3 helppoa tapaa tehdä matkalasku (ja miten jätät kululaskut historiaan)
Matkalasku, tuo työmatkan jälkeinen pakollinen paha. Tässä kolme tapaa, miten matkalaskun voi tehdä sähköisesti sekä ekstravinkki, jolla voit luopua matkakulujen karhuamisesta jälkikäteen kokonaan.
Ella-Roosa Koivupuro
Mikä on matkalasku?
Matkalasku on lasku, jolla työntekijä hakee työnantajalta korvauksia työmatkasta koituneista matkakuluista. Työnantaja maksaa ja tilittää matkakorvaukset matkalaskun perusteella.
Työnantaja tarvitsee matkalaskun yrityksen kirjanpitoon tositteeksi matkakuluista, jotka on maksettu työntekijälle.
Mitä matkakuluja voi hakea työnantajalta?
Matkakulujen korvaaminen riippuu työpaikan käytännöistä. Työpaikalla on voitu sopia, korvataanko matkat toteutuneiden kulujen mukaan vai maksetaanko päivärahoja ja kilometrikorvauksia.
Tärkeintä on siis luoda yhteiset säännöt, jotta jokainen työntekijä tietää, miten työmatkan jälkeen pitää toimia.
Mutta yleisesti ottaen matkalaskulla voi hakea seuraavia matkakorvauksia:
1. Matkakulut
Matkakuluja ovat työntekijän henkilökohtaisilla rahoilla maksetut kulut, kuten junaliput tai hotellit. Kulukorvauksia varten työntekijän pitää toimittaa kuitit matkaan liittyvistä kuluista.
Jos kulut on maksettu yrityksen kortilla, silloin korvauksia ei tietenkään enää haeta työnantajalta. Tositteet, eli kuitit, pitää silti toimittaa.
2. Päivärahat
Päivärahaa voidaan maksaa kattamaan poikkeavia kuluja, joita matkalla yleensä syntyy.
Päivärahan suuruuden määrittää verohallinto. Kotimaan ja ulkomaan matkoille on omat päivärahansa, samoin sen mukaan, onko kyseessä osa- vai kokopäivän työmatka.
Kotimaan osapäiväraha vuonna 2023 (matkan kesto yli 6 tuntia): 22 €
Kotimaan kokopäiväraha vuonna 2023 (matkan kesto yli 10 tuntia): 48 €
Ulkomaan päiväraha riippuu kohdemaasta. Joissakin maissa tietyt kaupungit on eritelty vielä erikseen ja niille määritelty oma päiväraha.
Yleensä kalliissa suur- tai pääkaupungeissa hintataso on kovempi kuin kohdemaassa keskimäärin. Esimerkiksi New Yorkissa ja Washingtonissa päiväraha on korkeampi kuin muualla Yhdysvalloissa.
Yhdysvaltain päiväraha vuonna 2023: 92 €. New York, Los Angeles ja Washington: 100 €.
3. Ateriakorvaus
Jos päivärahaa ei makseta, työnantaja voi kuitenkin maksaa ateriakorvausta. Sen tarkoituksena on kattaa nimensä mukaisesti matkan aikana ruokailuja, jos työntekijä ei voi syödä tavallisella ruokailupaikallaan.
Vuonna 2023 yhden ateriakorvauksen summa on 12 euroa.
4. Kilometrikorvaus
Jos työntekijä käyttää omaa autoaan työmatkan tekoon, työnantaja voi korvata sen käytöstä kilometrikorvausta. Vuonna 2023 kilometrikorvauksen määrä autolla on 53 snt/km.
Työmatkaksi lasketaan tilapäinen matka, joka suuntautuu työpaikan tai kodin ulkopuolelle.
Päivärahojen maksua varten työmatka on määritelty niin, että sen tulee suuntautua vähintään 15 kilometrin päähän työpaikasta tai kotoa. Kodin ja työpaikan väliset matkat eivät ole työmatkoja.
Pitääkö työnantajan maksaa päivärahaa tai kilometrikorvausta?
Päivärahan ja kilometrikorvauksen suuruus tulee verohallinnolta, mutta näiden maksaminen ei ole lakisääteistä. Niistä voi olla sovittu joko työehtosopimuksessa tai työsopimuksessa.
Matkakuluja voidaan korvata muillakin tavoin, kuten korvaamalla toteutuneet kulut kuittien perusteella. Tällöin työntekijän pitäisi toimittaa matkalaskulla työnantajalle kaikki kuitit esimerkiksi bensoista, aterioista ja majoituskuluista.
Mutta yleensä päivärahat ja kilometrikorvaukset ovat suoraviivaisia ja monelle tuttuja tapoja korvata matkakuluja. Se on vakiintunut tapa ja käytössä monilla työpaikoilla.
Miten ikinä matkakorvauksia maksetaankaan, matkalasku itsessään on pakollinen. Työnantaja tarvitsee sen itselleen tositteeksi työntekijälle maksamistaan korvauksista.
Mitä matkalaskulla pitää olla?
Laissa ei ole määritelty tiettyä muotoa ja sisältöä matkalaskulle. Työpaikalla kannattaa sopia yhteiset käytännöt sen suhteen, mitä matkalaskulle tulee merkitä.
Yleensä laskulle kuitenkin merkitään seuraavia asioita:
Kuka on matkustanut?
Matkan syy ja ajankohta.
Matkan kesto kellonajan tarkkuudella, eli lähtö- ja paluuaika.
Minne on matkustettu? Varsinkin kilometrikorvauksia haettaessa tarkka reitti.
Millä kulkuneuvolla on matkustettu? Jos haetaan kilometrikorvauksia, tässä voi eritellä myös, onko esimerkiksi jouduttu kuljettamaan peräkärryä. Siitä saa korotettua korvausta.
Liitteeksi tositteet kuluista, joille haet kulukorvauksia. Esimerkiksi lentoliput tai majoituskulut.
3 tapaa tehdä matkalasku
Kuten mainittu, laki ei määritä, missä muodossa matkalaskun tulee olla. Periaatteessa se voisi olla vaikka ruutupaperilla, mutta nykyään kätevintä on tietysti tehdä matkalaskut sähköisessä muodossa.
Tässä kolme eri tapaa tehdä matkalasku digitaalisesti.
1. Taloushallinnon ohjelma
Monissa taloushallinnon ohjelmissa on valmiina matkalaskujen luonti. Jos työntekijöillä on käyttöoikeudet järjestelmään, voivat he luoda matkalaskut itse suoraan järjestelmässä ja lähettää ne hyväksyttäviksi.
Yleensä ohjelmistossa on valmiina laskuri, johon matkakorvausta hakeva työntekijä vain syöttää tarvittavat tiedot ja ohjelma laskee automaattisesti päivärahojen ja kilometrikorvausten summan.
Esimerkiksi suosituissa taloushallinnon ohjelmissa Netvisorissa ja Procountorissa voi luoda matkalaskuja ja kulukorvauksia.
2. Erillinen matkalaskuohjelma
Matkalaskujen tekoa varten on mahdollista myös käyttää erillistä matkalaskuohjelmaa, jos nykyisessä taloushallinnon ohjelmistossa sitä ei ole valmiina.
Matkalaskuohjelma löytyy esimerkiksi seuraavilta toimijoilta:
Bezala
Visma
Azets
eTasku
💡 Onko yrityksessänne käytössä Bezala? Hyödynnä Pliantin Bezala-integraatio ja matkalaskujen teko käy entistäkin helpommin.
3. Valmis matkalaskupohja
Yrityksessä voidaan myös luoda oma matkalaskupohja, jota kaikki työntekijät käyttävät.
Matkalaskun teossa tyyli on vapaa, ja työpaikalla voidaan sopia omia tapa tehdä matkalaskuja. Pienessä yrityksessä matkalaskut voidaan tehdä vaikkapa Wordissa tai Excelissä.
Kätevintä kuitenkin on, jos kyseessä on jollain lailla automatisoitu ratkaisu, edes valmis matkalaskupohja, joka laskee päivärahat ja kilometrikorvaukset syötettyjen arvojen perusteella.
Työntekijälle on raskasta laskea summia itse. Prosessi on myös altis virheille, sillä kaikki työntekijät eivät luultavasti tunne jokaista kulukorvauksiin ja päivärahan laskemiseen liittyvää kiemuraa.
Oli tyyli mikä tahansa, tärkeää on, että
laskulta löytyvät keskeiset tiedot
se tallentuu kirjanpitoon
sitä säilytetään osana kirjanpitoaineistoa lain vaatimat kuusi vuotta.
Ei kulukorvauksia ollenkaan – rinnakkaiskortit työntekijöille
Jos päivärahoja ja kilometrikorvauksia maksetaan, niitä varten pitää tehdä matkalasku. Tästä ei pääse yli eikä ympäri.
Mutta muut matkakulut sen sijaan hoituvat helpoiten niin, että työntekijä maksaa ne itse firman kortilla. Esimerkiksi juna- tai lentoliput ja majoituskulut on kätevintä maksaa suoraan yrityksen luottokortilla.
Näin työntekijän ei tarvitse käyttää omaa rahaa matkakulujen maksuun ja odotella sitten kulukorvauksia jälkikäteen.
Ja talousosastolle erityisen hyviä uutisia: heidän ei tarvitse käsitellä kululaskuja.
Aseta työntekijöiden korteille sopivat käyttörajat
Jos ajatus yrityksen luottokorttien myöntämisestä työntekijöille arveluttaa, muista, että korteille voidaan asettaa erilaisia käyttörajoja.
Esimerkiksi Pliantilla rinnakkaiskorttien myöntäminen on helppoa suoraan käyttöliittymässä.
Lisäkortteja varten ei tarvitse odotella luottopäätöksen tekoa, vaan kaikki yrityksen Pliant-kortit käyttävät yhtä yhteistä luottorajaa. Jokaiselle yksittäiselle kortille voidaan kuitenkin asettaa haluttu korttikohtainen käyttöraja.
Näin esimerkiksi silloin tällöin matkustavalle työntekijälle voidaan tilata rinnakkaiskortti ja asettaa siihen maltillinen käyttöraja.
Etsitkö yrityskorttia, johon on helppo hankkia rinnakkaiskortteja työntekijöiden käyttöön? Varaa etätapaaminen meille, ja kartoitetaan yhdessä korttitarpeenne.
