Spend Management: Definition & alle Vorteile im Überblick

Nur ein Unternehmen, das seine Kosten im Griff hat, kann wachsen. Daher ist strategisches Spend Management für alle Unternehmen von großer Bedeutung. In diesem Beitrag erklären wir, wie Sie Ihre Ausgaben effektiv steuern – über den Dreischritt von Kostenanalyse, Budgetierung und Controlling.

Definition Spend Management

Spend Management, auch Ausgabenmanagement genannt, umfasst die Steuerung, Planung und Kontrolle der Kosten eines Unternehmens. Es ist ein einheitlicher Prozess, der Ihnen hilft, Ihre Unternehmensausgaben zu erfassen, zu verfolgen und zu überprüfen. Ziel ist es, strukturierte Daten zu liefern und Verwirrung über die Ausgaben zu beseitigen.

Die vielen Kostenarten, die in Unternehmen anfallen, machen Spend Management zu einer echten Mammutaufgabe. Daher ist es wichtig, dieses Thema strategisch anzugehen. Zu den einzelnen Aufgaben zählen dabei:

1. Die Analyse und Zuordnung von Ausgaben

2. Die Kostenbudgetierung

3. Das Kostencontrolling

Diese drei Schritte haben ein primäres Ziel: Den Cash Flow eines Unternehmens hochzuhalten.

Denken wir beispielsweise an eine Firma, deren Geschäftsmodell sich etabliert hat. Nun eröffnet dieses Unternehmen zwölf weitere Standorte in Deutschland. Dadurch steigen die Umsätze, doch auch die Kosten gehen hoch. Unsere Beispielfirma hat dabei einen Fehler begangen: Sie managt Ausgaben nicht strategisch und verliert schnell den Überblick über die Kosten.

Monatliche Gehaltskosten steigen schneller als erwartet, Ausgaben nehmen ebenso unkontrolliert zu. Die Folge: Nur einer der zwölf Standorte ist profitabel, obwohl die Firma zuvor eine überragende Marge erwirtschaftet hat. Der Cashbestand reduziert sich entsprechend und das ursprünglich wachstumsstarke Unternehmen steht schon bald kurz vor der Insolvenz. Das mag dramatisch klingen, kommt aber immer wieder vor.

Wie das Unternehmen der Cashfalle hätte entkommen können, betrachten wir jetzt.

Intelligentes Ausgabenmanagement durch Optimierung

Der Schlüssel zum Ausgabenmanagement ist Optimierung. Stellen Sie sich vor, Sie könnten innerhalb von Sekunden die folgenden Ausgaben Ihres Unternehmens analysieren:

• Gehaltsabrechnungen,

• Software-Abonnements,

• Versicherungen,

• Miete,

• Bürobedarf,

• Nebenkosten,

• Reisekosten,...

Per Mausklick behalten Sie den Überblick über alle Kosten, die in Ihren täglichen Betrieb einfließen.

Die Vorteile von effektivem Ausgabenmanagement

Ausgabenmanagement verbessert die Ausgabenanalyse und optimiert die Beschaffung von Geschäftskapital.

Aber nicht nur das, es zielt auch darauf ab, die Lieferantenbeziehung durch die Kontrolle der Zahlungen zu stärken.

Kurz gesagt, intelligentes Ausgabenmanagement behält jeden ausgegebenen Cent in Ihrem Unternehmen mit Hilfe von hochwertiger Software im Auge.

Im Gegenzug können Unternehmen:

Ausgabenquellen identifizieren

Das Ausgabenmanagement beinhaltet direkte und indirekte Ausgaben. Zum Beispiel können Sie die Nutzung von Firmenkarten erfassen, um Bestellungen, Abonnements und Reisekosten zu verfolgen.

Daten zentralisieren

Sammeln Sie alle Ausgabeninformationen an einem Ort. Dies hilft dem Finanzteam, eine genaue Analyse der Geschäftsausgaben vorzunehmen. Es verbessert auch den Entscheidungsprozess des Unternehmens.

Ausgaben analysieren und überprüfen

Wenn Sie alle Ausgabendaten in einem zentralen Dashboard sehen, ist es einfacher, Datenfehler zu korrigieren und doppelte Eingaben zu bereinigen. Dies ist entscheidend, um ein genaues Register der Geschäftsausgaben zu führen.

Effizienz steigern

Unternehmen automatisieren manuelle Aufgaben mithilfe von Spend Management Software, um Fehler bei den Ausgaben zu vermeiden. Dies setzt Ressourcen frei, um Ihren ROI zu steigern.

Versorgungskosten senken

Eine klare Kostenübersicht zeigt, von welchen Lieferanten Ihr Unternehmen am meisten profitiert. Sie bekommen einen Echzeit-Überblick über alle Transaktionen und verbessern so das Procurement.

Ausgaben prognostizieren

Die Erfassung von Echtzeitdaten wird Möglichkeiten zur Kapitaleinsparung offenbaren. Es ist auch ideal, um Ausgaben dort umzuverteilen, wo sie benötigt werden. Kurz gesagt, Sie werden in der Lage sein, Ihre Geschäftsstrategie zu managen und den Cashflow im Laufe der Zeit zu verbessern.

Risiken senken

Durch die Echtzeit-Kontrolle aller Ausgaben fallen verbotene Zahlungen und veruntreute Gelder sofort auf. Wenn Unternehmen Ihre Ausgaben effektiv kontrollieren, vermeiden sie unkontrollierbare Risiken.

So etablieren Sie ein strategisches Spend Management

Ausgaben können schnell aus dem Ruder laufen. Mit einigen Prinzipien zu effektivem Ausgabenmanagement vermeiden wir dieses Risiko. Bauen Sie Ihr Spend Management nach den Prinzipien Klarheit, Planbarkeit und Echtzeit auf.

Erfolgsfaktor 1: Strategie und Planung

Der erste unserer Prinzipien für ein gelingendes Management von Ausgaben liegt nahe: Unternehmen brauchen eine passende Strategie, um vor bösen Überraschungen auf der Sollseite ihrer Konten gefeit zu sein. In diesen Bereich fällt die Definition von Regeln und Prozessen für das Spend Management. In einer Nutzungsvereinbarung für eine Firmenkreditkarte lässt sich festlegen,

• wer welche Ausgaben tätigen darf.

• wann Auslagen von anderen Personen genehmigt werden müssen.

• wie der Ablauf von der Ausgabenplanung bis zur Anpassung von Budgets aussieht.

Mit Vorgaben zu diesen und weiteren Punkten gestalten Sie ein proaktives Spend Management und ermöglichen es sich, Unternehmensausgaben proaktiv zu planen.

Ein umfassendes und geplantes Spend Management bietet Orientierung für alle Unternehmensbereiche und schafft Transparenz. Zudem resultieren daraus Vorgaben für alte wie neue Mitarbeitende und Standorte. Unbewusste Kostenexplosionen werden dadurch unwahrscheinlicher.

Erfolgsfaktor 2: Dynamisches Controlling

Ausgabencontrolling umfasst drei Bereiche: Planung, Steuerung und Kontrolle. Darunter fallen die Analyse von Kosten und die Budgetierung.

Kostenanalyse

Wofür geben wir Geld aus – welche Ausgaben sind überflüssig? Diese Fragen können wir beantworten, indem wir Kosten sorgfältig identifizieren und zuordnen. Wichtig ist dabei, dass es ein transparentes System von Kostenarten gibt. Und dass die Finanzabteilung alle Ausgaben im Blick hat, bestenfalls in Echtzeit. So gewinnen Firmen Klarheit über die Finanzen.

Budgetierung

In der Budgetierung legen Unternehmen fest, wie viel wofür in welchem Zeitraum ausgegeben werden soll. Mit diesen Bestimmungen werden Soll-Ist-Vergleiche möglich. Kommt es in einem Bereich oder an einem Standort zu hohen Differenzen zwischen Plankosten und tatsächlichen Ausgaben, erkennt die Finanzabteilung das und kann Gegenmaßnahmen einleiten.

Bewertet eine skalierende Firma ihre Ausgaben zentral, fallen Abweichungen von den Budgets und Kostenfresser direkt auf. Schnell einleitbare Gegenmaßnahmen verhindern eine Kostenspirale.

Erfolgsfaktor 3: Gute Entscheidungen beim Geld ausgeben

Strategie und Controlling helfen dabei, im Einkauf von Dienstleistungen und Waren den Überblick zu behalten. Dadurch wissen Entscheider, welche Preise für das eigene Unternehmen tragbar sind. 

Die Preisverhandlungen werden so nachvollziehbarer und planbarer. Das gilt auch für Personalkosten. Strategische Orientierung im Spend Management mündet in Kostensensibilität.

Spend Management hilft Unternehmen, profitabel zu werden und zu bleiben. Durch die strategische Planung der Ausgaben entscheiden Verantwortliche besser. Die Grundlage dafür ist ein strategisches und geplantes Ausgabenmanagement. Optimalerweise nutzen Unternehmen dazu digitale Unterstützung.