Wie Unternehmen nachhaltige Geschäftsreisen planen

Die Einführung von Nachhaltigkeitskriterien in den Buchungsprozess einer Dienstreise muss nicht zwingend zu einem erhöhten Aufwand und steigenden Kosten führen. Eine Neubewertung von Flügen oder Mietwagen kann auch zu mehr Effizienz beitragen und den sich verändernden Anforderungen von Mitarbeitenden Rechnung tragen. 

Das Wichtigste zu nachhaltigen Geschäftsreisen in Kürze:

• Dank digitaler Tools und nach der pandemiebedingten Reisepause stellt sich für Unternehmen umso mehr die Frage, nach der Notwendigkeit jeder Reise zum Erreichen übergeordneter Geschäftsziele.

• Um alle Ansprüche an eine sinnvolle Geschäftsreise zu erfüllen, müssen nicht nur Kosten und Aufwand in Betracht gezogen werden. Der Kriterienkatalog von Reiserichtlinien wird erweitert um Faktoren wie Nachhaltigkeit, Verfügbarkeit oder Zufriedenheit von Mitarbeitern.

• Deren Priorisierung wird für Angestellte und Vorgesetzte dadurch komplizierter. Mit dem Ziel, Flexibilität und Alltagstauglichkeit zu bewahren, müssen zu bevorzugende Drittanbieter identifiziert und klare Handlungsanweisungen festgehalten werden. Die dafür notwendige Transparenz zur Erreichung der eigenen Nachhaltigkeitsziele ermöglichen Instrumente zur Messung des CO2-Fußabdrucks.

Nachhaltigkeit als Kriterium im Buchungsprozess etablieren

Eine Geschäftsreise zu planen ist komplex und oftmals fehlt den Angestellten die Zeit, um alle Optionen abzuwägen. Nicht nur die Termine mit Partnern oder Kunden müssen Mitarbeiter vorbereiten, auch die An- und Abreise, die Mobilität vor Ort sowie die Übernachtung müssen gebucht werden. Daher sollten Unternehmen sicherstellen, dass nachhaltige Angebote im Buchungsprozess schnell gefunden werden und somit eine Hilfestellung gegeben wird.

Mitarbeitende müssen etwa wissen,

• wann eine Bahnfahrt eine bessere Option als das Fliegen ist,

• ob ein Mietwagen vor Ort notwendig ist und welcher die besten Emissionswerte hat oder

• ob andere Angebote wie ÖPNV, Leihfahrräder oder E-Roller die bessere Wahl sind.

Je genauer die Vorgaben für nachhaltige Geschäftsreisen sind, desto eher werden Anreize für das gewünschte Verhalten geschaffen und Prozesse im Unternehmen langfristig angepasst. Begrenzte Möglichkeiten durch vorgefilterte Angebote und einfache Tipps für die Mobilität in einer fremden Stadt sind gute Vorraussetzungen für klimafreundliche Entscheidungen.

Anbieter anhand von Nachhaltigkeitskriterien auswählen

Für ein nachhaltiges Reisemanagement ist die Nutzung geeigneter Anbieter entscheidend. Um die eigenen Klimaziele zu erreichen, müssen Unternehmen eine Vorauswahl anhand von Nachhaltigkeitskriterien treffen.

Werden etwa mit Hotelketten unternehmenseigene Verträge abgeschlossen, sollte das Thema Nachhaltigkeit Teil der Verhandlungen sein und regelmäßig überprüft werden. Bestehen Sie darauf, dass Partner eine nachhaltige Strategie verfolgen und Maßnahmen zur Einsparung von CO2 ergreifen. Solche Anbieter sollten ebenfalls in der Lage sein, Ihnen Daten zu CO2-Emissionen zu liefern und somit Ihre Analysen erleichtern.

Bewusstsein schaffen, Verhaltensweisen ändern

Zur erfolgreichen Umsetzung einer Nachhaltigkeitsstrategie müssen alle Stakeholder eines Unternehmens ökologische Kriterien in ihren Entscheidungen berücksichtigen. Kommunizieren Sie daher Ihre Bemühungen zu mehr Klimaschutz und geben Sie praktische Tipps und Hinweise für nachhaltige Businessreisen.

Organisieren Sie interne Weiterbildungsangebote und erklären Sie in Kommunikationskampagnen Ihre nachhaltigen Initiativen und Unternehmensziele. Auf diese Weise erhalten Sie wertvollen Input von den Mitarbeitern und gewinnen ihre Unterstützung.

Mit einer Bilanz wie dem Corporate Carbon Footprint (CCF) erarbeiten Unternehmen eine erforderliche Transparenz, um ihren CO2-Fußabdruck zu bewerten und Bereiche zu identifizieren, in denen Treibhausgase emittiert werden.

Mehr dazu in einem weiteren Beitrag zum Corporate Carbon Footprint.

Daten helfen Mitarbeitenden dabei, die Auswirkungen ihrer Entscheidungen besser zu verstehen. Nutzen Sie Tools, die CO2-Emissionen für jede Buchung anzeigen und die es den Angestellten ermöglichen, den ökologischen Fußabdruck ihrer Businesstrips nachzuvollziehen. Dies ist eine einfache Maßnahme, um Mitarbeiter für das Thema Klimaschutz zu sensibilisieren und zur Erfüllung der Nachhaltigkeitsstrategie zu motivieren.

In die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens lassen sich Sanktionen für klimaschädliches Verhalten auf Dienstreisen integrieren. Denken Sie aber auch über positive Anreize nach. Lassen sich alle Emissionen einer nachhaltigen Geschäftsreise nachverfolgen, dann ist auch ein Vergleich zwischen den Reisenden möglich. Spielerisch treten die Angestellten in einen Wettbewerb um die klimafreundlichste Reise mit den geringsten Umweltauswirkungen.

Reiserichtlinie für nachhaltige Geschäftsreisen erstellen

Durch die Einführung einer allgemein bekannten Reiserichtlinie fördern Unternehmen das Engagement ihrer Mitarbeiter und stellen sicher, dass Vorschriften eingehalten werden. Die Richtlinie sollte klar kommunizieren, welche Kriterien bei der Buchung einer Dienstreise wichtig sind und wie diese gewichtig werden.

Vorraussetzungen für einen Businesstrip vorgeben

Angestellte sollten zunächst hinterfragen, ob eine Dienstreise tatsächlich notwendig ist. Die Reduktion von CO2-Emissionen ist schließlich besser als die nachträgliche Kompensation.

Ist eine Reise unvermeidbar, sollten Mitarbeiter ihre Fahrten effektiv planen. Durch das Zusammenlegen von Terminen lässt sich ggf. die Gesamtzahl an Reisen verringern und die zurückgelegte Strecke minimieren. Dies umfasst nicht nur Treffen in der gleichen Stadt. Auf dem Rückweg einen Kunden in einer andere Stadt zu besuchen, kann letztendlich eine Fahrt vermeiden.

Darüberhinaus sollte auch die Häufigkeit von Reisen zu einem Kunden oder Partner infrage gestellt werden. Viele Absprachen lassen sich digital erledigen, wodurch sich die Anzahl der Businesstrip verringert, ohne die persönliche Geschäftsbeziehung zu vernachlässigen.

Vorgaben für Verkehrsmittel anhand der CO2-Emissionen

In vielen Unternehmen wird die Wahl des Verkehrsmittels anhand der Faktoren Zeit und Kosten entschieden. Oftmals gelten Flüge als die schnellste Wahl. Außerdem sind Tickets häufig günstig. Die Bewertung anhand von Nachhaltigkeitskriterien fällt dagegen deutlich negativer aus.

Eine Reiserichtlinie sollte Mitarbeitern die Bewertung aller wichtigen Faktoren möglichst einfach machen. Klare Vorgaben helfen dabei. Legen Sie etwa fest, dass für innerdeutsche Reisen Flüge verboten sind und eine Zugfahrt dem PKW vorzuziehen ist. Wenn Angestellte den PKW dennoch nutzen wollen, müssen sie Fahrgemeinschaften bilden.

In der Regel gilt, dass aus ökologischer Sicht der Zug der Fahrt mit dem PKW oder einem Flug vorzuziehen ist.

Flugzeug

Ein Flug verursacht die höchsten CO2-Emissionen. Lässt sich ein Flug nicht vermeiden, dann sollten Mitarbeiter möglichst Direktflüge buchen, da bei diesen weniger Treibstoff verbraucht wird.

Bahn

Reisen mit der Deutschen Bahn sind heute mit 100 Prozent Ökostrom möglich. Um Ihre Klimaschutzziele zu erreichen, sollten Sie die Nutzung des Bahnverkehrs fördern oder direkt vorschreiben. Als Kunde von bahn.business erhalten Sie Reports, in der auch die CO2-Einsparungen aufgelistet sind. Außerdem kann die Überlassung einer BahnCard ein Anreiz für Mitarbeiter sein, auf die Bahn umzusteigen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann die BahnCard sogar steuerfrei sein und keinen geldwerten Vorteil darstellen.

Mit einer BahnCard und einer frühzeitigen Buchung lassen sich die Kosten deutlich reduzieren. Hinzu kommt, dass viele Reisende eine Bahnfahrt als angenehm empfinden und als Arbeitszeit nutzen.

Mietwagen oder Fuhrpark

Die Nutzung eines Mietwagens vor Ort ist häufig noch die Regel. Um Ihre Klimabilanz zu verbessern, sollten Sie Fahrzeugkategorien vorgeben oder die Kilometer begrenzen. Bewegen Sie Angestellte dazu, Hybrid- oder Elektroautos zu nutzen. Die gleichen Vorgaben lassen sich auch auf den eigenen Fuhrpark anwenden.

Öffentliche Verkehrsmittel

Am Zielort kann die Mobilität aber auch noch umweltfreundlicher gestaltet werden. Immer mehr Apps erlauben es, auch an unbekannten Orten den besten Mobilitätsmix zu wählen. Neben dem öffentlichen Nahverkehr kommen etwa Anbieter von Car- oder Ridesharing, Stadträdern sowie E-Scootern in Frage.

Vorauswahl von klimafreundlichen Hotels

Für die nächste Geschäftsreise geeignete Übernachtungsmöglichkeiten auszuwählen und diese auch auf ihre Nachhaltigkeit hin zu überprüfen, kostet viel Zeit. Investieren Sie daher in eine intensive Recherche und geben Sie den Angestellten eine Liste mit nachhaltigen Hotels an die Hand. Dies ist besonders für Städte sinnvoll, in die regelmäßig Geschäftsreisen unternommen werden. Ausführliche Kriterien für Hotelbuchungen sollten ebenso in der Richtlinie festgehalten werden.

Anerkannte Nachhaltigkeitssiegel wie das Certified Prüfsiegel Green Hotel oder das Green Globe-Zertifikat vereinfachen die Auswahl.

Mit Sanktionen drohen oder Anreize schaffen

Theorie und Praxis sind zwei verschiedene Dinge. Die Einhaltung der Reiserichtlinie muss stets kontrolliert werden. Oftmals werden Vorgaben in Richtlinien bewusst ignoriert, weil sie die Flexibilität und Handlungsfähigkeit von Angestellten einschränken.

Verhindern Sie dies, indem Sie die Praktikabilität der Richtlinien stets hinterfragen. Nicht jede Reise lässt sich langfristig planen. Manchmal ist auch das Hotel ohne Nachhaltigkeitszertifikat die bessere Wahl, da es sehr nah am Zielort ist. Jedes Unternehmen wird hierbei eigene Erfahrungen sammeln.

Wichtig ist jedoch immer, dass für eine fortlaufende Verbesserung der Vorgaben, ehrliches Feedback der Angestellten einzuholen ist. Verzichten Sie daher möglichst auf Sanktionen, die Frustration und Resignation hervorrufen. Überlegen Sie stattdessen, wie Sie Mitarbeiter für das Thema Nachhaltigkeit bei Geschäftsreisen sensibilisieren.

Ein Anreiz kann sein, dass Angestellte ihre Aufenthalte auf eigene Kosten privat verlängern. Kennen Sie den Begriff „Bleisure“? Eine Wortneuschöpfung aus Business und Leisure (Freizeit). Mit solchen neuen und alternativen Reiseoptionen schaffen Sie Spielraum, um auf unvorhergesehene Stornierungen, Streiks oder eine begrenzte Verfügbarkeit von Tickets zu reagieren. Gleichzeitig steigern Sie das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter.

CO2-Kompensation: Vorteile für Unternehmen

Oberstes Ziel sollte es sein, CO2-Emissionen zu vermeiden. Oftmals ist dies jedoch nicht möglich. Damit Unternehmen klimaneutral werden, bietet sich die Kompensation der Emissionen durch Zertifikate an.

Eine klimafreundliche Bilanz ist ein Signal nach außen an Partner und Kunden, die womöglich ebenfalls ökologische Ziele verfolgen und eine Maßnahme zur Stärkung der eigenen langfristigen Konkurrenzfähigkeit.

Nachhaltige Geschäftsreisen durch CO2-Kompensation sind dabei ein sinnvoller Hebel. Wichtig sind eine gute Datengrundlage und eine CO2-Transparenz in Ihrem Unternehmen. Nur so lassen sich Fortschritte messen und die Effizienz Ihrer Bemühungen evaluieren.

Detaillierte Reports beinhalten die Emissionen jedes Mitarbeiters und jeder Abteilung für alle Fahrten und Übernachtungen. Anhand der Daten sollte es möglich sein, Geschäftsreisen zu analysieren und auf umweltfreundlichere Optionen hin zu überprüfen.

Mit Pliant Earth werden alle reisebedingten CO2-Emissionen anhand der Kartentransaktionen berechnet und in einem Dashboard aufgelistet. Dank des Cashbacks erfolgt eine automatische Kompensation durch zertifizierte Anbieter ohne zusätzliche Kosten. Es steht Ihnen außerdem frei, zusätzliche Kompensationszertifikate einzulösen, um Ihre Klimabilanz zu verbessern.

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