Sähköinen kuitti kelpaa verotuksessa – ja kirjanpitäjäkin kiittää

Mikä on sähköinen kuitti?

Sähköisellä kuitilla voidaan viitata eri asioihin. Periaatteessa se on mikä tahansa digitaalisessa muodossa oleva versio kuitista,  joko alkuperäinen kuitti tai sen kopio. 

Sähköpostiin lähetetty kuitti

Jos olet törmännyt tilanteeseen, jossa myyjä pyytää korttimaksun jälkeen sähköpostisi kuitin lähetystä varten, olet vastaanottanut sähköisen kuitin. Tällöin maksupäätteellä ei tarvitse tulostaa lainkaan paperikuittia, vaan riittää, että kuitti maksusta on lähetetty sähköpostiin. 

Varsinkin pienemmissä liikkeissä sähköinen kuitti on usein suosittu. Pienyrittäjälle on kätevää, kun ei tarvitse ylläpitää kuittitulostinta, vaan maksu kuitteineen hoituu täysin sähköisesti.

Mutta sähköpostikuitti ei ole vain pienyritysten juttu. Esimerkiksi S-ryhmällä on käytössä sähköinen kuitti, joka toimitetaan asiakkaan sähköpostiin. 

Verkkomaksujen PDF-kuitti

Tämä on oikeastaan sama kuin edellinen kohta, mutta koskee verkkomaksuja. Jos teet ostoksen luottokortilla netissä, saat yleensä jälkikäteen sähköpostiisi tilausvahvistuksen ja kuitin. 

Sama toimii myös toistuvissa SaaS-maksuissa, joita yrityksillä usein on. Kuittia ei välttämättä lähetetä erikseen sähköpostiin, vaan sen voi käydä poimimassa palvelusta omalta käyttäjätililtä. Usein omalta tililtä löytyy koko maksu- ja kuittihistoria.

Perinteisestä paperikuitista tehty sähköinen kopio

Eli yleensä kuvatiedosto. Tyypillinen skenaario: saat paperikuitin ja rypistät sen lompakkoon. Kun talousosasto kyselee kuitin perään, kaivat sen esille ja nappaat kuvan puhelimella. Tämä kuva on nyt digitaalinen kopio alkuperäisestä kuitista. 

eKuitti eli sähköisesti rakenteista dataa siirtävä kuitti

Tämä on tulevaisuuden ratkaisu, joka automatisoi taloushallinnon toimia.

Tässä mallissa kuittidata kulkeutuu suoraan taloushallintoon koneluettavassa muodossa. Eli välissä ihmisen ei tarvitse poimia käsin tietoja paperilta tai PDF-kuitilta. Tällainen sähköinen kuitti on vielä melko harvinainen, mutta yleistynee tulevaisuudessa.

Kelpaako sähköinen kuitti verotuksessa ja kirjanpidossa?

Kyllä, sähköinen kuitti kelpaa kirjanpidossa ja siten myös verotuksessa. Alkuperäistä kuittia ei ole pakko säilyttää, vaan myös sähköinen kopio kuitista riittää. Esimerkiksi siis paperikuitista otettu kuva. 

Voisi sanoa, että sähköinen kuitti on paperikuittiin verrattuna jopa suositeltava valinta. Sähköinen kuitti säilyy paremmin, sillä sen muste ei haalistu. Sähköinen kuitti on yleensä helpompi löytää digitaalisesta arkistosta kuin etsiä mapeista pientä paperikuittia.

Sähköisiin kuitteihin pätee sama kuin muuhun kirjanpitoaineistoon: on tärkeää säilyttää se visusti tallessa. Mielellään siis esimerkiksi pilvipalvelussa ja ehkä parissakin eri paikassa. Jos yksittäinen kone kaatuu tai kovalevy tuhoutuu, kirjanpitoaineisto säilyy turvassa.

Kuinka pitkään (sähköinen) kuitti pitää säilyttää?

Kirjanpidon tositteet pitää lain mukaan säilyttää kuusi vuotta. Kuitit kuuluvat tähän kategoriaan, ja sähköistä kuittia koskevat samat määräykset kuin paperista aineistoa. Säilytä siis kaikki kuitit vähintään kuusi vuotta.

Miten skannaan kuitit puhelimella?

Kuittien skannaus puhelimella onnistuu useammalla eri tavalla.

1. Yrityksessä käytössä oleva kulujenhallintasovellus

Meillä Pliantilla, samoin kuin joillakin muillakin korttiyrityksillä, on oma sovellus, johon kortinhaltijat voivat tallentaa kuitit. 

Tämä on ainakin meidän mielestämme helpoin tapa tallentaa paperikuitti sähköiseen muotoon. Näin kuitti tallentuu saman tien valmiiksi kirjanpitoa varten. 

Eli käytännössä tämä toimii niin, että työntekijä tekee maksun kortilla ja sovellus muistuttaa kuitin tallennuksesta. Käyttäjä ottaa kuvan puhelimella ja lisää sen samalla sovellukseen maksun yhteyteen. 

2. Ota kuva kuitista puhelimen kameralla

Tämä lienee arkea monissa yrityksissä. Kuitista otetaan kuva puhelimella ja se lähetetään sähköpostilla talousosastolle tai kirjanpitäjälle. 

Sinänsä hyvin yksinkertaista, mutta kuittien vieminen kirjanpitoon vaatii tässä tapauksessa vähän enemmän käsityötä. Jos työntekijä ei tallenna kuittia heti, se myös unohtuu helposti.

3. Puhelimen skannaussovellus, joka muuttaa kuvan PDF:ksi

Tämä toimii samalla tavalla kuin edellinen kohta, mutta kuva muutetaan samalla PDF:ksi. Eli otat kuvan kameralla ja puhelimen sovellus muuttaa sen PDF:ksi. 

Tämä ei sinänsä ole pakollista, mutta kirjanpitäjä saattaa toivoa PDF-muotoa, koska sen avaaminen ja tarkastelu on helppoa eikä vaadi sen kummempia erikoisohjelmia toisin kuin jotkut harvinaisemmat kuvatiedostot. 

Skannaaminen onnistuu esimerkiksi: 

• iPhonella Notes- eli Muistiinpanot-sovelluksella

• Android-puhelimella Google Drive -sovelluksella

• muilla ilmaisilla skannaussovelluksilla, kuten Adobe Scanilla. 

4. Erillinen kuittisovellus

Kuittien skannaamiseen voi myös käyttää erillistä sovellusta, joka on suunniteltu nimenomaan tositteiden tallennusta varten. Esimerkiksi eTasku on tällainen sovellus, jolla työntekijät voivat kuvata ja tallentaa kuitit kirjanpitoa varten.

Näin sähköistät kuittisi Pliantissa

Käydään ihan käytännön tasolla läpi, miten kuittien tallennus käy näppärästi Pliantin sovelluksessa.

Ihan ensin työntekijällä pitää tietysti olla Pliant-luottokortti. Sen jälkeen maksaminen ja kuitin sähköinen tallentaminen käy helposti.

1. Käyttäjä maksaa Pliant-kortillaan yrityksen kulun.

2. Maksu näkyy Pliantin sovelluksessa, joka toimii sekä puhelimella että tietokoneella selaimessa.

3. Käyttäjä ottaa puhelimen kameralla kuitista kuvan. 

4. Nyt hän voi tallentaa kuvan oikean maksun yhteyteen sovelluksessa. Samalla käyttäjä lisää muut kirjanpitoa varten vaadittavat tiedot, kuten alv-kannan ja selvityksen, mistä kulussa on kyse (esim. asiakaskäynnin parkkimaksu). 

5. Nyt kaikki tarvittava kirjanpitoaineisto on Pliantissa, mistä kirjanpitäjä voi poimia ne.

Tekoäly hoitaa kuittien tallentamisen puolestasi 

Kuittien pyörittely ei taida olla oikein kenenkään lempipuuhaa. Mutta onneksi tekoäly voi hoitaa tämän yksitoikkoisen tehtävän. 

Pliantilla on käytössä niin sanottu kuittisähköposti. Se on yrityskohtainen postilaatikko, johon Pliant-korttien käyttäjät voivat lähettää kuitit. 

Käyttäjät voivat lähettää kuittipostilaatikkoon PDF-, JPG- ja PNG -muotoiset kuitit, jotka saapuvat heidän omaan sähköpostiinsa viestin liitteenä. Jos kuittitiedot ovat viestin tekstikentässä (eli HTML-muodossa), osaa tekoäly lukea myös ne. Tekoäly yhdistää postilaatikkoon saapuneet kuitit automaattisesti oikeisiin maksutapahtumiin.

Kuittipostilaatikon osoitteen voi myös lisätä toistuvien kulujen maksutietoihin, jolloin kuitit ohjautuvat aina suoraan kuittipostilaatikkoon ilman manuaalista viestien välittämistä. 

Kirjanpitäjä voi kuun lopuksi tarkistaa tapahtumat ja kuitit. Jos jokin on pielessä tai tapahtumista puuttuu kuitteja, hän voi helposti muistuttaa kortinhaltijaa lisäämään tarvittavat tiedot. 

Kuittien siirto kirjanpitoon CSV-raporteilla 

Ja lopuksi on tietysti aika viedä kuitit kirjanpitoon. Helpoiten se onnistuu, kun tositteet on tallennettuna yhteen paikkaan ja mukana on tarvittavat lisätiedot, kuten kustannuspaikka, alv-kanta ja kommentti tai selitys, miten kulu liittyy yritystoimintaan.

Pliantissa nämä tiedot tallentuvat sovellukseemme, mistä kirjanpitäjä vie ne helposti taloushallinnon ohjelmaan lopullista kirjanpitoa varten. Pliantissa on valmiit CSV-raportit, jotka ovat yhteensopivat Netvisorin ja Procountorin kanssa. 

Kirjanpitäjä voi viedä raportit suoraan taloushallinnon ohjelmaan. Valmista!