„Wir automatisieren manuelle Prozesse mit der Integration von Pliant und Agicap.”
Sabrina Kast ist Mitarbeiterin der ersten Stunde und heute Operations Manager bei der BitterPower GmbH, besser bekannt unter der Marke BitterLiebe. Als Verantwortliche für die Unternehmensverwaltung und Buchhaltung spricht sie über ihre Erfahrungen mit der Partnerintegration von Pliant und Agicap.
Das Startup aus Mannheim sagt selbstbewusst, dass BitterLiebe auf den Esstisch gehört so wie Salz und Pfeffer. Doch einen bitteren Geschmack verbinden wir heute nur noch mit Medizin. Und genau das wollen die Gründer Jan Stratmann und Andre Sierek mit ihren gesunden Präparaten ändern. Diese werden aus Naturkräutern hergestellt und steigern mit Hilfe der Bitterstoffe das Wohlbefinden. Im Oktober 2018 traten die beiden in der bekannten Show "Die Höhle der Löwen" auf und stellten ihre Bittertropfen einer breiten Öffentlichkeit vor.
Auch dank dem Einstieg der Jurorin Judith Williams hat sich seitdem viel getan. Im Jahr 2021 belief sich der Umsatz auf 10 Millionen Euro. Im eigenen Online-Shop vertreibt die BitterPower GmbH Pulver, Tees, Tropfen und Kapseln mit Bitterstoffen. Die Produkte sind deutschlandweit in Drogeriemärkten bei dm, Rossmann und Budnikowsky gelistet. Ein Einstieg in den LEH wird angestrebt.
Eigenständiges Verwalten aller Karten in der Pliant App samt digitalem Belegmanagement
Virtuelle Kreditkarten für einzelne Ausgabenkategorien und Dienstleister sind sofort verfügbar
Liquiditätsplanung ist sehr viel präziser und zeitsparender
Datenqualität ist deutlich besser, wodurch die Transparenz gestiegen ist
Herausforderung: Manuelle Prozesse zu automatisieren
Gleich zu Beginn stellt Sabrina klar: „Wir sind im E-Commerce. Bei uns ist quasi alles digital. Dass Sachen immer weiter unabhängig werden von manuellen Eingaben. Das ist uns wichtig.”
Geschäftsreisen wurden anfangs von den Mitarbeitern ausgelegt und dann mit der Reisekostenabrechnung beglichen. Auch für andere Ausgaben, wie für Einkäufe, mussten früher Auslagen manuell vom Konto überwiesen werden.
Für die Liquiditätsplanung nutzte das Team von BitterLiebe ganz klassisch Excel. Doch das händische Zusammentragen der Daten und die fehlende Übersicht führten im wachsenden Startup zunehmend zu Problemen.
Erwartungen an den Finance-Stack:
Informationen austauschen: Alle Entscheider haben Zugriff auf die gleichen Daten.
Sammlung von Daten automatisieren: Relevante Daten übersichtlich an einem Ort ohne manuelles Nachtragen.
Fehlende Belege nachverfolgen: Mit Firmenkreditkarten für mehrere Mitarbeiter das Ausgabeverhalten genau nachvollziehen.
Reibungslose Zahlungen: Ausreichend hohe Limits und Karten, die auch bei hohen Zahlungsfrequenzen nicht gesperrt werden.
Liquidität zeitnah & präzise planen: Schnelle Auswertung, um rechtzeitig reagieren zu können.
BitterLiebe hat im letzten Monat über 300 Transaktionen mit den Pliant-Karten getätigt. „Davon sind ⅔ Ad Spend. Ansonsten ganz viel Software, Addons für den Shop und der Shop selber sowie Reisekosten”, berichtet Sabrina.
Dafür kommen auch virtuelle Kreditkarten zum Einsatz, die schnell und unkompliziert jedem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Für bestimmte Ausgabenkategorien wie Ad Spend werden von Sabrina eigene Karten erstellt. Auch für einzelne Dienstleister legt sie virtuelle Karten an, um den Überblick über die Ausgaben zu behalten und um die Abbuchungen mit einem festgelegten Limit zu begrenzen.
In der Pliant-App kann jeder Mitarbeiter seine Belege direkt hochladen und wird an fehlende Belege erinnert. „Für welche Zahlungen wir noch einen Beleg brauchen, sehe ich in der Pliant-App auf einen Blick und kann dann dadurch, dass jeder seine eigene Karte hat, auch gleich den Verantwortlichen direkt ansprechen. Das gab es so vorher nicht”, stellt Sabrina fest.
Agicap ist für BitterLiebe das Tool der Wahl zur Steuerung der Liquidität. Dank dem Echtzeit-Reporting über alle Konten und Projekte ist es ein guter Indikator für die Zahlungsflüsse im Unternehmen. Im Dashboard lassen sich schnell Erkenntnisse über Sparpotentiale und Investitionsmöglichkeiten gewinnen. Dabei hilft die automatische Synchronisierung mit allen Bankkonten und mit Kartenanbietern wie Pliant.
„Agicap verschafft uns Sicherheit für die Planung und für die Optimierung des Cashflows. Am Schluss ermöglicht es uns den Abgleich zwischen Plan und Ist-Werten. Pliant spart uns massiv Zeit bei der Bearbeitung der Belege und der Zahlungen. Ist weniger wichtig für die Arbeit, aber der Cashback war auch ein netter Punkt, der die Entscheidung einfacher gemacht hat.“
Sabrina Kast, Operations Manager bei BitterLiebe
Das Einrichten der Integration von Pliant und Agicap verlief sehr unkompliziert über finAPI. „Damit haben wir auch schon andere Tools angebunden. Es war eine Sache von Minuten quasi”, erinnert sich Sabrina.
Die Kreditkartentransaktionen werden heute verlustfrei übertragen. Auch die Kategorisierung der Zahlungen läuft automatisch, wie für alle anderen Bankkonten auch. Ohne die Integration müsste Sabrina jede Woche einen manuellen CSV-Export zwischen den Tools durchführen.
Die Integration zwischen Pliant und Agicap erlaubt die automatische Übertragung jeder einzelnen Kreditkartentransaktion und erfüllt folgende Anforderungen, die für Sabrina wichtig sind:
Es sind zwei Finanz-Tools ohne Funktionsüberschneidungen, dies verhindert doppelte Arbeit.
Jede einzelne Finanzsoftware muss für die Aufgabe alle relevanten Funktionen können, damit für einen Task nicht das Tool gewechselt werden muss.
Ein fehlerfreier und reibungsloser Datenaustausch, um „mit wenig manuellem Aufwand den Überblick zu behalten und eben die Zeit und Manpower in die Entscheidungen und Reaktionen zu investieren und nicht in die Bearbeitung der Daten”, erläutert Sabrina.
Dank der Integration ist die Datenqualität deutlich besser geworden. Jede Kartentransaktion kann jetzt einer Kategorie zugeordnet werden. Dadurch ist auch die Liquiditätsplanung präziser. In kürzerer Zeit lassen sich daraus mehr Rückschlüsse für das Unternehmen ziehen.
„Schau, wo du durch Automatisierung und Anbindung dir das Leben erleichtern kannst, um Zeit für andere Dinge zu haben”, rät Sabrina anderen Unternehmern.
Im Finance-Stack von BitterLiebe finden sich noch weitere Tools, die mithilfe von Integrationen miteinander vernetzt sind. Agicap ist für die Bearbeitung der Ausgangsrechnungen auch mit dem ERP-System von Xentral verbunden.
Xentral ist wiederum mit Google Analytics und der E-Commerce-Software von minubo verknüpft, womit die Verkaufszahlen analysiert werden.
Zum Abholen und zur Bearbeitung von Belegen nutzt Sabrina die Schnittstelle zwischen Pliant und GetMyInvoices. Alle Belege und Kartentransaktionen exportiert BitterLiebe ebenso zu DATEV Unternehmen online. „Die Integration zu DATEV Unternehmen online ist sehr hilfreich, weil wir auch in der Pliant-App die Belege schon bearbeiten können und das nicht in DATEV noch einmal machen müssen. Das ist eine der angesprochenen Dopplungen, die wir gerne vermeiden”, erklärt Sabrina.
