Miten matkanjärjestäjät hyötyvät virtuaalisista luottokorteista?

Digitaaliset maksut ovat nykypäivää. Kuitenkin virtuaaliset luottokortit ovat vielä vähän tuntemattomia. Virtuaalisilla korteilla on merkittäviä hyötyjä erityisesti yritysten työmatkoja järjestäville palveluntarjoajille. Ne voivat sujuvoittaa esimerkiksi maksukokemusta asiakkaan, lentoyhtiön ja hotellin välillä. (Katsotaan vähän myöhemmin, mitä tämä käytännössä tarkoittaa.) 

Paneudutaan seuraavaksi siihen, miten virtuaaliset kortit tehostavat myös matkanjärjestäjien omaa arkea ja sisäisiä prosesseja. 

Mikä on (B2B-)matkanjärjestäjä? 

Matkanjärjestäjä voi viitata perinteisiin matkatoimistoihin ja pakettimatkoja järjestäviin yrityksiin. 

Tässä yhteydessä keskitymme kuitenkin ennen kaikkea matkanjärjestäjiin tai matkatoimistoihin, jotka keskittyvät yritysten matkustustarpeisiin. Käytännössä siis työmatkoihin. Matkatoimistolla saattaa olla vanhahtava klangi, mutta nykypäivän matkanjärjestäjät tarjoavat yleensä yrityksille sähköisen kanavan, jonka kautta työmatkojen järjestely sujuu näppärästi. 

Toisin kuin matkatoimisto, josta kuluttaja ostaa lomamatkan kertaluonteisesti, yritysmatkanjärjestäjillä on yleensä jatkuva palvelusopimus yritysasiakkaan kanssa. Näin matkanjärjestäjä voi siis järjestää asiakkaan työmatkoja pidemmällä aikavälillä.

Sopimusmatkatoimisto ei järjestä vain yksittäisiä liikematkoja, vaan se hoitaa kaikki jatkuvat työmatkajärjestelyt kuukausimaksua vastaan. Tämä palvelumalli säästää asiakkaiden aikaa ja rahaa. 

Matkanjärjestäjät tarjoavat yritysasiakkaille muun muassa seuraavia palveluja:

• hotellien ja lentojen varaaminen

• auton vuokraus

• kuljetukset (esim. lentokenttäkuljetukset)

• valuutanvaihto 

• viisumien hakeminen ja hallinta  

• matkavakuutukset.

Mikä on virtuaalinen luottokortti?

Varsinkin suuryrityksille työmatkajärjestelyjen ulkoistaminen sopimusmatkatoimistolle on fiksua. Jos yrityksessä tehdään paljon työmatkoja, aikaa säästyy, kun käytännön järjestelyt ja paperityöt hoitaa joku muu. 

Matkanjärjestäjille on tietenkin tärkeää, että työmatkoihin ja varauksiin liittyvät maksut ovat sujuvia ja turvallisia, ja tässä kuvaan astuvat virtuaaliset luottokortit. Virtuaaliset kortit ovat melkein identtisiä fyysisten korttien kanssa. Suurin ero on, että virtuaaliset kortit ovat olemassa vain digitaalisesti. 

Muutoin korteilta löytyvät samat ominaisuudet kuin muovikorteilta:

• 16-numeroinen korttinumero

• turvakoodi (CVV)

• kortinhaltijan nimi ja laskutusosoite 

• virtuaalikortit voivat olla debit-, luotto- tai prepaid-kortteja.

Tärkeä lisäetu on myös virtuaalisten korttien helppo luominen ja käyttöönotto. Käyttäjät voivat luoda virtuaalisia kortteja joko manuaalisesti tai API-integraation kautta. Lopputulos: uusien korttien luominen on helppoa ja nopeaa, mikä auttaa myös budjetin hallinnassa.

Näin matkanjärjestäjät hyötyvät virtuaalisista luottokorteista

Luodaan seuraavaksi nopea katsaus siihen, miten virtuaalikortit voivat auttaa matkatoimistoja tarjoamaan parempaa palvelua yritysasiakkaille: 

1. Kattava näkymä maksutapahtumiin helpottaa kulujen valvontaa.

2. Parempi turvallisuus.

3. Ajansäästö: matkakulujen käsittely on nopeampaa. 

Virtuaalikorteilla on korttikohtaiset käyttörajat sekä uniikit korttinumerot ja turvakoodit. Kun esimerkiksi hotelli veloittaa maksun kortilta, maksu vahvistetaan käytännössä saman tien. Kaikki hoituu reaaliajassa.

Miten matkan varaus ja maksu toimivat virtuaalisella luottokortilla?

Otetaan esimerkiksi hotellivaraus.

Varausprosessi

1. Matkustaja tekee varauspyynnön matkanjärjestäjälle.

2. Matkanjärjestäjä varaa matkan asiakkaan puolesta.

3. Matkan käsittely alkaa.

4. Matkustaja kirjautuu hotelliin. 

5. Matkalasku käsitellään.

Maksuprosessi

1. Matkanjärjestäjä tilaa virtuaalikortin kortinmyöntäjältä.

2. Virtuaalinen kortti toimitetaan turvallisesti digitaalisesti.

3. Kortin tiedot lähetetään varausjärjestelmään. 

4. Hotelli veloittaa maksun yrityksen virtuaaliselta kortilta. 

5. Lasku käsitellään ja yhdistetään automaattisesti maksutapahtumaan. 

   

Matkanjärjestäjien asiakkaiden tyypillisiä haasteita

• Kaikki yrityksen kulut maksetaan tavallisilla muovisilla luottokorteilla.

• Luottokorttien hakeminen ja korttien hallinta on työlästä.

• Korttipetosten riski ja hankala kulujen valvonta. 

• Maksuprosessien kankeus, kun turvallisuussyistä automaatiot eivät ole mahdollisia.

• Kaikki kauppiaat eivät hyväksy käytössä olevia kortteja (esim. debit-kortteja).

• Maksutapahtumien raportointi ja käsittely on hankalaa ja altista virheille, mikä kuormittaa talousosastoa.

• Luottokorttilaskun ja mahdollisten muutosten ja hyvitysten manuaalinen tarkistus.

• Korkeat valuutanvaihdon ja ulkomaan maksujen kulut. 

• Liian pienet luottorajat. 

Näin Pliantin ratkaisu helpottaa matkanjärjestäjiä ja heidän asiakkaiden arkea 

• Mahdollisuus luoda kertakäyttöisiä kortteja jokaista varausta varten sekä virtuaalisia kortteja, joissa on korttikohtaiset käyttörajat.

• Helppokäyttöinen sovellus, jossa virtuaalisia kortteja voi luoda reaaliajassa.

• Korttikohtaiset turvallisuusasetukset, kuten käyttörajat, sallitut kauppiaat tai maantieteelliset rajoitukset.

• Maksutietojen vieminen muihin ohjelmistoihin, kuten matkalaskuohjelmaan.

• Visa Platinum -yritysluottokortti, jolla voi maksaa maailmanlaajuisesti.

• Kattavat raportit. Korteille voidaan luoda esimerkiksi räätälöityjä kustannuspaikkoja tiliöinnin ja kirjanpidon helpottamiseksi. 

• Valuutanvaihdosta ei peritä lisäkuluja.

• Houkutteleva cashback-maksutapaetu.

• Korkeat luottorajat tarpeen mukaan. 

Miten virtuaaliset luottokortit voivat auttaa matkanjärjestäjiä kasvattamaan liiketoimintaansa?

Digiaika on tuonut mukanaan uusia bisnesmahdollisuuksia myös matkanjärjestäjille, sillä virtuaalikorttien ansiosta maksujen käsittely on entistä helpompaa.

Tässä vaiheessa mukaan astuu termi merchant of record (MoR). Sillä viitataan yritykseen tai tahoon, joka huolehtii kaupankäynnissä maksuliikenteeseen liittyvistä yksityiskohdista, kuten veroista ja raportoinnista. Yleensä tällainen MoR operoi esimerkiksi verkkokauppiaan ja hänen asiakkaansa välillä. 

Matkanjärjestäjille digiratkaisut tarjoavat mahdollisuuden ryhtyä tällaiseksi maksuliikenteen käsittelijäksi. Tällöin matkanjärjestäjä voi kerätä ensin maksut asiakkailta ja välittää ne sitten edelleen jokaiselle matkan alihankkijalle. Matkanjärjestäjät voivat hyödyntää näin virtuaalikortteja ja helpottaa asiakkaidensa matkavarausten tekoa. 

Näin virtuaaliset kortit auttavat B2B-matkanjärjestäjiä tarjoamaan lisähyötyä asiakkaille:

Tehokkaammat maksut 

Virtuaaliset kortit poistavat käsityönä tehtävät maksut ja niihin liittyvät paperityöt. Kassavirran hallinta paranee ja samalla kulut pienenevät. 

Näin matkanjärjestäjien ei myöskään tarvitse ylläpitää suuria asiakaspalvelutiimejä. Riittää, että virtuaalikorttien luominen on automaattista ja näin maksut menevät läpi saman tien. 

Kun maksu on tehty, lasku ilmestyy suoraan yrityksen järjestelmään. Automaation ansiosta virheiden riski vähenee. 

Sujuvampaa arkea

Työntekijöillä on usein kiire varata matka. Ja tässäkin virtuaalisista luottokorteista on hyötyä matkan järjestävälle yritykselle. Eri maksut voidaan jakaa eri virtuaalikorttien kesken. 

Otetaan esimerkki. Työntekijä tarvitsee yhteen varaukseen lennon, hotellin, vuokra-auton ja matkavakuutuksen. Matkanjärjestäjä voi luoda neljä erillistä virtuaalikorttia ja veloittaa eri maksut omilta korteiltaan. Näin maksujen hallinta on matkanjärjestäjän kannalta helpompaa. Jos joku palveluista peruutetaan, on hyvitykset helppo kohdentaa. 

Asiakkaan kannalta koko maksuprosessi on helppo ja vaivaton – näin myös asiakastyytyväisyys paranee. 

Mahdollisuus tarjota uusia palveluja

Matkanjärjestävät voivat hyödyntää virtuaalisia korttia ja tarjota uusia palveluja asiakkailleen.

Esimerkki tällaisesta palvelusta voisi olla asiakasyritykselle tarjotut virkistyspäiväpaketit. Työntekijät ovat tyytyväisiä, kun joku muu hoitaa matkajärjestelyt heidän puolestaan. 

Toinen mahdollisuus on antaa yksittäisille työntekijöille suora pääsy matkanjärjestäjän palveluihin. Esimerkiksi johtohenkilöt, joiden työnkuva sisältää paljon työmatkoja, voivat olla suoraan yhteydessä matkanjärjestäjään, joka hoitaa matkan yksityiskohdat, varaukset ja maksut. Asiakas voi itse myöntää virtuaalisia kortteja, joilla matkakulut katetaan.

Korttien helppo luominen ja käyttöönotto

Jotkut B2B-matkanjärjestäjät parantavat asiakaskokemustaan tarjoamalla brändättyjä yrityskortteja. Näin matkatoimiston asiakkaat voivat hoitaa matkakulujen maksun sekä netissä että fyysisesti paikan päällä. Korteilla voi olla myös muita lisäetuja, kuten cashback-ostohyvitys. Ja kirsikkana kakun päällä: matkanjärjestäjä tienaa palkkion joka kerta, kun heidän asiakkaansa maksaa kortilla. Win-win!

Yhteenveto

Virtuaalisten luottokorttien edut B2B-matkanjärjestäjän kannalta eivät ehkä tule heti mieleen, mutta korteista on paljon hyötyä. Virtuaalikortit tekevät työmatkalaisen asioinnista helpompaa ja sujuvampaa.

Mutta hyödyt eivät rajoitu vain asiakkaille tarjottuihin palveluihin.

Matkatoimistot voivat parantaa omia toimintojaan virtuaalisilla korteilla. Kortit voidaan yhdistää helposti yrityksen taloushallinnon prosesseihin, jolloin maksujen valvonta on helpompaa ja korttipetosten riski pienenee.

Etsitkö yrityksellesi sopivaa korttiratkaisua? Varaa demo.