Kuitit kirjanpitoon napinpainalluksella – tutustu Netvisor- ja Procountor-ratkaisuihimme

Kuitit säilyvät parhaiten digitaalisesti

Yritystoimintaan liittyvät tositteet on säilytettävä lain vaatiman ajan, ja siksi niistä kannattaa pitää hyvää huolta. Kuittien tallentamisessa tyyli sinänsä on vapaa. Sähköinen muoto on nykyään suosikki, mutta saa tositteita säilöä muovitaskuissakin. 

Pari sääntöä kuittien ja kirjanpitoaineiston säilytyksessä kuitenkin on:

1. Kuitin pitää olla tarkasteltavissa. Eli käytännössä kuitin pitää olla sellaisessa muodossa, että siitä saa helposti selvää ja sen pystyy toimittamaan tarkastukseen ilman viiveitä. Kuitista kannattaa tallentaa sähköinen kopio, sillä paperikuitista saattaa muste haalistua ajan myötä. 

2. Kuitit pitää säilyttää lain vaatimat kuusi vuotta. Eli jos kohdalle sattuisi verotarkastus, kirjanpitoaineisto (sisältäen kuitit) pitää olla saatavilla kuusi vuotta taaksepäin.

3. Kirjanpitomateriaalia ei saa muuttaa jälkikäteen. Paperisen kuitin saa kyllä skannata ja tallentaa sähköisesti, mutta kuitin sisältöön ei saa kajota. 

3 tapaa vielä kuitit kirjanpitoon 

Yrityksissä on erilaisia ratkaisuja sen suhteen, miten kaikki eri tositteet markkinointikuluista tyky-päivän kustannuksiin tallentuvat siististi kirjanpitoon.

Tässä kolme tyypillistä tapaa tallentaa kuitit kirjanpitoon.

1. Käyttäjä tallentaa kuitin valmiiksi kirjanpitoon

Kuitit kulkeutuvat kirjanpitoon kätevästi, kun yrityksen luottokortin käyttäjät tallentavat kuitit itse käyttäen korttiyrityksen sovellusta tai ohjelmistoa. 

Meillä Pliantilla ja muutamilla muillakin kortin myöntäjillä on oma mobiili- ja selainsovellus, jossa voi hallinnoida yrityksen luottokortteja. Samalla sovelluksella voi myös tallentaa maksuihin liittyvät kuitit, alv-kannat, kustannuspaikat ja muut maksutiedot valmiiksi kirjanpitoon. 

Näin kirjanpitoaineisto kerääntyy valmiiksi ja kuun loputtua materiaali on helppo viedä kirjanpito-ohjelmaan.

2. Erillinen kuittisovellus kuittien skannausta varten

Toinen tapa on käyttää erillistä sovellusta, jolla kuitista otetaan kuva ja se tallennetaan kirjanpitäjän saataville. Suomessa esimerkiksi eTasku on tunnettu skannaussovellus. 

3. Kuvat kuiteista lähetetään sähköpostilla talousosastolle 

Kuitista otetaan kuva puhelimella, se laitetaan sähköpostin liitteeksi ja lähetetään talousosastolle. Tämä on arkea monessa yrityksessä, mutta ei ehkä se kätevin tapa oikein kenenkään kannalta.

Työntekijältä unohtuu helposti kuittien toimitus. Ja jos kuitin lähetys unohtuu, pitää talousosaston erikseen muistutella niistä.

Jos työntekijä lähettää vajavaiset tiedot, taas sama juttu. Tästä seuraa turhaa sähköpostittelua edestakaisin.

Ja lopulta talousosaston tai kirjanpitäjän pitää kuitenkin viedä tiedot ja kuitti sähköpostista taloushallinnon ohjelmaan ja kirjanpitoon.

Näin tallennat kuitit Pliantissa

Nykyään yrityskortteja myöntävillä yrityksillä on onneksi hyviä ratkaisuja kuittien hallintaa varten. 

Otetaan esimerkiksi meidän oma Pliant-sovelluksemme. Näin kuittien tallentaminen toimii:

1. Työntekijä maksaa Pliant-kortillaan yrityksen kulun.

2. Maksu näkyy Pliantin sovelluksessa, joka toimii sekä puhelimella että tietokoneella selaimessa.

3. Käyttäjä ottaa kuvan kuitista puhelimella ja tallentaa sen (tai PDF-kuitin) sovelluksessa maksun yhteyteen. Samalla maksuun voi lisätä muut tarvittavat tiedot, kuten alv-erittelyn, kustannuspaikan ja lisätiedot kirjanpitoa varten.

4. Ta-daa! Kaikki tiedot ovat valmiina kirjanpitoon. 

Vinkki! Jos kuittien yhdistäminen maksuihin laiskottaa, tekoäly auttaa. Pliantilla on käytössä yrityskohtainen kuittisähköpostilaatikko, johon käyttäjät voivat lähettää kortillaan tekemiensä maksujen kuitit. Tekoäly yhdistää kuitin oikeaan maksuun. Jos vaikkapa ohjelmiston lisenssimaksusta tulee kuitti PDF:nä sähköpostiin, sen voi lähettää edelleen kuittisähköpostilaatikkoon, josta tekoäly poimii sen. 

Mitä kirjanpitoaineistoa Pliantista voi viedä kirjanpito-ohjelmaan?

Kirjanpitoaineistoon kuuluu tietysti monia asioita, aina sähkölaskuista ajopäiväkirjoihin. Pliantiin tallentuvat kuitit, jotka liittyvät Pliant-korteilla tehtyihin maksuihin. 

Tällaisia kuluja ovat esimerkiksi:

• digimainonta

• matkakulut, kuten lennot, junaliput tai hotellit

• lisenssit

• ohjelmistot

• toimiston kahvit, teet ja muut tarjoilut

• tiimipäivät, tyky-päivät ja muut yhteiset tapahtumat.

Eli käytännössä kaikki ne kulut, joita ei makseta laskulla. 

Tämän takia yritysluottokortin käyttö on suotavaa: maksutapahtumat tositteineen on helppo viedä sellaisenaan kirjanpitoon. Kuvio muuttuu mutkikkaaksi, jos työntekijät käyttävät omia rahojaan ja tekevät kululaskuja jälkikäteen.

Näin esikirjanpito siirtyy kirjanpito-ohjelmistoon (valmiiksi tiliöitynä!)

Noniin, nyt kaikki korttimaksujen kuitit ja tiedot ovat Pliantissa.

Pliantiin kertynyt aineisto on valmis kirjanpitoon sellaisenaan. Käyttäjät tallentavat kaiken tarvittavan tiedon: kuitin, alv-erittelyn, kustannuspaikan ja tarvittavat lisätiedot.

Aineisto on myös valmiiksi tiliöity. Pliant on sen verran fiksu, että ohjelmisto osaa tehdä osan tästä itse. 

Jos vaikkapa IT-tiimille myönnetään kortti ohjelmistokuluja varten, voidaan kortin oletuskustannuspaikaksi asettaa IT.  Kun kortilla tehdään maksuja, ne tiliöityvät automaattisesti IT-kuluihin. Ja tämä tieto kulkee kirjanpitoon. 

On hyvä luoda yhteiset käyttösäännöt työpaikalle, niin työntekijät osaavat itse tallentaa kuitit oikein ja lisätä tarvittavat tiedot. 

Talousosasto voi tarkistaa Pliantissa näppärästi edellisen kuukauden kirjanpitoaineiston. Jos jotain puuttuu, käyttäjä voi lisätä puuttuvat tiedot. 

Pliantin yhteensopivat CSV-raportit helpottavat kirjanpitoa Netvisorissa ja Procountorissa

Netvisorin ja Procountorin taloushallinnon ohjelmat ovat Suomessa laajasti käytössä. Niissä hoituu yrityksen taloushallinto ja lopullinen kirjanpito. Sitä varten tarvitaan tietysti tiedot yrityksen kuluista sekä kirjanpitoaineisto.

Kun kuitit, eli kirjanpitoaineisto, on tallennettu Pliantiin, on ne helppo vielä suoraan taloushallinnon ohjelmistoon. Tällä hetkellä tarjolla on Netvisoriin ja Procountoriin yhteensopivat CSV-rarportit, ja myös muita integraatioita on työn alla.

Ota ulos raportti halutulta ajanjaksolta (eli yleensä kuukaudelta), tallenna se tietokoneellesi ja sitten vain tuo se Netvisoriin tai Procountoriin. Kentät ovat oikeissa kohdissa, eli turhaa käsityötä ei tässä tarvita.  

Heräsikö kiinnostus Pliant-kortteja kohtaan? Varaa demo täältä.