Wie Marketingagenturen virtuelle Kreditkarten für ihre Ausgaben einsetzen
Bei der Verwaltung von Ausgaben für Kundenkampagnen stoßen Marketingagenturen auf zahlreiche Hindernisse bei Ihren Zahlungen. Eines der drängendsten Probleme ist die Schwierigkeit, Zahlungen und Ausgaben für diverse Kunden und über mehrere Paid-Kanäle hinweg zu überblicken und sauber abzurechnen. Insbesondere wenn es darum geht, Belege zu sammeln, Kreditlimits einzuhalten und Flexibilität in den Finanzvorgängen zu gewährleisten.
Herkömmliche physische Kreditkarten sind in diesem Kontext umständlich zu handhaben und bieten oft nicht die erforderliche Vielseitigkeit und Funktionalität für die Abwicklung komplexer Finanzgeschäfte.
Eine digitale Kreditkartenlösung in Kombination mit virtuellen Karten löst diese Probleme und vereinfacht für Marketingagenturen die Zahlungen.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Marketingagenturen virtuelle Kreditkarten einsetzen, um ihre Erträge zu steigern und ihre Abläufe zu vereinfachen.
Warum Marketing-Agenturen virtuelle Kreditkarten einsetzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben
Um den Bedürfnissen Ihrer Kunden und der eigenen Mitarbeiter gerecht zu werden, müssen Agenturen Zahlungsprozesse etablieren, die leicht zu handhaben und nachvollziehbar sind.
Einige Vorteile einer digitalen Zahlungslösung und virtueller Kreditkarten:
Hohe Zahlungsfrequenz ohne Kampagnenstopp
Der Einsatz klassicher Kreditkarten kann aufgrund von Systemen zur Missbrauchserkennung, die Karten ohne Vorwarnung sperren können, eine Herausforderung darstellen, wodurch Verzögerungen bei wichtigen Zahlungen entstehen.
Virtuelle Kreditkarten von Pliant ermöglichen dagegen eine hohe Zahlungsfrequenz, ohne die Gefahr einer Kartensperrung und dadurch abgelehnte Transaktionen, die zum abrupten Stopp von Kampagnen führen können.
Echtzeit-Reporting für Echtzeit-Transparenz
Viele Marketingagenturen verwenden noch immer eine einzige physische Kreditkarte. Transaktionen sind dadurch schwer nachzuvollziehen und Mitarbeitende müssen sich eine Karte als Zahlungslösung für alle anfallenden Ausgaben teilen. Betrug durch gestohlene Kartendaten hat in diesem Setup für den Agenturalltag gravierende Folgen.
Herkömmliche Karten erfordern außerdem manuelle Prozesse für den Abgleich und die Nachverfolgung von Ausgaben, was zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann. Darüber hinaus können physische Karten verloren gehen oder gestohlen werden, was zu betrügerischen Aktivitäten und finanziellen Verlusten führen kann.
Im Pliant Dashboard sehen Mitarbeiter von Marketingagenturen alle Ausgaben in Echtzeit und können diese aufgeschlüsselt nach Karte oder Paid-Kanal genau verfolgen. Durch den flexiblen Einsatz virtueller Kreditkarten erhalten sie wertvolle Einblicke in ihre finanzielle Entwicklung.
Herunterladbare Transaktionsberichte zur Kundenabrechnung
Hausbanken verschicken in der Regel zum Monatsende eine monatliche Kreditkartenabrechnung, mit einer langen Liste aller Transaktionen. Dieser wiederkehrende Briefverkehr ist nicht nur für die Buchhaltung und deren Kontrollfunktion eine zunehmende Belastung. Auch die saubere Abrechnung von Kundenprojekten wird dadurch verzögert.
Im Pliant Dashboard können Marketing-Agenturen jederzeit auf detaillierte Berichte über ihre Kartentransaktionen zugreifen und diese herunterladen, was für die Kommunikation mit Kunden, die Integration in Buchhaltungssysteme oder die Weitergabe an Stakeholder nützlich ist.
Flexible Kartenlimits zur Budgetverwaltung
Gerade wenn Agenturen auch im Namen des Kunden Anzeigen schalten und erst am Monatsende abrechnen, greifen sie gerne auf Kreditrahmen zurück, um ihre Liquidität zu erhöhen. Es kann es jedoch schwierig sein, aausreichend hohe Kreditlimits zu erhalten.
Mit Pliant ist dies kein Problem. Dank der virtuellen Kreditkarten erhalten Marketingagenturen eine größere finanzielle Flexibilität, da sie Ausgabenlimits und Budgets schnell an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen können.
Je nach Einsatzzweck einer virtuellen Karte kann das Unternehmenslimit auf einzelne Karten verteilt werden für mehr Kontrolle und Sicherheit. Durch die Zuweisung von Limits für jede Karte können Agenturen überhöhte Ausgaben verhindern, Budgets effektiver verwalten und das Risiko unberechtigter oder überhöhter Gebühren reduzieren.
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Rechnungsverwaltung für eine reibungslose Buchhaltung
Die Verwaltung von Rechnungen und Belegen sowie die Ausgabe von Firmenkreditkarten an Mitarbeiter kann bei physischen Kreditkarten kann viel Papierkram bedeuten. Verzögerungen oder Fehlern bei der Kostenerfassung und -abstimmung sind die Folgen.
Die eigenständige Ausgabe virtueller Kreditkarten in der Pliant-App vereinfacht den Zahlungsprozess dagegen und verringert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Nachverfolgung.
„Pliant spart uns seit Nutzungsbeginn vor allem unglaublich viel Zeit. Neue Karten für meine Mitarbeiter, deren Anträge vorher Wochen gedauert haben, sind jetzt in noch nicht einmal einer Minute beantragt und bearbeitet.“
Zudem vereinfacht Pliant das ansonsten aufwendige Erfassen von Rechnungen und Belegen. Damit der Monatsabschluss reibungslos abläuft, erhalten Mitarbeiter automatische Erinnerungen, falls sie für ihre Kartentransaktionen noch keine Belege hinterlegt haben. Außerdem ist in der Transaktionsübersicht sofort ersichtlich, für welche Zahlungen noch Belege fehlen.
Für eine weitere Automatisierung der Vorkontierung sorgen Buchhaltungsregeln für wiederkehrende Transaktionen. Buchhaltungsdaten wie Sachkonto, Umsatzsteuersatz, Kreditoren oder Kostenstellen können im System gespeichert und ohne manuellen Aufwand hinterlegt werden.
Großzügige Prämien für einen erhöhten ROAS
Auf dem Markt finden sich zahlreiche klassische Geschäftskreditkarten mit hohen Monats- oder Jahresgebühren, deren Zusatzleistungen für Agenturen vielleicht gar nicht relevant sind. Dies kann kostspielig sein und bietet möglicherweise nicht die notwendigen Funktionen für Flexibilität und Komfort.
Auch auf den ersten Blick attraktive Bonusprogramme, wie das Sammeln von Meilen, lohnen sich bei genauerem Hinsehen nur bedingt.
Prämien und insbesondere Cashback haben dagegen einen direkten Einfluss auf den ROAS. Virtuelle Kreditkarten, die bei jeder Transaktion Cashback gewähren, steigern die Margen von Agenturen unmittelbar.
Die Einführung virtueller Kreditkarten kann dazu beitragen, ihre Abläufe zu rationalisieren, Kosten zu senken und die Effizienz zu verbessern, was letztlich zu höheren Gewinnen führt.
„Im Media-Buying profitieren wir sehr von den Cashbacks. Außerdem nutzen wir die Karten jetzt im Unternehmen für unser Procurement. Es gibt nicht mehr eine zentrale Person, die Bestellungen auslöst, sondern jeder Mitarbeiter, der regelmäßig bestellt, erhält bei uns eine virtuelle Karte. Dadurch sind wir agiler und vermeiden umständliche Prozesse.“
