelles permettent de se débarrasser des paiements manuels et des formalités administratives associées, ce qui a un impact positif sur le flux de trésorerie et les coûts. 

Avec ce fonctionnement, les agences de voyages d’affaires n’ont pas besoin d’investir dans d’importantes équipes de maintenance. Il leur suffit d’automatiser la création de cartes virtuelles permettant de réaliser des transactions instantanées.

Les factures sont automatiquement enregistrées dans le système de l’entreprise une fois le paiement effectué, minimisant ainsi  le risque d'erreur pour les agences et leurs clients.

Optimisation des paiements

Les employés ont souvent besoin de réserver rapidement leurs voyages. Les TMC peuvent y parvenir en utilisant les CCV.

L'une des façons d'y parvenir est de ventiler les paiements à l'aide de différentes cartes de crédit virtuelles. Par exemple, que se passe-t-il si un voyageur doit regrouper un vol avec un séjour à l'hôtel, une location de voiture et une assurance voyage ?

Le TMC peut émettre 4 numéros de CVV pour effectuer des paiements individuels pour chacun de ces besoins.

L'utilisateur aura alors réglé tous ses besoins en matière de voyage. Il est également plus facile pour le TMC de gérer les remboursements individuels si l'un de ces services est annulé.

Les TMC peuvent donc rationaliser l'expérience du paiement des taxes douanières. Plus le processus est rapide, plus le client est satisfait.

Intégration de nouvelles fonctions commerciales

Les agences de voyages d’affaires peuvent tirer parti des paiements par carte de crédit virtuelle pour proposer de nouveaux services à leurs clients. Ils peuvent par exemple offrir des forfaits pour les événements hors site d’une entreprise, permettant à ladite entreprise de satisfaire ses employés en prenant en charge leurs frais de voyage. Il peut également être intéressant de permettre aux employés de faire appel individuellement aux TMC. Lorsqu'un cadre prévoit de voyager, par exemple, il pourra contacter directement l’agence pour qu’elle s’occupe des détails et des paiements. Celle-ci pourra ensuite lui délivrer directement les cartes virtuelles qui lui serviront pour son voyage.

Émission directe de cartes

Certaines agences de voyages d’affaires optimisent l’expérience de leurs clients en leur fournissant des cartes d’entreprise personnalisées, ce qui leur permet d’aider leurs clients à gérer la logistique de leurs voyages aussi bien en ligne que hors ligne. 

Ces cartes offrent en outre de nombreux avantages client, tels que des récompenses en espèces. En plus de cela, les agences perçoivent une commission à chaque fois que la carte est utilisée par un client. Une situation qui profite à tout le monde, en somme !

Accès rapide aux fonds de roulement et Cashback sur les marges réduites

La concurrence dans l'industrie du voyage est acharnée, ce qui peut conduire à des marges faibles. Les cartes de crédit Pliant offrent un généreux programme de Cashback qui récompense les niveaux élevés de dépenses effectuées avec la carte. De plus, la solution de cartes de crédit de Pliant offre un accès rapide au fonds de roulement. Cela vous permet de fournir des fonds en temps utile lorsque les besoins des clients se font sentir, ce qui permet à votre entreprise de fonctionner en douceur et de profiter des opportunités d'affaires sans délai.

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