Vincitin asiantuntijoiden avulla yritykset kehittyvät digitaaliteknologiaa hyödyntäen. Yrityksen luottokorttijärjestelmän nykyaikaistamiseksi Vincit päätti siirtyä itse käyttämään Pliantia. Tässä case-esimerkissä Vincitin taloushallinnon vastaava Merelle Ahlman kertoo, miksi hän suosittelee Pliantia sen helppokäyttöisyyden, aikaa säästävien ominaisuuksien ja useiden eri yksiköiden välisen luotettavuuden näkökulmasta.
Vincit, maailmanlaajuinen yli 600 asiantuntijan tiimi, pyrkii parantamaan yrityksiä hyödyntämällä digitaalista teknologiaa, painottaen käytännön etuja trendien seuraamisen sijaan. Yhtiön osakkeet ovat listattuna Nasdaq Helsinki Oy operoimalla First North -markkinapaikalla.
Uudistaakseen yhtiön luottokortit, Ahlman valitsi käyttöön Pliantin digitaalisen luottokorttiratkaisun Vincitin toimipisteissä Suomessa ja Ruotsissa. Hänen vastuualueisiinsa kuuluu kaikkien korttien valvonta, käyttäjien hallinta ja kirjanpidon tarkkuuden varmistaminen yrityksessä.
Pliantin hyödyt
Oman toiminnan hallinta: Mahdollisuus myöntää ja lukita luottokortteja sekä hallita korttikohtaisia asetuksia.
Reaaliaikainen tapahtumien seuranta: Tapahtumat näkyvät heti, mikä mahdollistaa nopean kuittien toimittamisen.
Ajan säästö: Poistaa tarpeen lomakkeiden täyttämiselle ja pankkiin yhteydenotolle. Nopea asiakastuki.
Vaatimustenmukaisuus: Suora hallinta korttien myöntämisessä ja perumisessa parantaa turvallisuutta ja luotettavuutta.
Haaste: Vincitin parantaminen digitaalisen teknologian avulla
Ennen Pliantin digitaalisen luottokorttiratkaisun käyttöönottoa Vincit kohtasi tehottomuutta perinteisten pankin myöntämien yritysluottokorttien kanssa.
Näiden korttien hallinta oli työlästä ja aikaa vievää, sillä uusien korttien myöntämistä, vanhojen lopettamista tai luottorajojen säätämistä varten piti lähettää sähköpostia pankkiin.
Lisäksi tapahtumat ilmestyivät kulujenhallintajärjestelmään, Bezalaan, kolmen päivän viiveellä, mikä aiheutti viivästyksiä kulujen seurannassa ja usein ongelmia puuttuvien kuittien kanssa.
Ratkaisu: Tehostettu toiminta Pliantin digitaalisen luottokorttiratkaisun avulla
Vincit yhdisti Pliantin Bezalaan, tuoden kortinhallinnan ja kulujen seurannan ajantasalle.
API-integraatio Bezalan kanssa varmistaa reaaliaikaisen tapahtumien näkyvyyden, parantaa talouden valvontaa ja mahdollistaa kuittien välittömän toimittamisen. Tämä saumaton prosessi on parantanut merkittävästi vaatimustenmukaisuutta, sillä työntekijät ovat motivoituneempia toimittamaan kuitteja ajallaan, automaattisten muistutusten tukemana. "He näkevät tapahtuman heti ja ottavat yksinkertaisesti kuvan kuitista ladatakseen sen. Nyt kirjanpitomme näyttää paljon paremmalta ja on ajantasalla verrattuna aiempaan", sanoo Ahlman.
Yksi Vincitin hyödyllisimmistä ominaisuuksista on mahdollisuus hallita itsenäisesti kaikkia luottokortteihin liittyviä toimintoja, mukaan lukien korttien myöntäminen, peruuttaminen ja luottorajojen välitön säätäminen. Tämä itsepalvelutoiminto poistaa perinteisten pankkien myöntämiin kortteihin liittyvät pitkät odotusajat ja hallinnollisen rasitteen. Työntekijät saavat nyt virtuaaliset kortit minuuteissa, mikä mahdollistaa nopeiden maksujen suorittamisen kiireellisissä tarpeissa.
”Aikaa säästävin prosessi on uuden kortin tilaaminen. Lisätään vain nimi ja sähköpostiosoite Pliant-sovelluksessa ja luodaan uusi virtuaali- tai fyysinen kortti. Ennen työntekijän piti täyttää paperityöt ja meidän piti lähettää ne takaisin pankkiin. Jos joku tarvitsee maksaa kallista ohjelmistoa tai jotain muuta, voimme vain sanoa, 'Odota hetki', ja sitten voin lähettää heille virtuaalikortin. Se on niin sujuvaa ja nopeaa.”
Pliant on tehostanut Vincitin luottokorttien hallintaa, parantanut kirjanpidon tarkkuutta ja lisännyt kokonaistehokkuutta, minkä vuoksi sitä suositellaan lämpimästi muille monikansallisille yrityksille.
Ajan säästö on merkittävä, erityisesti uusien korttien luomisessa. Ahlman lisää yksinkertaisesti työntekijän nimen ja sähköpostiosoitteen Pliant-sovelluksissa, toisin kuin aiempi työläs paperityö ja yhteydenotto pankkiin.
Suurinta osaa tehtävistä varten hänen ei tarvitse enää ottaa yhteyttä korttitarjoajaansa, mutta "jos työntekijällä on hankala kysymys, Roni, tilivastaavani Pliantilla, löytää nopeasti oikean vastauksen. Hän on tehnyt työni helpommaksi. Hänen tukensa ja aktiivinen yhteydenpitonsa varmistivat, että käyttöönotto sujui hyvin. Hän on korvaamaton ja erittäin taitava työssään", sanoo Ahlman.
Korttien peruuttaminen on myös tullut luotettavammaksi ja tehokkaammaksi, koska se hoidetaan suoraan Pliant-sovelluksilla, mikä poistaa pankkikäsittelyyn liittyvän epävarmuuden ja viiveet.
Kirjanpidon tarkkuus on parantunut huomattavasti reaaliaikaisen tapahtumaseurannan ansiosta, mikä varmistaa, että kirjanpito on ajantasaisempaa kuin koskaan ennen. Pliantin ja Bezalan integraation ansiosta tapahtumat näkyvät välittömästi, mikä parantaa taloustietojen luotettavuutta.
”Pliantin avulla luottokorttijärjestelmämme on ajantasaisempi kuin koskaan. Taloustiimi säästää paljon aikaa, erityisesti kulujen seurannassa, kuittien keräämisessä ja uusien korttien tilaamisessa, sillä prosessi on välitön ja paperiton. Korttien hallinta ja peruuttaminen suoraan Pliant-sovelluksilla on myös tehnyt järjestelmästä turvallisemman. Suosittelen Pliantia ehdottomasti muille monikansallisille yrityksille. Se on niin helppo, aikaa säästävä ja luotettava. Olen itse asiassa jo kertonut ystävälleni, 'Miksi teillä ei ole käytössä Pliant-kortteja?' Ne ovat niin hyviä ja helppoja käsitellä ja hallita.”
