„Allein 10 Stunden pro Monat sparen wir bei der Abrechnung dank Pliant.“
Peter Wundsam, Managing Partner von Forvis Mazars in Österreich, erläutert, wie Pliant die internen Prozesse vereinfacht und den Abrechnungsaufwand reduziert hat, wodurch besonders die Abrechnung von Mitarbeiterkosten für Kundenprojekte effizienter gestaltet wird.
Forvis Mazars Group SC gehört in Österreich und weltweit zu den führenden Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen. Mit 11 Partnern und über 200 Mitarbeitenden an den Standorten Wien und Krems bietet das Unternehmen umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Audit, Tax und Advisory an. Als Teil des globalen Netzwerks von Forvis Mazars, das über 40.000 Experten in mehr als 100 Ländern vereint, profitieren Klienten von maßgeschneiderten Lösungen und internationaler Expertise.
Automatisierte Belegerinnerungen: Mitarbeitende werden per E-Mail aufgefordert, fehlende Belege hochzuladen, was den Aufwand für die Buchhaltung reduziert.
Digitale Belegerfassung: Statt Papierbelege am Monatsende zusammenzusuchen, werden sie sofort von Mitarbeitenden mit der Pliant App für die digitale Weiterverarbeitung eingescannt.
Effiziente Abrechnung: Das Ausziffern von Zahlungen und die Zuordnung von Belegen zu Kundenprojekten wird automatisiert. Dadurch werden insgesamt rund zehn Stunden pro Monat eingespart und Kosten reduziert.
Verbesserte Arbeitsabläufe: Mitarbeitende müssen keine Reisekosten mehr auslegen oder Vorschüsse beantragen, und Abrechner von Kundenprojekten können direkt auf die digitalisierten Kreditkartenabrechnungen zugreifen.
Herausforderung: Aufwändiges Belegmanagement und ineffiziente Abrechnung
Bei Forvis Mazars sind Kreditkarten entscheidend für die Verwaltung von Reisekosten und anderen Ausgaben, um Zahlungen und Belege schnell für die Kundenabrechnung zu erfassen. Oft musste die Buchhaltung am Monatsende Belege anfordern und Kreditkartenabrechnungen manuell sichten. Diese Unübersichtlichkeit und der erhebliche Zeitaufwand führten zu einem ineffizienten und belastenden Prozess für Mitarbeitende, Management und Buchhaltung.
„Vor Pliant mussten fehlende Belege von Mitarbeitenden einzeln angefordert werden und es fehlten Funktionen zur automatischen Belegzuordnung. Stattdessen mussten wir am Monatsende jede Kreditkartenabrechnung einzeln aufschlüsseln und mühsam zuordnen, was den gesamten Abrechnungsprozess extrem unflexibel und zeitaufwendig machte“, erinnert sich Wundsam.
Lösung: Automatisierte Kreditkartenabrechnung mit digitaler Belegverarbeitung
Mit Pliant konnte Forvis Mazars den gesamten Abrechnungsprozess deutlich vereinfachen und effizienter gestalten. Besonders wertvoll ist die Möglichkeit, virtuelle Kreditkarten für spezifische Einsatzzwecke auszugeben und deren Karteneigenschaften wie Limits entsprechend zu konfigurieren.
Für die Abrechnung von Geschäftsreisen werden virtuelle Karten an Mitarbeitende ausgegeben. Diese werden in Apple Pay oder Google Wallet hinterlegt. Nach einer Zahlung wird der Beleg direkt mit der Pliant App digitalisiert und mit der entsprechenden Transaktion verknüpft.
Die automatischen Belegerinnerungen per E-Mail sorgen dafür, dass am Ende des Monats weniger Belege fehlen. Dies erleichtert nicht nur die Abrechnung für die Mitarbeitenden, sondern ermöglicht auch eine präzise und schnelle Weiterverarbeitung der Daten.
Ein weiterer Vorteil ist die optimierte Kreditkartenabrechnung: Statt mühsam die Abrechnung für jede Karte manuell zu überprüfen und Ausgaben einzelnen Projekten zuzuordnen, werden die Transaktionen jetzt automatisch gesammelt und digital aufgeschlüsselt. Das spart Zeit und minimiert Fehler.
„Für uns ist die wichtigste Neuerung im Vergleich zur vorherigen Lösung die Möglichkeit, den elektronischen Rechnungsfluss nahtlos in unser Buchhaltungssystem zu integrieren. Bei der Betreuung unserer zahlreichen Klienten können wir Belege und Zahlungen von Reisekosten sofort einem Kunden zuordnen und dank einer internen Programmierung sicherstellen, dass diese automatisch in BMD weiterverarbeitet werden.“
Peter Wundsam, Managing Partner von Forvis Mazars in Österreich
Ergebnis: Mehr als Zehn Stunden Zeitersparnis pro Monat
Die Implementierung von Pliants digitaler Kreditkartenlösung spart Forvis Mazars etwa zehn Stunden pro Monat allein durch die deutliche Effizienzsteigerung in der Gestionierung von Kartenzahlungen.
Der zuvor mühsame und zeitaufwendige Abrechnungsprozess wurde dank der digitalen Zuordnung von Belegen zu Transaktionen und der Anbindung von Pliant an das Buchhaltungssystem BMD stark vereinfacht. Dies führt nicht nur zu einer erheblichen Kostenreduktion, sondern auch zu einer schnelleren und präziseren Abrechnung.
„Mit Pliant sparen wir allein durch die einfachere Abrechnung rund zehn Stunden pro Monat, was sich direkt in den Kosten widerspiegelt. Besonders das mühsame Ausziffern und das Suchen von Belegen fällt weg und erspart uns einen großen Zeitblock. Der Implementierungsprozess war schnell und unkompliziert, und Pliant bringt eine enorme Effizienz beim Gestionieren von Reisekosten und Auslagen. Schade nur, dass ich privat nicht zu Pliant wechseln kann – ich kann es jedem Unternehmen nur empfehlen.“
Peter Wundsam, Managing Partner von Forvis Mazars in Österreich
