Virtuelle Kreditkarten als Zahlungslösung für TMCs

Da Online-Transaktionen zu einem allgegenwärtigen Trend werden, interessieren sich viele Travel Management Companies (TMCs) für virtuelle Kreditkarten, um ihre Abläufe zu verbessern. Zum Beispiel können sie das Zahlungserlebnis zwischen Kunden, Fluggesellschaften und Hotels optimieren. Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs. Im Folgenden untersuchen wir, wie TMCs von der Verwendung virtueller Kreditkarten in ihren Geschäftsabläufen profitieren können.

Was ist eine Travel Management Company (TMC) bzw. ein Reise-Management-Unternehmen?

TMC steht für Travel Management Company. Dies sind B2B-Unternehmen, die sich auf das Geschäftsreisemanagement spezialisiert haben. Sie sind auch bekannt als Anbieter von Geschäftsreisen oder Geschäftsreisebüros.

Im Gegensatz zu regulären Reisebüros bieten TMCs fortlaufende Dienstleistungen für Kunden an. Das bedeutet, dass sie die Reiseorganisation für andere Unternehmen über einen bestimmten Zeitraum überwachen können.

Anstatt Reisen für einzelne Mitarbeiter zu buchen, kann eine Marke ein TMC nutzen, um Reisebuchungen gegen eine monatliche Gebühr zu verwalten. Dies kann Marken Zeit und Geld sparen.

Hier sind einige der Dienstleistungen, die TMCs anbieten:

Hotel- und Flugreservierungen
Mietwagen und Parkplätze
Transfers und Shuttles
Währungsumtausch
Visa-Beschaffung
Reiseversicherung

Einige TMCs bieten auch Account- und Risikomanagement-Dienstleistungen und Management-Informationssystem (MIS)-Berichterstattung an. Es ist auch möglich, sie in Ihre Systeme zum Kostenmanagement zu integrieren.

Was ist eine virtuelle Kreditkarte (auch bekannt als VCC)?

Es ist nur natürlich, dass Reisende ihre Bedürfnisse im Bereich des Geschäftsreisemanagements optimieren möchten. Deshalb wenden sie sich an TMCs.

Um einfache, effektive und sichere Zahlungen zu ermöglichen, setzen TMCs immer stärker auf virtuelle Kreditkarten. Auch bekannt als Virtual Card Numbers (VCNs), sind sie fast identisch mit physischen Karten.

Der Hauptunterschied besteht darin, dass virtuelle Kreditkarten nur im digitalen Raum existieren. Ansonsten können Benutzer die gleichen Vorteile einer virtuellen Kreditkarte genießen:

Eine 16-stellige Primary Account Number (PAN)
Eine Kartenprüfnummer (CVV)
Rechnungsadresse und Karteninhabername
Sie können als Debit-, Kredit- oder Prepaid-Karten ausgegeben werden.

Die Erstellungsmethode ist ein weiterer wichtiger Vorteil. Benutzer können VCCs manuell erstellen oder sie über APIs verteilen lassen, um ihren Bedürfnissen gerecht zu werden. Dadurch ist der Ausgabeprozess wesentlich einfacher, was sich positiv auf Ihr Budgetmanagement auswirken kann.

Wie TMCs mit virtuellen Kreditkarten arbeiten

Werfen wir einen kurzen Blick darauf, wie TMCs virtuelle Kreditkarten nutzen, um die Bedürfnisse ihrer Kunden zu erfüllen:

Kontrolle über Transaktionen
Maximale Sicherheit
Zeitersparnis bei der Abstimmung aller Ausgabentransaktionen

Wie wir oben erwähnt haben, verfügt jede VCN über definierte Transaktionslimits, eine gültige PAN und CVC.

Sobald ein Leistungsträger die Karte belastet, bestätigt es die Transaktion fast in Echtzeit. Die TMC erhält dann eine Rückvergütung auf den Interbankenentgelten, und kann dem Kunden die Hotelreservierung bestätigen.

TMC Buchungsprozess und Zahlungsablauf: Beispiel Hotelbuchung

Buchungsablauf

Reisender sendet eine Buchungsanfrage an TMC.
TMC bucht Reise im Auftrag des Kunden.
Die Reise wird vorbearbeitet.
Reisender checkt ein.
Spesenabrechnung wird verarbeitet.

Zahlungsablauf

TMC fordert VCC von einem Kreditkartenanbieter an.
VCC wird über einen sicheren, PCI (Payment Card Industry)-konformen Kanal empfangen.
CVV wird an das GDS (Global Distribution System) / PMS (Property Management System) / Reservierungssystem gesendet.
Hotel belastet die hinterlegte VCC.
Rechnung wird durch TMC verarbeitet und automatisch mit Transaktionen verknüpft.

Typische Herausforderungen für Kunden in der Reisebranche

Reguläre Plastikkreditkarten werden häufig für alle Ausgaben verwendet
Umständliche Ausgabe und Verwaltung von Kreditkarten
Risiko betrügerischer Nutzung und fehlender Ausgabenkontrollen
Zeitaufwändige Zahlungsprozesse ohne Automatisierungsoption aufgrund von 3DS-Anforderungen
Eingeschränkte Akzeptanz bei einigen Händlern
Umständliche Abstimmung führt zu Fehlern und hoher Arbeitsbelastung für die Buchhaltung
Manuelle Überprüfung von Kartenabrechnungen auf Änderungen und Rückerstattungen erforderlich
Hohe Gebühren für internationale Transaktionen
Nicht ausreichende Kreditlinien

Pliants Corporate Travel Lösung

Die Travel Purchasing Cards von Pliant sind eine Business Travel Lösung für virtuelle Zahlungen:

Leistungsstarke Visa Platinum Business-Kreditkarten

Echte Visa-Kreditkarten werden weltweit akzeptiert
Einmal-Kreditkarten für jede Buchung oder wiederverwendbare Karten mit benutzerdefinierten Transaktionslimits eigenständig ausstellen
Attraktives Cashback für hohe Kartenausgaben
Großzügige Kreditlimits

Zeitgemäßes Kartenmanagement

Einfach zu bedienende Webanwendung oder API für sofortige Kartenausstellung
Benutzerdefinierte Kartenkontrollen festlegen, z. B. genaue Limits, zugelassene Händler oder eingeschränkte Regionen
Integration mit führender Reisetechnologie wie GDS-Systemen oder Abrechnungsplattformen
Umfassende Transaktionsberichte zur Automatisierung Ihrer Buchhaltungsprozesse

Reise-Management-Unternehmen werden zum Merchant of Record (MoR)

Die Möglichkeiten des digitalen Zeitalters und die Verwendung von VCNs ermutigen viele TMCs, Merchant of Record (MoR) für ihre Kunden zu werden. Als MoR können Reisemanager Zahlungen für ihre Kunden sammeln und bei Bedarf an jeden Reiseanbieter zahlen.

Reise-Management-Unternehmen nutzen VCN-Anbieter, um ihren Kunden bei der Buchung ihrer Reisen zu helfen. Und die Vorteile für diese Unternehmen liegen auf der Hand:

Weltweite Akzeptanz: Laut Amadeus akzeptieren über 98% der Fluggesellschaften virtuelle Kartenzahlungen.
Echtzeit-Reporting: Die Zahlungsautomatisierung hilft Unternehmen, ihre Budgets besser zu verwalten, da Transaktionen in Echtzeit erfasst werden.
Kartenmanagement: Unternehmen legen Ausgabenlimits für jede ausgestellte Karte selber fest. Dies hilft bei der Optimierung des Budgetmanagements.
VCNs können nach einer bestimmten Anzahl von Verwendungen automatisch eingefroren werden. Ein automatisches Löschen nach der Verarbeitung, um Überschreitungen und Betrug zu verhindern, ist ebenfalls möglich.

Vorteile von virtuellen Zahlungen für TMCs

Infolgedessen genießen sowohl TMCs als auch ihre Kunden vereinfachte und sichere Zahlungen für Reisekosten. Aber das ist erst der Anfang. So nutzen TMCs virtuelle Kreditkarten:

Kosteneffizienz durch Automatisierungen

VCNs beseitigen manuelle Zahlungen und den damit verbundenen Papierkram. Dies hilft, den Cashflow und die Kosten zu verbessern.

Mit diesem Ansatz müssen TMCs nicht in große Support-Teams investieren. Alles, was sie tun müssen, ist die Erstellung von virtuellen Karten für sofortige Transaktionen zu automatisieren.

Rechnungen werden automatisch im System des Unternehmens erfasst, sobald die Zahlung erfolgt ist. Dies hilft, Fehler für TMCs und Kunden zu minimieren.

VCNs beschleunigen Buchungsprozesse

Mitarbeiter müssen oft schnell ihre Reisebedürfnisse buchen. TMCs schaffen dies mit Hilfe von VCNs. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Zahlungen auf verschiedene VCNs zu verteilen. Zum Beispiel, was ist, wenn ein Reisender einen Flug mit einem Hotelaufenthalt, einer Autovermietung und einer Reiseversicherung bündeln muss?

Das TMC kann 4 VCNs ausstellen, um einzelne Zahlungen, um jede dieser Anforderungen zu verteilen. Ist dies erledigt, sind alle Reisebedürfnisse des Benutzers bezahlt. Es ist auch einfacher für das TMC, einzelne Rückerstattungen zu verwalten, wenn einer dieser Dienste storniert wird.

TMCs vereinfachen somit das Zahlungserlebnis. Je schneller der Prozess, desto zufriedener der Kunde.

VCNs ermöglichen neue Dienstleistungen

TMCs nutzen VCN-Zahlungen, um Kunden neue Dienstleistungen anzubieten. Zum Beispiel können sie Off-Site-Event-Pakete für ein Unternehmen anbieten. Dabei verhelfen sie zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit, indem sie die Verwaltung der Reisekosten übernehmen.

Eine weitere großartige Idee ist, die Nutzung von TMCs für einzelne Mitarbeiter zu erlauben. Zum Beispiel, wenn Führungskräfte reisen müssen, können sie das TMC kontaktieren, um alle Details und Zahlungen zu arrangieren. Der Kunde kann dann direkt virtuelle Karten ausstellen, um seine Reisebedürfnisse zu erfüllen.

Direkte Kartenausgabe von gebrandeten Firmenkarten

Einige TMCs verbessern ihr Kundenerlebnis mit gebrandeten Firmenkarten. Dadurch helfen TMCs Kunden, ihre Reisebedürfnisse sowohl online als auch offline zu managen. Solche Karten bieten auch viele Vorteile für Kunden, wie z. B. Cashback-Prämien. Außerdem verdienen TMCs eine Provision für jede Kartennutzung. Es ist eine Win-Win-Situation!

Abschließende Gedanken

VCN-Anbieter können die Zahlungsabwicklung für Kunden vereinfachen. Es gibt jedoch wichtige Vorteile, die TMCs genießen, die diesen Service nutzen. Zum Beispiel können TMCs VCN in ihre Finanz- oder erweiterten Managementdienste integrieren. Auf diese Weise können sie alle Zahlungen verfolgen, um betrügerische Ansprüche zu verhindern. Mit solchen Vorteilen im Hinterkopf ist es leicht zu verstehen, wie TMCs von virtuellen Kreditkarten profitieren können.