3 tapaa valita kustannuspaikat kuluille (ja miten helpotat myös tiliöintiä)

Tiliöinnin perusteet

Aloitetaan tiliöinnin perusteista ja siihen liittyvästä sanastosta. Jos tämä on sinulle jo peruskauraa, hyppää vaan reilusti eteenpäin. 

Mikä on kustannuspaikka?

Kustannuspaikka on kirjanpitotapahtuman kohdennus yrityksen sisällä. Jos yrityksellä on esimerkiksi useita toimipaikkoja, kuluja saatetaan kohdistaa niihin. 

Kustannuspaikat ovat yrityksen itse valittavissa ja niiden tarkoitus on tukea raportointia ja seurantaa. Kustannuspaikat eivät siis ole kirjanpidollinen vaatimus, vaan niistä on hyötyä ennen kaikkea yritykselle itselleen. 

Mikä on kirjanpidon tili?

Kirjanpidon tili (tai kirjanpitotili) on kirjanpidossa käytetty luokka, joihin yrityksen kulut ja ostolaskut eritellään sen mukaan, mihin kokonaisuuteen (eli tiliin) ne kuuluvat. Tietyntyyppiset kulut tiliöidään aina samalle kirjanpitotilille. 

Tiliöinti ja kirjanpidon tili ovat kirjanpidon perusteita. Kirjanpitotilit järjestävät tapahtumat loogisesti ja kirjanpidon tarkasteltavuus jälkikäteen helpottuu. 

Miten kustannuspaikka ja kirjanpidon tili eroavat toisistaan?

Yrityksillä on omia tiliöintikäytäntöjä, mutta usein kirjanpitotilit on enemmän tai vähemmän vakiintuneita. Kustannuspaikat sen sijaan ovat firman sisäisiä ja omiin toimintoihin liittyviä kohdennuksia.

Käyttötarkoitus myös eri. Kirjanpidon tilillä järjestetään kirjanpito. Kirjanpitotilien avulla luokitellaan kulut ja kohdennetaan ne oikein ja varmistetaan, että kirjanpito menee lakien ja määräysten mukaan. Kun kirjanpitotilejä käytetään oikein ja johdonmukaisesti, kirjanpito on myös jälkikäteen tarkasteltavissa ja vertailukelpoinen.

Kustannuspaikkoihin kohdentaminen taas on vapaaehtoista ja on enemmänkin yrityksen sisäisen seurannan ja raportoinnin työkalu. Pienellä yrityksellä ei välttämättä ole edes eritelty lainkaan kustannuspaikkoja. 

Mitä on tiliöinti? 

Tiliöinti on yksinkertaisesti prosessi, jossa yrityksen tapahtumat luokitellaan ja kohdennetaan kirjanpitoa varten. 

Yleensä kulujen ja ostolaskujen tiliöinnin hoitaa kirjanpitäjä, mutta toki hänen työnsä helpottuu, jos yrityksen luottokorttia käyttävät työntekijät tietävät itse, mikä kululuokka menolle valitaan. 

Ja huomioi, että kululuokka ei itseasiassa ole sama asia kuin kirjanpitotili. Kululuokat ovat geneerisempiä luokkia, joita voidaan käyttää menojen luokitteluun. Mutta niiden lisäksi on yrityksen pysyvät kirjanpitotilit. Työntekijä voi esimerkiksi valita sopivan kululuokan, mutta kirjanpitäjä tiliöi lopulta tapahtuman oikealle kirjanpitotilille. 

Mikä on tilikartta?

Tilikartta on lista kaikista kirjanpitotileistä. Tilikartassa on oltava selitys jokaisen kirjanpidon tilin sisällöstä, ja lähtökohtaisesti niiden on pysyttävä sisällöltään samana läpi tilikauden.

Kirjanpito-ohjelmistoon sisältyy yleensä jonkinlainen oletustilikartta ja lista kirjanpitotileistä, mutta yrityksen kannattaa aina muokata niitä omiin tarpeisiin sopivaksi. 

3 tapaa valita kustannuspaikat yrityksen kuluille

Kuten jo mainittu, kustannuspaikat ovat yrityksen itse valittavissa. Pienellä yrityksellä ei välttämättä ole tarvetta luoda erillisiä kustannuspaikkoja, mutta isommassa yrityksessä niistä voi olla apua kulujen raportoinnissa. 

Kustannuspaikkojen käytöllä on myös yksi lisähyöty: niitä voidaan käyttää kulujen automaattisessa kohdentamisessa. Tämä helpottaa paitsi tiliöintiä, myös eri kustannusten seurantaa ja vertailua. 

Oma tyyli paras tyyli, mutta tässä pari esimerkkiä, millaisia kustannuspaikkoja voidaan käyttää.

1. Toimipaikan mukaan

Klassinen kustannuspaikka. Jos yrityksellä on eri toimipaikkoja, kuten toimistot Espoossa, Kuopiossa ja Vaasassa, on tyypillistä luoda niille omat kustannuspaikat ja kohdistaa kulut toimipaikan (eli kustannuspaikan) mukaan. 

2. Tiimin mukaan

Jos budjetit on laadittu tiimeittäin, silloin myös tiimeittäin eritellyt kustannuspaikat auttavat raportointia sekä kulujen ja toteutuneen budjetin seurantaa. 

Esimerkiksi markkinoinnin toteutuneita kuluja on helppo verrata budjettiin, kun kuluille valitaan kustannuspaikaksi Markkinointi. 

3. Projektin mukaan 

Jos yrityksen toiminta perustuu esimerkiksi asiakkaille toteuttaviin projekteihin tai hankkeisiin, voi olla fiksua eritellä kulut projektien mukaan. Näin kunkin projektin kuluja voi seurata erittelemällä tapahtumat kustannuspaikoittain. 

Näin automaattiset kustannuspaikat helpottavat kulujen seurantaa 

Pliantissa voit lisätä yrityksen luottokortille oletuskustannuspaikan. 

Työntekijöiden korteilla voi olla eri kustannuspaikkoja. Esimerkiksi asiakaspalvelun kortit luokitellaan Asiakaspalvelun kustannuspaikkaan, markkinointitiimin työntekijöiden korttien kustannuspaikka on Markkinointi ja niin edelleen.

Näin kortilla tehdyt maksut kohdistuvat automaattisesti oikeaan kustannuspaikkaan. Kun asiakaspalvelutiimin työntekijä maksaa Pliant-kortillaan, kulu kohdistuu automaattisesti Asiakaspalveluun. 

Pliantissa kulut voi luokitella sekä kustannuspaikan että kustannusyksikön mukaan

Kustannuspaikkojen lisäksi Pliantissa on mahdollisuus käyttää kustannusyksiköitä. Ne eivät ole kirjanpidon vaatimus, vaan kustannuspaikkojen tapaan ne ovat apuna yrityksen omassa raportoinnissa. 

Kustannuspaikkojen ja -yksiköiden avulla yrityksen kuluja voidaan seurata eri tasoilla. Kustannuspaikat ovat yleensä suurempia kokonaisuuksia, kun taas kustannusyksiköt menevät ikään kuin niiden "alle". Kustannusyksiköt sopivat siis vielä tarkempien osa-alueiden seurantaan.

Jos kustannuspaikkaa käytetään esimerkiksi tiimin kulujen raportointiin, kustannusyksikköjä voidaan käyttää tiimin projektien tai työntekijöiden kulujen seurantaan. 

Kustannuspaikkojen ja -yksiköiden rakenne on vapaasti valittavissa. Tärkeintä on, että ne auttavat sisäistä raportointia. 

Esimerkki

Markkinointitiimillä on omat virtuaaliset kortit, joiden oletuskustannuspaikka on Markkinointi. Kullakin kortilla on vielä oma kustannusyksikkönsä: B2B- ja B2C-markkinointi. Kaikki korteilla tehdyt maksut kohdistuvat oikeisiin kustannuspaikkoihin ja -yksiköihin. Näin jälkikäteen voidaan tarkastella markkinoinnin kuluja kokonaisuutena ja vertailla vielä tarkemmin B2B- ja B2C-markkinoinnin menoja.