Tarjetas de Crédito Corporativas para Empleados: Lo Que Necesita Saber
Una tarjeta de crédito corporativa moderna para empleados es segura, transparente y ahorra tiempo para la gestión, los empleados y los contables a través de procesos digitales optimizados.
Problemas Comunes con las Tarjetas Corporativas Tradicionales para Empleados
Los ejecutivos y gerentes financieros de Pliant a menudo comparten problemas similares durante las consultas iniciales:
Los gastos difíciles de rastrear pueden llevar a fraudes, o al menos, a largos tiempos de procesamiento, frustrando tanto a los empleados como al departamento de contabilidad.
Los detalles de las tarjetas de crédito tienden a circular por toda la empresa, sin importar cuán cuidadoso sea. Los pagos no autorizados, como las suscripciones a servicios como LinkedIn, pueden ser difíciles de rastrear.
Las empresas suelen comprar en una variedad de tiendas en línea y utilizan numerosos servicios en línea, especialmente herramientas basadas en la nube, SaaS y publicidad en línea. Estos gastos, a menudo pagados por varios empleados que utilizan tarjetas de crédito, crean desafíos cuando una sola tarjeta es utilizada por varios empleados, ya que cada transacción debe ser atribuida manualmente a la persona o departamento correspondiente.
Las compras en tarjetas de crédito corporativas a menudo ocurren antes de que los recibos estén disponibles, pero reunir recibos originales es esencial para las deducciones fiscales y auditorías, un proceso que puede ser tedioso.
Los clientes informan que generalmente prefieren las tarjetas de los empleados para los pagos, ya que simplifican y aceleran los procesos en comparación con la facturación. Sin embargo, los inconvenientes de las tarjetas de crédito corporativas tradicionales a menudo llevan a las empresas a restringir su uso tanto como sea posible.
Por esta razón, muchas empresas están buscando soluciones modernas de tarjetas de crédito para empleados y equipos de adquisiciones, para aliviar la carga sobre la gestión y simplificar el manejo de recibos para los usuarios y la contabilidad.
En este artículo, responderemos a preguntas clave.
¿Cuándo es Útil una Tarjeta de Crédito para Empleados?
Una tarjeta de crédito corporativa para empleados es un método de pago reconocido para viajes de negocios, costos de publicidad y pagos de suscripciones. Permite transacciones rápidas y seguras, y ofrece comodidad para empleados, contabilidad y gestión, con cargos que se deducen directamente de la cuenta empresarial.
Sin acceso a una tarjeta corporativa, los empleados deben cubrir los gastos comerciales por adelantado, lo que se convierte en una carga poco razonable, especialmente para gastos grandes como estancias en hoteles y vuelos.
El manejo de muchos gastos pequeños también ocupa un tiempo significativo en contabilidad, ya que ingresar manualmente transacciones menores en el software contable puede ser muy laborioso.
¿Por Qué No Es Suficiente una Sola Tarjeta de Crédito Corporativa?
Si su empresa solo tiene una tarjeta de crédito corporativa compartida entre los empleados, los procesos internos pueden volverse lentos e inseguros. Cada pago requiere aprobación verbal, lo que significa que el empleado debe primero consultar con un supervisor y luego informar a la contabilidad sobre la compra.
Las transacciones solo son posibles si tanto la tarjeta como el teléfono de la empresa que se utiliza para recibir el código de autorización (TAN) están disponibles. Al final del mes, la contabilidad debe emparejar los pagos con el empleado correcto y recopilar los recibos.
«No se puede mantener los pagos organizados por empleado cuando todo se maneja a través de una sola tarjeta. Esto crea una falta de transparencia y conveniencia en las operaciones comerciales diarias.»
Beneficios de las Tarjetas de Crédito Corporativas para Empleados
Al integrar una solución digital de tarjetas de crédito empresariales en sus procesos de pago y emitir tarjetas de crédito corporativas individuales a sus empleados, su empresa puede disfrutar de varias ventajas:
Transparencia y Control
Imagine que uno de sus empleados está en un viaje de negocios y se registra en un hotel. El proyecto del cliente toma más tiempo del esperado y necesitan quedarse dos noches adicionales. Sin embargo, su límite de tarjeta de crédito ha sido alcanzado. ¿Qué opciones tiene usted y su empleado en esta situación?
Con la solución de tarjeta de crédito digital de Pliant, su empleado puede solicitar un aumento de límite directamente en la app. Una vez aprobado, el límite superior está disponible de inmediato, y puede revertir el cambio con igual facilidad más tarde. No hay necesidad de contactar a Pliant, siempre que no se haya superado el límite de crédito total de la empresa.
Ahorro de Tiempo
Digitalizar los procesos de pago mediante tarjetas de crédito corporativas ahorra tiempo y dinero. Cada proceso relacionado con transacciones se vuelve más rápido y conveniente. En lugar de presentar solicitudes formales y esperar a que lleguen los resúmenes mensuales por correo, todos los interesados se benefician de la gestión completamente digital de tarjetas y recibos.
Satisfacción del Empleado
Desde la perspectiva del empleado, una solución de tarjeta de crédito empresarial digital elimina muchos procesos frustrantes, como largas cadenas de aprobación y la necesidad de adelantar gastos comerciales. Tener que pagar de su bolsillo y luego manejar informes de gastos puede ser muy frustrante para los empleados.
Sin Verificación de Crédito para Empleados
Al solicitar una tarjeta de crédito corporativa para un empleado, su puntuación de crédito personal no importa. Incluso con un puntaje de crédito negativo, los empleados pueden recibir una tarjeta de crédito personalizada, ya que la empresa—y no el individuo—es responsable de los pagos. Para mitigar el riesgo, las empresas deben solicitar un informe de crédito actual y establecer un acuerdo de uso con los empleados para la tarjeta corporativa.
3 Alternativas a las Tarjetas de Crédito Corporativas y Sus Desventajas
En el pasado, muchas empresas permitieron a los empleados usar tarjetas de crédito personales o cuentas bancarias para gastos comerciales. Hoy en día, esta práctica presenta desventajas significativas para todos los involucrados. Los empleados asumen riesgos innecesarios, y las empresas enfrentan complicaciones cuando los gastos privados y comerciales se entrelazan.
1. Los Empleados Usan Sus Tarjetas de Crédito Personales para Gastos Empresariales
En este escenario, el empleado usa su tarjeta de crédito personal para compras comerciales, como viajes, y es reembolsado al final del mes. Idealmente, la cuenta del empleado es reembolsada a tiempo para cubrir la factura de la tarjeta de crédito. Sin embargo, el empleado aún asume la responsabilidad, corre el riesgo de un impacto negativo en su puntuación de crédito y depende de un reembolso oportuno por parte del empleador. Si hay retrasos, el empleado se enfrenta a cargos por mora, lo que aumenta aún más su riesgo.
Además, el proceso de reembolso es administrativamente complejo, lo que carga tanto a los empleados como a los departamentos de contabilidad.
2. Transacciones de Tarjeta Corporativa Procesadas a Través de Cuentas Bancarias de Empleados
Desde 2016, las regulaciones de la UE han exigido que las transacciones con tarjetas de crédito corporativas se carguen directamente a la cuenta bancaria de la empresa y se utilicen solo para fines comerciales. No se permiten cuentas personales. Las empresas deben establecer un acuerdo con el emisor de la tarjeta, vinculando la cuenta empresarial a todas las transacciones.
Si los gastos de viaje de negocios se cargan a una tarjeta corporativa pero se procesan a través de una cuenta personal, esto crea varios problemas. La Unión Europea prohíbe esta práctica para asegurar que los empleados no sean considerados responsables de manera personal y para proteger sus datos personales. Es esencial una separación clara entre los gastos empresariales y las cuentas personales.
3. Tarjetas de Oficina de Viajes para Múltiples Empleados
Una tarjeta de oficina de viajes, o tarjeta de empresa, es una tarjeta de crédito física o virtual que se utiliza principalmente para gastos de viajes de negocios. Estas tarjetas no se emiten a un empleado específico y no permiten retiros de efectivo ni pagos en persona.
El departamento de adquisiciones o la oficina de viajes normalmente posee la tarjeta, que se emite a nombre de la empresa y no de un individuo. Puede utilizarse para transacciones B2B, como reservas de hoteles, alquiler de automóviles o compras en línea.
Sin embargo, para cubrir gastos adicionales de viaje, los empleados aún necesitarán una tarjeta corporativa o ser reembolsados por pagos personales.
Si su empresa no tiene un departamento de adquisiciones dedicado y sus empleados son responsables de sus pagos, una tarjeta de oficina de viajes no es una opción viable.
¿Qué empleado debería recibir una tarjeta virtual?
Teóricamente, puede usar la aplicación Pliant para emitir tarjetas de crédito virtuales a los empleados sin ningún papeleo adicional. Invite a los empleados a través de la aplicación y emítales una tarjeta virtual para uso inmediato, o solicite una tarjeta física.
Puede elegir entre las siguientes opciones de tarjeta según las necesidades de su empresa:
Tarjetas Físicas: Pliant ofrece la Tarjeta de Negocios Pliant VISA Platinum como la opción estándar, o la Tarjeta VISA Infinite para necesidades más exclusivas.
Tarjetas Virtuales: Cree tarjetas virtuales en la aplicación Pliant para uso inmediato, sin necesidad de activación. Los empleados pueden tener múltiples tarjetas digitales para diferentes propósitos, proyectos o proveedores.
Tarjetas Virtuales de Monedero: Los empleados pueden recibir tarjetas de pago en línea de Pliant para usar en aplicaciones como Uber, para que no haya necesidad de usar la tarjeta de empresa, lo que permite una gestión más fluida.
«Desde que comenzamos a usar Pliant, hemos ahorrado una cantidad increíble de tiempo. Las solicitudes de tarjetas para nuevos empleados, que antes tardaban semanas, ahora toman menos de un minuto.»
Lea nuestro estudio de caso para aprender por qué todos los empleados de Dennis Ramaty ahora utilizan tarjetas virtuales para pagos en línea.
Control Efectivo de Gastos con Roles y Permisos para Empleados
No todos los empleados deberían tener acceso total a todas las transacciones de tarjetas. Pliant ofrece tanto una aplicación de administración como una aplicación simplificada para usuarios de tarjetas, proporcionando acceso solo a las tarjetas que les corresponden.
Pliant permite asignar roles como propietario, administrador, contador, usuario de tarjeta o gerente de equipo, para controlar quién puede acceder a qué funciones de la cuenta de su empresa.
Acelere sus Procesos de Pago con la App de Pliant
Al utilizar tarjetas de crédito corporativas de Pliant para múltiples empleados como parte de la solución de tarjeta de crédito digital, muchos procesos pueden acelerarse a través de la app de Pliant:
Solicitud de Presupuesto: Los empleados pueden solicitar una nueva tarjeta de crédito, sugiriendo reglas como límites mensuales o de transacción. Un campo de etiqueta para la tarjeta y un campo de comentario facilitan la comunicación interna.
Aprobación: Un administrador es notificado automáticamente de la solicitud y puede crear inmediatamente una nueva tarjeta o ajustar las reglas. Todos los ajustes para las tarjetas físicas y virtuales pueden modificarse en cualquier momento en la app.
Transacción: Una tarjeta de crédito virtual está instantáneamente disponible para el empleado, mientras que una tarjeta física puede tardar unos días en llegar. Con su tarjeta personalizada, el empleado realiza pagos dentro de las reglas predefinidas y el acuerdo de uso.
Captura de Recibos: Los empleados suben los recibos necesarios directamente en la app, por ejemplo, tomando una foto rápida en un restaurante, que luego se vincula al pago.
Monitoreo: La contabilidad tiene acceso a todos los datos de gastos directamente en la app. Pueden ver las transacciones en tiempo real y monitorearlas. La digitalización de estos procesos automatiza tareas tediosas como clasificar recibos o perseguir a colegas por los que faltan.
«La necesidad de pedir recibos de tarjetas de crédito o devolver informes de gastos de viaje incorrectamente llenados ha mejorado enormemente. No se deja nada atrás. Los gastos de viaje se reembolsan más rápido y mi equipo tiene toda la información que necesita para evaluaciones fiscales seguras de las transacciones. Todos saben dónde están los recibos y su estado. La coordinación es más fácil tanto para la persona que presenta el recibo como para la que lo procesa para el pago. Esto solía causar mucha frustración y nos costaba mucho tiempo a ambos lados.»
Al introducir Pliant, el Sr. Sander y su equipo de seis personas han ahorrado un 25% de su tiempo debido a chequeos de recibos más rápidos y menos seguimientos. Lea el informe completo de experiencia del grupo doctari aquí.
Consideraciones Clave para Tarjetas de Crédito Corporativas para Múltiples Empleados
Antes de emitir una tarjeta de crédito a empleados individuales, deben abordarse los siguientes tres puntos:
Establecer Mecanismos de Seguridad
Como cualquier otro método de pago, las tarjetas de crédito corporativas para empleados conllevan ciertos riesgos. Sea consciente de estos riesgos por adelantado. Asegúrese de utilizar todas las características de seguridad de la solución de tarjeta de crédito empresarial digital para detectar el uso indebido por parte de terceros o incluso de empleados a tiempo. Los mecanismos de seguridad efectivos incluyen:
3D-Secure y PSD2
Límites individuales para cada tarjeta
Transparencia en tiempo real sobre todas las transacciones
Asignación de roles con derechos individuales para supervisores, empleados y contadores
Notificaciones automáticas para varios procesos
Bloqueo de tarjetas directamente en la app
El objetivo de estas características es que todas las partes siempre tengan una visión general de todas las transacciones realizadas con las tarjetas y puedan actuar de manera independiente si es necesario.
Limitar la Responsabilidad
Se establece un acuerdo marco entre la empresa y el proveedor de la tarjeta de crédito para el uso de tarjetas de crédito corporativas, que también aclara la responsabilidad. En caso de daños causados por uso no autorizado, la empresa es responsable, no el empleado. Si la información de la tarjeta de crédito es robada y se eluden todos los mecanismos de seguridad, el riesgo se limita al límite de crédito de la tarjeta del empleado afectado.
Formular un Acuerdo de Uso
Se recomienda un acuerdo de uso por escrito al emitir tarjetas de crédito corporativas a empleados. Este debe detallar claramente para qué se pueden utilizar las tarjetas de crédito y qué gastos están prohibidos. De esta manera, usted estará legalmente protegido y se aclarará la responsabilidad por gastos individuales.
Excluir el Uso Privado
Una pregunta común es: ¿Puede un empleado usar una tarjeta corporativa para fines personales? La respuesta es un claro no. La tarjeta debe utilizarse solo para gastos relacionados con el negocio. Los pagos privados no tienen lugar en los registros financieros de una empresa. También, tenga en cuenta que la empresa es responsable de cada transacción. Por esta razón, no se debe aceptar ningún pago sin la verificación del recibo.
Definir Procesos Internos para Excepciones
A pesar de todos los acuerdos, pueden ocurrir transacciones no deseadas, por ejemplo, si un empleado usa accidentalmente su tarjeta corporativa en lugar de una personal. Para tales excepciones, su empresa debe tener acuerdos internos claros. Cambiar tarjetas puede causar problemas contables. Si el empleado actúa deliberadamente, esto puede resultar en la terminación inmediata del empleo.
Al adoptar la solución de tarjeta de crédito corporativa de Pliant, las empresas pueden empoderar a los empleados para que tomen decisiones de compra más rápidas y eficientes, mientras mantienen el control y la supervisión sobre todos los gastos de la empresa. Esto no solo ahorra tiempo y dinero, sino que también ayuda a las empresas a mantenerse ágiles en un mercado cada vez más competitivo.
