Näin luot ohjeet yrityksen luottokortin käyttöön

Miten yrityksen luottokortin käyttö eroaa henkilökohtaisesta kortista?

Yrityksen luottokortilla maksaminen itsessään ei eroa omalla henkilökohtaisella kortilla maksamisesta.

Maksuihin pitää tietysti olla lupa, eli yrityksessä pitää sisäisesti sopia, mihin kuluihin firman korttia saa käyttää. 

Yrityksen luottokortin käytössä on kuitenkin yksi keskeinen ero omaan henkilökohtaiseen korttiin. 

Koska kyseessä ovat yrityksen toimintaan liittyvät kulut, ne pitää tallentaa kirjanpitoon. Eli jokaisen kulun tositteena tulee olla kuitti ja muut kirjanpitoon vaaditut tiedot, kuten kommentti, joka selvittää, mikä kulu on kyseessä. 

Eroa on myös siinä, mikä taho on kortin käytöstä ja maksuista vastaa:

Kuka on vastuussa yrityksen kortin käytöstä ja maksuista? 

Tässä on kaksi vaihtoehtoa:
1. Yrityksen vastuulla oleva kortti 

Tällöin yritys on vastuussa kortilla tehdyistä maksuista. Eli lasku ei tule työntekijälle. Tämä on kätevin tapa, sillä näin yrityksen talousosasto on koko ajan kartalla kaikista kuluista eikä kenenkään tarvitse käsitellä jälkikäteen kululaskuja.  

Työpaikalla sisäisesti voi kuitenkin olla omia käytäntöjä. Yrityksen vastuu korttilaskusta ei tarkoita, että työntekijä voi vinguttaa korttia mielin määrin. Jos korttia esimerkiksi käytetään väärin, voi olla, että maksut vähennetään palkasta. 

2. Yhteisvastuullinen kortti

On olemassa myös luottokortteja, joissa kortin omistaja (yritys) ja rinnakkaiskortinhaltija (työntekijä) ovat yhdessä vastuussa rinnakkaiskortista. Tällöin lasku menee työntekijälle ja sitten tehdään taas matka- ja kululaskuja. 

Tämä ei ole kovin hyvä järjestely. Emmekä sano näin vain siksi, että Pliantin yrityskortit eivät ole yhteisvastuullisia. 

Yhteisvastuullinen kortti ei juurikaan eroa siitä, että  työntekijä maksaisi kulut omalla henkilökohtaisella kortillaan. Tällöin yrityksen takaaman luottokortin hyödyt jäävät vähäisiksi. Helpompaa on, kun kortti on suoraan yrityksen vastuulla. Tämä on myös työntekijän kannalta reilumpaa. 

Firman kortit työntekijöille – luo yhteiset ohjeet ja säännöt

Ennen kuin hankit työntekijöille kortit, on hyvä pistää kasaan yhteiset pelisäännöt, miten korttia saa käyttää. 

Pohdi ainakin näitä viittä asiaa, kun luot yritykseen korttikäytäntöjä. 

1. Käyttörajat

Minkä kokoisen käyttörajan kukin kortti tarvitsee? Jokaisella kortilla ei tarvitse olla maksimiluottoraja käytössä.

Työntekijöiden luottokortteihin kannattaa asettaa korttikohtaiset käyttörajat sen mukaan, millaisiin kuluihin työntekijä tarvitsee korttia.

Jos kortilla maksetaan vain satunnaisia parkkimaksuja ja liikelounaita, ei siinä kannata olla 10 000 euron käyttörajaa. Sen sijaan digimarkkinoinnin maksuihin voikin helposti upota useita tuhansia euroja joka kuukausi. 

2. Riittääkö virtuaalinen kortti?

Jos korttia käytetään lähinnä online-maksuihin, voi pelkkä virtuaalinen kortti olla riittävä. 

Esimerkiksi IT-tiimissä korttia saatetaan käyttää lähinnä SaaS-maksuihin tai verkkokaupasta tilattavien laitteiden maksuihin. Tällöin virtuaalinen kortti voi olla toimiva ratkaisu.

Virtuaalisen luottokortilla on ainakin kolme etua: 

1. Helppo käyttöönotto. Esimerkiksi Pliantilla yrityksen pääkäyttäjä voi myöntää työntekijöille virtuaalisia luottokortteja vain parilla klikkauksella ja kortti on heti valmis käyttöön. 

2. Edullisuus. Jos kortista ei tilata lainkaan muoviversiota, saattaa se olla edullisempi. 

3. Turvallisuus. Virtuaalinen kortti on olemassa vain digitaalisesti, joten sitä ei voida varastaa lompakosta. 

3. Mitä kuluja yrityksen kortilla saa maksaa?

Työntekijöiden pitää tietysti tietää, mihin kuluihin korttia saa ylipäänsä käyttää, mihin maksuihin pitää pyytää erillinen lupa ja keneltä lupa pyydetään. 

Suoraan työhön liittyvät kulut, kuten ohjelmistomaksut, ovat yleensä selkeitä tapauksia. Mutta saako työtapaamiseen tilata taksikyydin? Millaisia tarjoiluja liikekumppaneille voi kustantaa?  

4. Matkakulut 

Jos yrityksen työntekijät matkustavat, on sitä varten hyvä kirjata selkeät säännöt. 

Matkustaminen ei tarkoita vain ulkomaan matkoja, vaan myyntitapaaminen toiseen kaupunkiin voi olla työmatka. 

Maksavatko työntekijät kaikki matkaan liittyvät kulut yrityksen kortilla? Maksaako työnantaja ateriakorvausta tai päivärahoja? 

5. Kuittien tallennus ja kirjanpitotietojen lisäys

Tätä ei voi liikaa korostaa. Kun työntekijälle myönnetään yrityksen luottokortti, on hyvä teroittaa, että jokaiseen yrityksen kortilla tehtyyn maksuun pitää toimittaa kuitti ja muut kirjanpitoon vaaditut tiedot, kuten kommentti siitä, mitä yrityksen kulua maksu koskee.

Koska työntekijät eivät yleensä ole kirjanpidon ammattilaisia, on hyvä laatia tarkat ja yksityiskohtaiset ohjeet siitä, mitä tietoja kuitilla on oltava ja mitä lisätietoja maksuihin on lisättävä. Liian tarkkoja ohjeita ei ole olemassakaan! 

Tästä pitäisi tulla arkinen osa kulujen hallintaa. Talousosastolla hermot kiristyvät, jos puuttuvista kuiteista pitää joka kuukausi muistuttaa – pahimmillaan monta kertaa. 

Riskit oman kortin käytössä – eli miksi kannattaa maksaa yrityksen kortilla

Työntekijän henkilökohtaisen kortin käyttö ja kulukorvausten hakeminen ovat monessa yrityksessä arkipäivää. Käytäntö on saattanut vakiintua vuosien varrella, mutta se ei ole ihan ongelmatonta. 

Kun työntekijä maksaa omalla kortillaan, käyttää hän oman luottokorttinsa luottorajaa. Jos esimerkiksi työmatkalla luottoraja tulee vastaan, ei työnantaja voi nostaa sitä. Jos käytössä sen sijaan on Pliant-yrityskortti, luottorajaa voidaan nostaa reaaliajassa ja näin saadaan lisää varoja työntekijän käyttöön.

Maksaessaan omalla kortillaan työntekijä toimii hän toimii yrityksen rahoittajana. Jos kulukorvaus maksetaan vasta palkan yhteydessä, voit rahoja joutua odottelemaan kuukauden päivät. Tämä ei ole työntekijän kannalta ihanteellista eikä kovin reilua. 

Samalla vaikeutuu kulujen seuranta. Kokonaiskuvaa kuluista on vaikea nähdä, jos työntekijät käyttävät omia rahojaan yrityksen maksuihin. Työntekijä ei välttämättä tee kulukorvausta samalla minuutilla, joten kulut tulevat budjetista vastaavan henkilön ja talousosaston tietoon viiveellä. 

Myös kulujen hallinta ja kirjanpito on työläämpää. Jos työntekijät tekevät kululaskuja, joutuu joku taloustiimissä käsittelemään ne. Koko prosessi, ja kirjanpitomateriaalin kokoaminen, on helpompaa, jos työntekijät maksavat yrityksen kortilla ja tallentavat tarvittavat tiedot valmiiksi kirjanpitoa varten. 

Usein kysyttyä yrityksen luottokortin käytöstä 

Miksi kannattaa käyttää luottokorttia?

Luottokortilla on debit-korttiin verrattuna monia etuja. 

Ensinnäkin luottokortissa on ostoturva. Jos joudut petoksen uhriksi, voit reklamoida maksun ja saada rahasi takaisin.  

Joihinkin maksuihin tarvitaan luottokortti, eikä kauppias hyväksy debit-korttia. Näin on varsinkin joidenkin yrityksen kulujen kanssa. Esimerkiksi toistuviin SaaS-maksuihin saatetaan vaatia luottokortti, eikä auton vuokraaminen yleensä onnistu debit-kortilla. 

Ja luottokortilla saa yleensä maksuaikaa, mikä parantaa yrityksen kassanhallintaa.

Miten hankkia yrityksen luottokortti työntekijälle? 

Tämä riippuu siitä, mistä yrityksen luottokortti on hankittu. Joskus rinnakkaiskortteja pitää erikseen hakea pankilta. 

Mutta luottokortin hakeminen työntekijälle voi myös tapahtua täysin ilman kontaktia pankkiin tai korttiyhtiöön. 

Esimerkiksi meillä Pliantilla korttien myöntäminen työntekijöille on täysin asiakasyrityksen omissa käsissä. Rinnakkaiskortteja ei siis tarvitse hakea meiltä, vaan yrityksessä voidaan sisäisesti antaa lisäkortteja työntekijöiden käyttöön. Kortteihin voidaan asettaa sopivat korttikohtaiset käyttörajat. 

Voiko yrityksen luottokortin myöntää maksuhäiriöiselle? 

Kyllä voi. Tämä riippuu sitä, millainen kortti työntekijälle myönnetään.

Jos kortti on yrityksen vastuulla, yritys voi antaa kortin työntekijälle, jolla on maksuhäiriömerkintöjä. Tällöin kortin myöntäjä ei välttämättä tarkista työntekijän luottotietoja, vaan rinnakkaiskorttien antaminen työntekijöille on yrityksen vastuulla. 

Voit lukea täältä lisää yrityksen luottokortista ilman luottotietoja.

Voiko yrityksen kuluihin käyttää omaa korttia? 

Kyllä voi, mutta yleensä ei kannata.

Työntekijän kannalta on ikävää käyttää omia rahoja ja sitten tehdä kululasku ja odottaa kulukorvausten maksua.

Yrityksen kannalta taas kokonaiskuva kuluista hämärtyy, jos maksut eivät näy heti yritykselle. Työntekijöillä voi olla avoimia ja hakemattomia kulukorvauksia, jotka tehdään sitten, kun muistetaan. Kun kulut maksetaan yrityksen kortilla, helpottuu kulujen hallinta. 

Yrityksen kortin käyttö helpottaa myös kirjanpitoa. Kun työntekijät maksavat yrityksen kortilla ja tallentavat kuitit, kirjanpitomateriaali on helposti valmiina lopulliseen kirjanpitoon.