“Pliantin avulla vältämme prosessit, jotka muuten veisivät viikkoja”
Auxmoney sai alkunsa vuonna 2007. Yrityksen tavoitteena on rakentaa Euroopan johtava digitaalinen alusta henkilökohtaisille lainoille ja auttaa yhä useampia ihmisiä saamaan tarvitsemansa laina. Raffael Johnen, auxmoneyn toimitusjohtaja ja co-founder, kertoi meille kokemuksistaan Pliantin digitaalisesta luottokorttiratkaisusta.
Riippumatta yrityksen koosta tai alasta, taloushallinto vaatii aina aikaa ja toimivia prosesseja. Ja mitä suurempi yritys, sitä tarkempaa organisointia tarvitaan. Kustannukset ovat suurempia, kuten myös odotukset sen suhteen, miten yrityksen sisäiset prosessit on järjestetty. Saksan suurimman lainanvälittäjän, auxmoneyn, haasteena oli yhä useammin sisäisten prosessien monimutkaisuus. Tästä sai alkunsa yhteistyö digitaalisia yritysluottokortteja tarjoavan Pliantin kanssa vuonna 2021.
Itsenäinen korttien hallinta Pliantin sovelluksessa ja digitaalinen kuittien tallennus.
Reaaliaikainen näkymä maksutapahtumiin.
Integraatiot muihin taloushallinnon ohjelmiin.
Haaste: Yhdestä toimitusjohtajan hallussa olevasta kortista satoihin yrityskortteihin
Aikaisemmin toimitusjohtaja Raffael Johnen vastasi yrityksen ainoasta luottokortista. Aina kun muut osastot tarvitsivat yrityskorttia maksua varten, hänen piti antaa kortti kyseiselle osastolle.
Työntekijöiden ja maksutapahtumien lisääntyessä suurin haaste oli luottokorttien hakemiseen ja hallintaan kulunut aika. Koko korttirumba vaati talousosaston aktiivista osallistumista, alkaen luottokortin hankkimisesta yksittäisille työntekijöille ja päättyen kuittien huolelliseen keräämiseen kirjanpitoa varten. Korttien hankkiminen työntekijöille oli loputon suo, ja se vei paljon aikaa. Vastuuhenkilölle korttien hallinta oli erittäin stressaavaa.
Ratkaisu: Sovellus, joka integroituu sujuvasti muihin taloushallinnon prosesseihin
Pliantin sovellus on auttanut yritystä yksinkertaistamaan työntekijöiden tekemien maksujen dokumentointia. Kyse ei ole vain kuittien tallennuksesta ja luokittelusta kirjanpitoa varten, vaan koko korttien hallinnan digitalisoinnista. Vastuuhenkilöt voivat luoda työntekijöille kortteja muutamalla klikkauksella, asettaa niihin sopivat käyttörajat ja muokata asetuksia myöhemmin tarpeen mukaan.
Aiemmin yrityksessä ei ollut kattavaa pääsyä reaaliaikaisiin maksutietoihin. Pliant ratkaisi tämän pulman, ja nyt kaikki maksut näkyvät selkeästi sovelluksessa.
Nykyään kuitit voidaan tallentaa näppärästi mobiilisovelluksen avulla tai lähettää suoraan sähköpostiin. Kuittien kerääminen oli ennen auxmoneylle raskasta.
Pliantin avulla yritys pystyy hoitamaan korttien hallinnan itsenäisesti. Jokaista korttia varten ei tarvitse luoda erillistä tiliä, ja Pliantin sovellus mahdollistaa korttien myöntämisen ja käyttörajojen muuttamisen reaaliajassa.
Lisäksi luottokorttiratkaisu integroituu helposti olemassa oleviin taloushallinnon ja kirjanpidon ohjelmistoihin. Auxmoneyyn teki vaikutuksen se, että tarvittavat tiedot voidaan viedä sovelluksesta muihin ohjelmistoihin. Yrityksiä voi arveluttaa, että heidän pitää muuttaa jo olemassa olevia taloushallinnon prosesseja, mutta Pliantin kanssa auxmoneyn ei tarvinut tehdä muutoksia.
Tällä hetkellä auxmoney käsittelee noin 1 000 maksutapahtumaa kuukaudessa, ja se on ottanut käyttöön yli 300 luottokorttia. Heidän mukaansa näitä lukuja olisi ollut mahdoton saavuttaa aiemmin käytössä olleilla prosessilla.
Nyt yrityksen työntekijät voivat maksaa omilla yritysluottokorteillaan kirjat, toimistotarvikkeet, työmatkat ja paljon muuta. Näin yrityksen operatiivisen johdon ei tarvitse olla mukana pienissä maksutapahtumissa ja tilauksissa.
Myös kuittien keräämiseen ja tarkastamiseen käytetty aika on minimoitu. Ennen Pliantin käyttöönottoa vain 60 prosenttia kuiteista toimitettiin suoraan talousosastolle ja loput 40 prosenttia piti erikseen etsiä ja lajitella.
”Pliantia käyttämällä olemme oma digitaalinen pankkimme ja vältämme prosessit, jotka muuten veisivät viikkoja.”
Raffael Johnen, Toimitusjohtaja ja co-founder, auxmoney
