Reembolso de gastos: Una guía para empresas

¿Qué es el reembolso de gastos?

El reembolso de gastos se refiere al proceso mediante el cual una empresa compensa a un empleado por los gastos relacionados con el negocio que ha pagado de su bolsillo. Cuando un empleado incurre en costos mientras realiza sus funciones laborales, el empleador reembolsará estos gastos una vez que el empleado presente una solicitud de reembolso junto con la documentación necesaria, como recibos.

Los gastos reembolsables son componentes financieros cruciales dentro de una empresa, representando los costos que los empleados asumen en nombre de la empresa durante el transcurso de su trabajo. Las organizaciones se comprometen a reembolsar a los empleados por estos gastos, siempre que presenten la documentación adecuada para validar el gasto y que los gastos se alineen con el presupuesto de la empresa.

Estos gastos están directamente vinculados a las operaciones comerciales y pueden abarcar una variedad de costos, incluidos viajes, comidas, suministros de oficina y equipos esenciales para cumplir con las responsabilidades laborales.

Tipos más comunes de gastos reembolsables

• Gastos de viaje para viajes de negocios (billetes de transporte público, billetes de avión, alquiler de coche, etc.).

• Gastos de comidas y restaurantes.

• Alojamiento para viajes de negocios (hoteles, apartamentos).

• Suministros de oficina.

• Eventos de negocio (entradas para ferias comerciales, conferencias, etc.).

• Estacionamiento en viajes de negocios.

• Regalos a clientes por parte del empleador.

• Dispositivos móviles (smartphones, tabletas, laptops).

• Costos de envío (cartas, paquetes).

5 Sistemas de Reembolso de Gastos en España

Cuando se trata de viajes de negocios, el tema de los reembolsos puede resultar confuso debido a la variedad de términos utilizados y las diferencias en las políticas de reembolso. En este artículo, aclararemos los conceptos clave y exploraremos los diferentes tipos de sistemas de reembolso de gastos que pueden adoptar las empresas en España.

1. Reembolso Fijo o por Dietas

El reembolso fijo o por dietas es el sistema más sencillo desde el punto de vista administrativo. Este método se basa en un importe predeterminado que se paga independientemente de los gastos reales incurridos por el empleado. El importe mínimo está fijado por el convenio colectivo, mientras que el máximo es determinado por la empresa.

Este tipo de reembolso no requiere la presentación de recibos o documentos, ya que se considera una cantidad aproximada. Sin embargo, si se autorizan otros gastos de viaje adicionales, estos sí serán gravados. Además, existen diferencias en la fiscalidad según la ubicación del viaje:

• Desplazamientos dentro del municipio: completamente gravados.

• Viajes fuera del municipio: no tributan hasta los siguientes límites:

  • 46,48€ por día para desplazamientos intracomunitarios.

  • 77,46€ por día para viajes al extranjero.

Cualquier importe que exceda estos límites se considerará imponible.

2. Reembolso Analítico o Exacto

El reembolso analítico permite a los empleados ser reembolsados por los gastos reales incurridos durante sus viajes de trabajo. A diferencia del sistema por dietas, el empleado debe presentar un informe de gastos junto con toda la documentación que justifique los gastos, como facturas y tickets.

En cuanto a la fiscalidad, los gastos de viaje, transporte y alojamiento no están sujetos a impuestos, siempre que se mantenga la documentación adecuada. Los límites para los gastos no gravables son:

• 17,47€ por día para viajes fuera de la UE.

• 26,98€ por día para viajes al resto del mundo.

• 36,06€ por día para viajes dentro de España.

Este sistema permite un reembolso total, pero establece límites de deducibilidad según el tipo de gasto.

3. Reembolso Mixto

El reembolso mixto combina elementos del reembolso por dietas y del reembolso analítico. En este sistema, los gastos de alojamiento y comida se reembolsan analíticamente, mientras que los gastos de dieta se manejan con un importe aproximado. Al igual que en los otros dos sistemas, el empleado debe presentar un informe de gastos.

En términos de fiscalidad, el reembolso mixto ofrece las siguientes condiciones:

• 53,34€ por día para viajes en España.

• 91,35€ por día para viajes fuera del país.

• Si no se pernocta:

  • 26,67€ por día para viajes en España.

  • 48,08€ por día para viajes fuera del país.

Los gastos de alojamiento y comida son totalmente deducibles, mientras que los gastos extraordinarios están sujetos a impuestos.

4. Reembolso de los Gastos de los Profesionales

Cuando un trabajador autónomo realiza un trabajo para una empresa, los gastos que incurre son responsabilidad de la empresa. El profesional puede facturar estos gastos o anticiparlos y luego solicitar su reembolso. Es importante destacar que los gastos de dietas y alojamiento pagados directamente por la empresa no se consideran ingresos y, por lo tanto, no están sujetos a impuestos.

Los gastos pueden dividirse en:

• Reembolso Aproximado: Acordado previamente con la empresa, no requiere presentación de documentación. Los gastos son deducibles al 75%.

• Reembolso Exacto: Totalmente deducible, pero requiere conservar la documentación necesaria. Estos gastos se consideran parte de la remuneración del profesional y están sujetos a impuestos.

5. Reembolso del Kilometraje

El reembolso del kilometraje se aplica a empleados, colaboradores o directores que utilizan su propio coche o uno alquilado. El importe reembolsado varía según el sector, la antigüedad del empleado y las políticas de viaje de la empresa.

La Agencia Tributaria ha establecido un límite de 0,19€ por kilómetro que está exento de impuestos. Si la empresa paga más de esta cantidad, la diferencia estará sujeta a impuestos. Por ejemplo, si se paga 0,26€/km, se gravará el exceso de 0,07€/km.

Conocer los distintos sistemas de reembolso de gastos en España es fundamental para una gestión eficiente y transparente. Adoptar el modelo adecuado no solo simplifica el proceso administrativo, sino que también asegura el cumplimiento fiscal y mejora la satisfacción de los empleados.

Errores Comunes que Cometen los Empleados al Presentar Solicitudes de Reembolso de Gastos

Presentar informes de gastos puede ser un proceso complicado y propenso a errores. Algunos de los errores o problemas más comunes que enfrentan los empleados al presentar sus informes de gastos incluyen:

Documentación Insuficiente

Uno de los errores más comunes es no proporcionar documentación completa y detallada de los gastos incurridos. Esto puede incluir recibos faltantes, facturas o información sobre el propósito del gasto.

Incluya lo siguiente en su solicitud de gastos:

• Nombre y dirección de la empresa

• Su nombre y dirección

• Una breve explicación del propósito del gasto

• Gastos y sus cantidades como partidas individuales

• Importe total

• Su número de cuenta bancaria

• Recibos (recibos de efectivo, facturas)

Gastos No Conformes

A veces, los empleados presentan gastos que no cumplen con las políticas de la empresa, como gastos personales o compras no autorizadas.

Los empleados pueden no estar al tanto de las políticas internas de la empresa sobre gastos reembolsables, lo que puede resultar en problemas de cumplimiento.

Retrasos en la Presentación

La presentación tardía puede ser un problema, ya que puede resultar en retrasos en el reembolso y dificultades en la gestión financiera de la empresa.

Errores de Cálculo

Los errores en los cálculos de gastos pueden llevar a discrepancias y problemas en la conciliación financiera.

Cómo Automatizar el Proceso de Reembolso de Gastos

Automatizar el reembolso de gastos agiliza las operaciones, reduce errores y mejora la satisfacción de los empleados. Aquí hay una guía rápida para establecer un sistema automatizado eficaz.

Políticas y Cumplimiento

Políticas claras y cumplimiento son fundamentos esenciales:

• Definir Políticas Claras: Delimite claramente qué gastos son reembolsables y comunique estas pautas a los empleados. Esto minimiza errores en la presentación y asegura que los empleados comprendan los gastos elegibles.

• Asegurar Cumplimiento Fiscal: Elija una solución que cumpla con las regulaciones fiscales locales y globales para simplificar la presentación de impuestos y garantizar el cumplimiento, para que esté bien preparado para auditorías fiscales.

Aprobación y Procesamiento

La automatización puede acelerar los tiempos de aprobación y reducir la carga administrativa:

• Flujo de Aprobación Automatizado: Establezca flujos de trabajo para dirigir automáticamente las solicitudes de gastos para su aprobación, asegurando un proceso de revisión más rápido y sin errores, alineado con las políticas de la empresa.

• Captura Digital de Recibos: Capture recibos al instante a través de aplicaciones móviles, eliminando el papel, almacenando registros de forma segura y haciendo que los gastos sean fácilmente accesibles. Esto simplifica la contabilidad al reducir la burocracia y simplificar la verificación.

• Agilizar el Reembolso: La automatización acelera los reembolsos, proporcionando apoyo financiero más rápido a los empleados y mejorando la satisfacción general.

Precisión de Datos e Informes

Datos confiables e información mejoran la gestión financiera:

• Automatizar la Conciliación de Datos: El software puede automatizar la conciliación de datos, reduciendo errores y facilitando el proceso de auditoría.

• Generar Informes: Los informes automatizados ofrecen información sobre las tendencias de gasto, lo que permite una mejor planificación presupuestaria y asignación de recursos.

Automatizar el reembolso de gastos no solo aumenta la precisión y acelera los tiempos de procesamiento, sino que también permite a los departamentos de finanzas centrarse en iniciativas estratégicas. Además, reduce el riesgo de errores y fraude, lo cual es esencial para mantener una gestión financiera sólida. En general, automatizar el reembolso de gastos fomenta un entorno empresarial más eficiente y seguro.

Tarjeta de Crédito de la Empresa vs. Reembolso de Gastos

Si bien reclamar y procesar reembolsos de gastos se ha vuelto más fácil gracias a aplicaciones y software, todavía implica bastante trabajo tanto por parte de los empleados como del departamento de contabilidad.

Una alternativa más conveniente al reembolso de gastos es usar tarjetas de crédito de la empresa siempre que sea posible. No más reembolsos posteriores, sino que los empleados pueden pagar los gastos de trabajo con una tarjeta de la empresa.

Otros beneficios incluyen:

• Todos los datos se almacenan de forma segura en la aplicación.

• No más completar formularios o registrar recibos manualmente.

• Transparencia, mejor disponibilidad de datos y entrada de datos más rápida.

• La automatización reduce el trabajo administrativo.

Tarjetas de crédito para negocios de Pliant

Ventajas de la Captura Digital de Recibos

Ventajas Explicación Transparencia y automatización Todos los gastos se registran correctamente. No hay errores debido a transferencias manuales. Se pueden rastrear fácilmente los gastos de viaje. Móvil y fácil de usar Captura de recibos fácil; escanee recibos con una aplicación móvil. No más caos de papel. Cumpla con los plazos automáticamente. Más control Establezca presupuestos por adelantado. Proceso de aprobación integrado. Ahorre tiempo y mantenga a prueba de auditorías Los recibos se guardan y asignan automáticamente a la transacción. Menos trabajo para los empleados y la contabilidad. Mejor satisfacción del empleado Pagos más rápidos a los empleados. Menos burocracia.

Con la aplicación móvil de Pliant, puede gestionar y almacenar recibos de manera conveniente en su smartphone.

Gestión de recibos en Pliant