Schreiben Sie eine Nutzungsvereinbarung für eine Firmenkreditkarte mit dieser Vorlage
Bei Mitarbeitern und Unternehmen schafft eine Nutzungsvereinbarung für eine Kreditkarte Klarheit über Rechte und Pflichten. Eine solche Erklärung gibt Arbeitgebern und Arbeitnehmern Sicherheit im alltäglichen Einsatz der überlassenen Firmenkreditkarte.
Die folgende Vorlage gibt Ihnen eine Übersicht der möglichen Inhalte einer Nutzungsvereinbarung für eine Firmenkreditkarte.
Wichtige Eckpunkte einer Nutzungsvereinbarung für eine Kreditkarte
Der Nutzungsvertrag muss individuell an das eigene Unternehmen angepasst werden. Festlegungen sollten sich sehr genau an den gängigen Firmenprozessen orientieren.
Einsatzzweck: Was kann mit der Karte bezahlt werden?
Handhabung: Wie wird Kartenmissbrauch verhindert?
Meldepflicht: Welche Maßnahmen sind im Schadensfall zu ergreifen?
Private Nutzung: Sind private Zahlungen mit der Firmenkreditkarte erlaubt?
Arbeitsrechtliche Konsequenzen: Welche Haftungsregeln greifen bei Verstößen gegen die Nutzungsvereinbarung?
Warum ist eine Nutzungsvereinbarung mit Mitarbeitern notwendig?
Aktuell existiert keine gesetzliche Regelung zur Nutzung einer Firmenkreditkarte. Dadurch fehlt es an Rechtssicherheit. Eine Nutzungsvereinbarung löst dieses Problem, in dem eine verbindliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer getroffen wird. Diese kann Teil eines effektiven internen Kontrollsystems sein.
Es ist ratsam, eine Nutzungsvereinbarung für eine Kreditkarte aufzusetzen und diese vom Mitarbeiter unterschreiben zu lassen. Dadurch werden relevante Rahmenbedingungen zur Aushändigung einer Kreditkarte festgehalten. Diese umfassen neben dem erlaubten Verwendungszweck einer Karte auch alle Pflichten des Mitarbeiters sowie die zu erwartenden Konsequenzen bei unsachgemäßen Gebrauch.
Als Arbeitgeber sollten Sie davon ausgehen, dass Ihre Mitarbeiter verantwortungsbewusst mit der überlassenen Karte umgehen. Formulieren Sie dennoch klar die Folgen eines Fehlverhaltens.
Inhalte einer Dienstanweisung für eine Kreditkarte
Wichtig hierbei ist, dass Sie den Nutzungsvertrag individuell an Ihr Unternehmen anpassen.
§ 1 Nutzung einer Firmenkreditkarte
Legen Sie fest, welche Mitarbeiterausgaben mit der Kreditkarte bezahlt werden dürfen. Auch, ob mit der Karte Geld abgehoben werden darf.
Nutzen Sie bereits eine Reiserichtlinie? Dann nehmen Sie hier Bezug auf die dort getroffenen Vorgaben.
Ansonsten halten Sie an dieser Stelle fest, welche Kosten für Reisen, Geschäftsessen oder bspw. das Tanken übernommen werden. Regeln Sie etwa, ob Mitarbeiter auf Geschäftsreisen auch die erste Klasse der Deutschen Bahn buchen dürfen und ob Hotelkosten nur bis zu einem gewissen Betrag erlaubt sind.
Auch eventuelle Benefits, die mit der Geschäftskreditkarte bezahlt werden, sollten hier aufgeführt werden. Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern einen geldwerten Vorteil bis zu einem bestimmten Betrag, so sollten die Bedingungen hier festgehalten oder auf eine entsprechende Richtlinie verwiesen werden.
Wichtig für eine reibungslose Buchhaltung sind Vorgaben zur Handhabung von Belegen. Informieren Sie Mitarbeiter über Ihre Pflicht zur Aufbewahrung der Belege gemäß § 147 Abgabenordnung (AO).
Ebenso sollten Mitarbeiter wissen, welche Angaben auf Rechnungen enthalten sein müssen. Dies regelt § 14 Abs. 4 zur Ausstellung von Rechnungen i.V.m. § 14a Abs. 5 im Umsatzsteuergesetz (UStG).
§ 2 Sorgfaltspflichten des Nutzers
Um für den Mitarbeitern Klarheit über den Umgang mit der Firmenkreditkarte zu schaffen, sollten Sie genaue Anweisungen zur Handhabung der Karte machen. Schließlich muss der Mitarbeiter gewährleisten, dass Kartenmissbrauch so weit wie möglich verhindert wird. Regeln Sie die vorgeschriebene Verwahrung der Kreditkarte und den Umgang mit den sensiblen Kartendaten.
§ 3 Meldepflicht
Als Ergänzung zu den Sorgfaltspflichten ist es ratsam, explizit Maßnahmen im Falle eines Worst-Case-Szenarios zu definieren. Nicht immer lässt sich ein Kartenmissbrauch verhindern. Physische Karten gehen unterwegs verloren oder werden gar gestohlen.
Trotz aller Sicherheitsvorkehrungen kann ein Diebstahl der Kreditkartendaten nicht immer verhindert werden. Ebenso kann es passieren, dass Mitarbeiter ihre Firmenkreditkarte mit der privaten Karte vertauschen und eine unerlaubte Zahlung tätigen.
Mitarbeiter müssen dies umgehend Ihrem Unternehmen melden, sobald sie einen Fehler feststellen. Halten Sie fest, wer im Falle einer unerlaubten Nutzung der Karte informiert werden muss.
Darüberhinaus sollten Sie vorab interne Maßnahmen erarbeiten, die der Mitarbeiter, aber auch Vorgesetzte oder die Buchhaltung ergreifen müssen.
§ 4 Privatnutzungsverbot einer Firmenkreditkarte
Obwohl alle Mitarbeiter darüber informiert wurden und es klare Absprachen gibt, kann es dennoch zu ungewollten Transaktionen kommen. Es kann etwa passieren, dass die Mitarbeiter ihre Firmenkreditkarte mit ihrer privaten Kreditkarte verwechseln. Wenn dies passiert, kann es zu Problemen bei der Buchführung kommen, da Firmenkreditkarten immer über das Geschäftskonto abgerechnet werden.
Falls doch einmal eine private Zahlung getätigt wird, sollte diese umgehend rückgängig gemacht und beleglich nachvollzogen werden. Beachten Sie außerdem, dass Ihr Unternehmen für jede Transaktion haftbar ist. Aus betrieblichem Interesse darf keine Zahlung ohne Belegkontrolle akzeptiert werden und in der Unternehmensbilanz auftauchen.
§ 5 Rechte des Arbeitgebers
Mit diesem Teil der Nutzungsvereinbarung für eine Firmenkreditkarte behalten Sie sich das Recht vor, jederzeit und ohne Ankündigung die Abrechnung der Mitarbeiterkreditkarte zu überprüfen, die Karte zu sperren und deren Einsatzzweck zu ändern.
Weisen Sie Ihre Mitarbeiter auf diese Möglichkeiten hin und setzen Sie sie bei Bedarf über die konkreten Maßnahmen in Kenntnis.
§ 6 Konsequenzen bei missbräuchlicher Nutzung
In diesem Abschnitt des Nutzungsvertrags halten Sie die arbeitsrechtlichen Konsequenzen eines Fehlverhaltens fest. Je nach Schwere des Kartenmissbrauchs ist eine Rüge, Abmahnung oder eine Kündigung als mögliche Folge für den Mitarbeitern denkbar.
Weisen Sie dem Mitarbeiter nach, dass die Firmenkreditkarte vorsätzlich und in betrügerischer Absicht eingesetzt wurde, sollten Sie auch eine fristlose Kündigung des Arbeitsverhältnisses nicht ausschließen.
Im Falle einer missbräuchlichen Nutzung gelten die allgemeinen Haftungsregeln:
Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Arbeitnehmer nicht, etwa bei einem Kartendiebstahl den der Mitarbeiter erst später bemerkt.
Bei grober Fahrlässigkeit haftet der Mitarbeiter für den Schaden. Angenommen Ihr Mitarbeiter gibt dem Kellner seine Business-Kreditkarte inkl. PIN.
Bei Vorsatz, wenn der Mitarbeiter dem Arbeitgeber absichtlich schaden möchte, haftet der Mitarbeiter voll.
§ 7 Rückgabe der Kreditkarte
Sind Sie darauf angewiesen, dass der Arbeitnehmer die physische Kreditkarte zurückgibt, sollten Sie die erforderlichen Schritte in der Nutzungsvereinbarung festhalten.
Mit der digitalen Kreditkartenlösung von Pliant ist dieser Schritt ganz einfach. In der Admin-App von Pliant sperren oder löschen Sie jede physische oder virtuelle Karte von überall aus. Sofort ist die Karte nicht mehr nutzbar.
§ 8 Einverständniserklärung
Der Nutzungsvertrag für eine Firmenkreditkarte ist eine zusätzliche Vereinbarung, die zwischen Ihnen als Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer geschlossen wird. Mit seiner Unterschrift willigt der Mitarbeiter in den Vertrag ein und die Vereinbarung tritt in Kraft.
Wie Sie Compliance bei Kartenzahlungen gewährleisten
Compliance-Maßnahmen sorgen in Unternehmen für nachvollziehbare Strukturen, Transparenz und Sicherheit. Gleichzeitig werden dadurch effiziente Prozessabläufe etabliert, die zu Zeit- und Kostenersparnissen führen.
Für Unternehmen ist die Rechtstreue und das Vermeiden von Haftungsrisiken ein wichtiger Grund für Compliance.
Auch bei der Ausgabe von Firmenkreditkarten an Mitarbeiter sollten Prozesse so gestaltet werden, dass Compliance wie selbstverständlich von den Mitarbeitern eingehalten wird und nicht ständig bedacht werden muss.
Vertraglich festgehaltene Nutzungsbedingungen für Firmenkreditkarten definieren zwar operative Abläufe eines Unternehmens und halten rechtliche Verpflichtungen fest. Die sukzessive Umsetzung von geeigneten Maßnahmen ist aber auch verknüpft mit der Wahl der richtigen Tools.
Mit der digitalen Kreditkartenlösung von Pliant ist es etwa möglich, entsprechend Ihrer Unternehmensstruktur Mitarbeiterrollen und -berechtigungen granular zu vergeben und effiziente Genehmigungsprozesse für Karten und Zahlungen einzurichten.
