Homeoffice-Ausstattung: Was muss der Arbeitgeber bereitstellen?
Welche Ausstattung wird im Homeoffice benötigt und wer trägt die Kosten?
In vielen Unternehmen hat sich das Homeoffice als Arbeitsplatz etabliert. Immer mehr Stellenanzeigen werden dauerhaft remote ausgeschrieben. Arbeitnehmer gewinnen dadurch an Flexibilität und sparen sich den Arbeitsweg. Arbeitgeber erweitern dadurch nicht nur ihren Kandidatenkreis, sondern verzichten immer mehr auf feste Büroplätze für alle Angestellten. Doch tragen Mitarbeiter im Home Office die Kosten des Arbeitsplatzes oder muss der finanzielle Mehraufwand von den Unternehmen getragen werden?
Rechtliche Grundlagen zum Homeoffice
Um eine verbindliche Rechtsgrundlage für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu schaffen, sollten alle Regelungen zum Homeoffice im Arbeitsvertrag oder in einer separaten Home-Office-Vereinbarung festgehalten werden.
Beide Seiten müssen den Regelungen zustimmen. Eine allgemeine Verpflichtung zum Homeoffice existiert nicht. Arbeitgeber steht es nicht zu, die Arbeit aus dem Home Office anzuordnen. Ebenso haben Mitarbeitende keinen Rechtsanspruch auf ein dauerhaftes oder temporäres Arbeiten von zuhause aus.
Ausnahmen wie die Homeoffice-Angebotspflicht durch die Corona-Arbeitsschutzverordnung während der Pandemie gelten aktuell nicht mehr.
Unternehmen, die Mitarbeiter im Homeoffice beschäftigen, sollten ihre Verpflichtung entsprechend der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) kennen. Demnach muss der Arbeitgeber einen Arbeitsplatz mit der notwendigen Ausstattung zur Verfügung stellen. Dies gilt für das Büro und das Homeoffice.
Arbeitnehmern ist es erlaubt, die Anschaffungskosten der Büroausstattung beim Arbeitgeber geltend zu machen. Auch für laufende Ausgaben wie Internet oder Strom kann eine monatliche Kostenpauschale vereinbart werden.
Muss der Arbeitgeber die Kosten für das Equipment im Homeoffice tragen?
Gemäß der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), muss der Arbeitgeber für Angestellte im Homeoffice die Ausstattung bereitstellen und dafür einen Zuschuss zahlen. Ein Erstattungsanspruch der Kosten besteht aber nur, wenn ein Arbeitnehmer dauerhaft im Homeoffice ist und das Büro des Arbeitgebers nicht nutzen kann.
Mitarbeiter, die sich im Homeoffice einrichten, sollten für die finanziellen Mehrkosten eine monatliche Kostenpauschale aushandeln. Laufende Kosten für Internet und Telefon, Strom und Wasser werden damit vom Arbeitgeber beglichen. Spätestens bei den Internetkosten wird ansonsten deutlich, dass eine Trennung von privaten und beruflichen Aufwendungen nicht möglich ist. Mit einer Pauschale werden solche Ausgaben unkompliziert verteilt.
Die Höhe der monatliche Kostenpauschale für das Home-Office orientiert sich dennoch an den tatsächlich anfallenden Ausgaben. Hierfür sollte mit mindestens 50 Euro als grobe Orientierung gerechnet werden. Die genauen Energiekosten sind sehr individuell und müssen sich auch an den steigenden Verbraucherpreisen orientieren.
Ausstattung im Home office: Was muss der Arbeitgeber für das Homeoffice bereitstellen?
Folgende Ausstattung sollte im Homeoffice gewährleistet sein, um ein produktives Arbeiten entsprechend des Arbeitsschutzgesetzes und Arbeitszeitgesetzes sicherzustellen. Für Arbeitgebende und Beschäftigte stellt die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e. V. (DGUV) die Praxishilfe CHECK-UP Homeoffice mit aktuellen Empfehlungen zur Verfügung.
Es ist das eine, gelegentlich vom heimischen Küchentisch aus zu arbeiten, doch für das langfristige Arbeiten von zuhause aus sollte ein vollständiger Arbeitsplatz mit der richtigen Büroausstattung eingerichtet werden.
Internet und Telefonie
Je nach Tätigkeit kann es notwendig sein, einen schnelleren Internettarif zu wählen. Es ist auch zu klären, ob der Angestellte per Telefon erreichbar sein soll und ob dafür ein geschäftlicher Telefonanschluss eingerichtet wird.
Energiekosten und Miete
Wer mehr Zeit zu Hause verbringt, hat automatisch höhere Energiekosten. Sei es, um den Arbeitsplatz zu heizen oder sich ein Mittagessen zu kochen, es entstehen höhere Kosten für Strom, Wasser und Heizung.
Auch ein Teil der Wohnung wird dann beruflich und nicht mehr ausschließlich privat genutzt.
Technische Ausstattung
Muss der Arbeitgeber einen Laptop oder PC stellen? Genau wie im Büro, muss der Arbeitgeber für den Arbeitsplatz zu Hause die Hardware bezahlen und für eine geeignete technische Ausstattung Sorge tragen. Dazu zählen auch weitere Geräte wie Maus, Tastatur und ein externer Bildschirm. Der Einsatz privater Geräte ist allein aufgrund des Datenschutzes in vielen Unternehmen verboten.
Die DGUV empfiehlt in ihrem Ratgeber den Einsatz einer separaten Tastatur und Maus. Nur durch das flexible Aufstellen auf dem Schreibtisch kann eine ergonomische Sitzposition eingenommen werden.
Gerade für Angestellte, die viele Texte, Präsentationen und Tabellen bearbeiten, wird zu einer Bildschirmgröße von mindestens 17 Zoll geraten. Das Display sollte außerdem reflexionsarm sein, um die Augen zu entlasten.
Je nach Aufgabenbereich ist auch ein Headset notwendig, das individuell einstellbar ist und eine gute Ton- und Sprachqualität ermöglicht.
Virtuelle Kreditkarten
In der digitalen Arbeitswelt sind virtuelle Kreditkarten das ideale Zahlungsmittel für Online-Einkäufe, Software-Abos oder Cloud-Speicher. Anstatt Kartendaten herumzuschicken und damit Sicherheitsrisiken einzugehen, erstellen Manager Kreditkarten in der Pliant App, die für Mitarbeiter im Homeoffice sofort verfügbar sind.
Virtuelle Kreditkarten sorgen für flexible Zahlungsprozesse in Unternehmen.
„Pliant spart uns seit Nutzungsbeginn vor allem unglaublich viel Zeit. Neue Karten für meine Mitarbeiter, deren Anträge vorher Wochen gedauert haben, sind jetzt in noch nicht einmal einer Minute beantragt und bearbeitet.“
Möbel
Wer nur gelegentlich im Homeoffice arbeitet, gibt sich wohl mit dem heimischen Küchentisch zu frieden. Für alle anderen ist jedoch auf eine geeignete Ausstattung zu achten. Dazu gehören Büromöbel, die ein ergonomisches Arbeiten ermöglichen.
Laut der DGUV ist ein höhenverstellbarer Schreibtisch mit reflexionsarmer und großer Arbeitsfläche notwendig. Als optimal wird eine Arbeitsfläche von 160 cm x 80 cm genannt. Eine Mindestgröße von 80 cm x 60 cm sollte nicht unterschritten werden.
Ein höhenverstellbarer Tisch ermöglicht es, während der Arbeit unterschiedliche Körperhaltungen einzunehmen und zwischen Sitzen und Stehen zu wechseln.
Ebenso hilfreich ist ein Bürostuhl mit vielen Einstellmöglichkeiten, etwa durch Rollen oder eine bewegliche Rückenlehne.
Wichtig für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden ist ebenso die Beleuchtung des häuslichen Arbeitszimmers. Vorgeschriebene Beleuchtungswerte gelten auch im Homeoffice. Angestellte sollten eine ausreichend helle Beleuchtung durch eine Decken- und Tischleuchte sicherstellen.
Der Ratgeber der DGUV gibt Tipps zur optimalen Gestaltung des Arbeitsplatzes und zur Platzierung des Schreibtisches im Raum, um störenden Reflexionen vorzubeugen.
Ist eine vertragliche Vereinbarung zu den Kosten im Homeoffice sinnvoll?
Eine vertragliche Regelung aller Belange für das Homeoffice bietet Unternehmen und Angestellten eine empfehlenswerte Rechtssicherheit. Im Arbeitsvertrag oder in einer separaten Home-Office-Vereinbarung sollte nicht nur festgelegt werden, ob und in welchem Umfang ein Arbeitsplatz zu Hause ermöglicht wird, auch anfallende Kosten, Aufwandsentschädigungen oder Pauschalen sind vertraglich zu regeln.
Klare Regelungen beugen Missverständnissen vor. Existiert keine Betriebsvereinbarung für alle Beschäftigten, ist es ratsam eine individuelle Vereinbarung zu treffen.
Theme, die in einer vertraglichen Vereinbarung zum Homeoffice geregelt werden sollten:
zeitlicher Umfang der Arbeit im Homeoffice
Kosten der Ausstattung und monatliche Pauschale, die der Arbeitgeber übernimmt
Vorgaben zum Datenschutz
Regelungen zum Arbeitsschutz
Wann steht dem Arbeitnehmer im Homeoffice eine Entschädigung zu?
Eventuelle Ansprüche für Kosten des Arbeitnehmers gegenüber seinem Arbeitgeber sind im Bürgerlichen Gesetzbuch § 670 BGB geregelt.
„Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet.“
Demnach sind alle Ausgaben, die für die sachgerechte Durchführung der Arbeit erforderlich sind, erstattungsfähig.
Steht dem Arbeitnehmer eine Entschädigung vom Arbeitgeber zu, wenn er die eigene Ausstattung im Homeoffice nutzt?
Generell steht dem Arbeitnehmer ein Aufwendungsanspruch zu, wenn er seine private Ausstattung wie Schreibtisch oder Laptop nutzt. Beide Parteien sollten die Kostenverteilung jedoch frühzeitig klären und in der empfehlenswerten vertraglichen Vereinbarung festhalten. Darin ist auch die Nutzung der privaten Ausstattung festzuhalten.
Besteht ein Aufwendungsersatz für die Nutzung der eigenen Wohnung für Homeoffice?
Laut § 670 BGB kann der Arbeitnehmer einen Anspruch auf einen Ersatz für die berufliche Nutzung seiner Privatwohnung haben. Es sei denn, in der vertraglichen Regelung zum Homeoffice wurde eine andere Vereinbarung getroffen.
Dürfen Angestellte bei Technikausfall im Homeoffice die Arbeit niederlegen?
Der Arbeitgeber trägt bei Technikausfall das Betriebsrisiko. Unerwartete Störungen lassen sich zuhause und im Büro nicht vermeiden. Mitarbeiter sind jedoch dazu verpflichtet, ihren Arbeitgeber umgehend darüber zu informieren, wenn sie ihrer Arbeit und somit ihren vertraglichen Pflichten nicht nachkommen können.
Welche Homeoffice-Kosten sind für Angestellte 2024 von der Steuer absetzbar?
Seit 01.01.2023 gelten die aktuellen Regelungen zur Homeoffice-Pauschale. Diese wurde vom Gesetzgeber entfristet und geändert:
Steuerpflichtigen ist es ab 2023 möglich, pro Tag im Homeoffice sechs Euro in der Einkommenssteuererklärung geltend zu machen.
Zukünftig lassen sich 210 statt 120 Arbeitstage im Home Office geltend machen
Dadurch wird die Pauschale von 600 Euro im Jahr auf bis zu 1.260 Euro jährlich angehoben.
Bisher musste ein separates Arbeitszimmer nachgewiesen werden, um die Pauschale nutzen zu können. Diese Voraussetzung für einen Steuerabzug entfällt ab 2023. Dadurch sollen auch Arbeitnehmer in kleinen Wohnungen ohne Arbeitszimmer entlastet werden.
Arbeitnehmer ist es darüber hinaus möglich, pauschal Werbungskosten in Höhe von 1.230 Euro in der Einkommenssteuererklärung geltend zu machen. Der Arbeitnehmerpauschbetrag wurde bereits um 200 Euro erhöht und wird noch einmal um 30 Euro angehoben.
Übernimmt der Arbeitgeber nicht die Kosten für alle Arbeitsmaterialien oder werden private Gegenstände auch beruflich genutzt, dann ist es möglich, die Anschaffungskosten anteilig als Werbungskosten anzugeben.
Wenn ein Arbeitsmittel mindestens zu 10 Prozent beruflich genutzt wird, ist es anteilig entsprechend der prozentualen Nutzung steuerlich absetzbar. Wird es zu mehr als 90 Prozent für berufliche Zwecke genutzt, können die Anschaffungskosten vollständig als Werbekosten abgesetzt werden. Es ist daher für Angestellte möglich, selbst gekaufte Büromaterialien bei der nächsten Steuererklärung anzugeben.
