Firmenkreditkarte für Mitarbeiter: Was Sie wissen müssen
Eine moderne Firmenkreditkarte für Mitarbeiter ist sicher, transparent und durch digitale Prozesse für Geschäftsführung, Mitarbeiter und Buchhalter äußerst zeitsparend.
Stefan Masarwaam
Probleme mit der klassischen Firmenkarte für Mitarbeiter
Geschäftsführer und Finanzbuchhalter von Pliant erzählen in Erstgesprächen immer wieder von den gleichen Problemen:
Schwer nachvollziehbare Abrechnungen führen im schlimmsten Fall zu Spesenbetrug. Auf jeden Fall aber zu langen Bearbeitungszeiten, was bei Mitarbeitern und der Buchhaltung zu Frust führt.
Kreditkartendaten wandern durch das Unternehmen, egal wie vorsichtig man ist. Unautorisierte Zahlungen, etwa für LinkedIn-Abos, sind dadurch schwer nachvollziehbar.
Die Unternehmen kaufen bei zahlreichen Online-Shops und nutzen eine Vielzahl von Online-Diensten, insbesondere Cloud-Services, SaaS, Online-Werbung und mehr. Ausgaben, die von mehreren Mitarbeitern vorzugsweise per Kreditkarten bezahlt werden. Wird dann eine Firmenkreditkarte von mehreren Mitarbeitern genutzt, muss jede Abbuchung einzeln der betreffenden Person oder Abteilung zugewiesen werden.
Bei Firmenkreditkarten finden Kauf und Zahlung statt, bevor der Beleg vorliegt. Für die Betriebsprüfung und den Vorsteuerabzug ist jedoch das häufig sehr aufwendige Einsammeln der Originalbelege zwingend erforderlich.
Kunden berichten, dass sie Mitarbeiterkarten grundsätzlich als Zahlungsmittel bevorzugen, weil sie im Vergleich mit Rechnungen schnellere und unkompliziertere Zahlungsprozesse bieten. Doch aufgrund der Nachteile traditioneller Bankkarten wird stattdessen versucht, die Nutzung so weit wie möglich zu begrenzen.
Daher suchen Unternehmen zeitgemäße Kreditkarten für Mitarbeiter und Einkäufer, um die Geschäftsleitung zu entlasten und die Belegerfassung für Nutzer und Buchhaltung deutlich zu vereinfachen.
In diesem Beitrag klären wir die wichtigsten Fragen.
Wann ist eine eigene Kreditkarte für Mitarbeiter sinnvoll?
Eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter ist ein anerkanntes Zahlungsmittel auf Geschäftsreisen und für die Zahlung von Werbekosten und Abos. Sie ermöglichen schnelle und sichere Transaktionen und eine bequeme Handhabung für Mitarbeiter, Buchhaltung und Geschäftsführung. Die Abrechnung erfolgt über das Geschäftskonto.
Steht den Mitarbeitern keine Firmenkarte zur Verfügung, müssen Sie alle geschäftlichen Ausgaben auslegen. Spätestens bei hohen Ausgaben für Hotel- und Flugbuchungen ist dieser Weg eine unzumutbare Belastung für die Arbeitnehmer.
Viele kleine Beträge sind zusätzlich sehr zeitintensiv für die Buchhaltung. Allein die Dateneingabe in die Buchhaltungs-Software für kleinste Beträge nimmt viel Zeit in Anspruch.
Warum eine einzelne Firmenkreditkarte im Unternehmen nicht ausreicht
Ist in Ihrem Unternehmen nur eine Firmenkreditkarte für mehrere Mitarbeiter vorhanden, gestalten sich die internen Prozesse langwierig und unsicher. Für jede Zahlung ist eine mündliche Absprache notwendig. Dazu muss der Angestellte den Kauf mit einem Vorgesetzten abstimmen und anschließend die Buchhaltung informieren.
Die Transaktion ist nur dann möglich, wenn die Karte und das mit ihr verknüpfte Firmenhandy für den Empfang der TAN verfügbar ist. Zum Monatsende muss die Buchhaltung die Zahlung einem Mitarbeiter zuordnen und den Beleg anfordern.
„Du hast die Zahlungen übersichtlich nach Mitarbeiter geordnet. Das ist eben so nicht möglich, wenn alles auf eine Karte läuft. Damit schafft es eine gewisse Transparenz und Komfort im day-to-day Business.“
Maximilian Zielosko, CEO und Co-Founder von BuchhaltungsButler
Wenn Sie eine digitale Business-Kreditkartenlösung in Ihren Zahlungsverkehr integrieren und Ihren Mitarbeitern eigene Firmenkreditkarten ausstellen, profitiert Ihr Unternehmen von zahlreichen Vorteilen:
Transparenz & Kontrolle
Einer Ihrer Mitarbeiter ist auf Geschäftsreise in einem Hotel eingecheckt. Der Kundenauftrag vor Ort dauert länger als erwartet und Ihr Angestellter muss zwei Nächte mehr im Hotel übernachten. Das Limit der Kreditkarte des entsprechenden Mitarbeiters ist aber bereits ausgeschöpft. Welche Möglichkeiten haben Sie und Ihr Mitarbeiter aktuell in solch einer Situation?
Mit der digitalen Business-Kreditkartenlösung von Pliant kann Ihr Mitarbeiter direkt in der App eine Limitänderung bei Ihnen beantragen. Genehmigen Sie die Anfrage, steht Ihrem Angestellten sofort ein höheres Limit zur Verfügung. Mit nur wenigen Klicks machen Sie die Änderung später auch wieder rückgängig. Kontakt zu Pliant als Kreditkartenherausgeber müssen Sie nicht aufnehmen, solange das Limit für Ihr Unternehmen nicht ausgeschöpft ist.
Direkt in der App schicken Mitarbeiter Anfragen für Limitänderungen an einen Admin. (Grafik: pliant)
Zeitersparnis
Die Digitalisierung von Zahlungsvorgängen mithilfe von Firmenkreditkarten spart Zeit und somit Kosten. Alle Prozesse rund um eine Transaktion werden schneller und komfortabler. Statt formale Anträge einzureichen und Monatsübersichten per Post abzuwarten, profitieren alle Stakeholder von einem vollständig digitalen Karten- und Belegmanagement.
Mitarbeiterzufriedenheit
Aus Sicht der Mitarbeiter werden mit einer digitalen Business-Kreditkartenlösung zahlreiche Prozesse abgeschafft, die zu deren Nachteil sind. Angefangen bei langwierigen Abstimmungsprozessen bis hin zur Vorauszahlung von durchlaufenden Geldern. Gerade wenn Mitarbeiter in Vorkasse gehen und erst einmal mit der Spesenabrechnung verbundene Formulare bearbeiten müssen, sorgt dies häufig für Frustration in der Belegschaft.
Schufa-Score des Mitarbeiters irrelevant
Bei der Beantragung einer Firmenkreditkarte für Mitarbeiter spielt die Schufa des Arbeitnehmers keine Rolle. Auch mit einem negativen Schufa-Eintrag erhält der Angestellte eine personalisierte Kreditkarte. Da die Abrechnung immer über das Geschäftskonto läuft, haftet die Firma und nicht die Privatperson. Um sich abzusichern, sollten Unternehmen eine aktuelle Schufa-Auskunft verlangen und mit allen Mitarbeitern eine Nutzungsvereinbarung für die Firmenkreditkarten treffen.
4 Alternativen zur Firmenkreditkarte für Mitarbeiter und ihre Nachteile
In der Vergangenheit gab es in zahlreichen Unternehmen Absprachen zur Nutzung von privaten Kreditkarten oder dem Privatkonto. Aus heutiger Sicht entstehen dadurch nur Nachteile für alle Beteiligten. Mitarbeiter tragen unnötige Risiken und die Buchhaltung der Unternehmen wird mit den privaten Ausgaben der Angestellten vermischt.
1. Angestellte nutzen eine private Kreditkarte für die Firma bspw. auf Dienstreisen
In diesem Fall bezahlt der Mitarbeiter mit seiner ansonsten privat genutzten Kreditkarte und lässt sich die Kosten bis zum Monatsende erstatten. Somit ist das Konto zum Zeitpunkt der Kreditkartenabrechnung gedeckt und der Mitarbeiter muss keine Kosten auslegen. Zumindest in der Theorie. Der Arbeitnehmer trägt in jedem Fall das Haftungsrisiko und nimmt eine verschlechterte Bonität durch den Verfügungsrahmen in Kauf. Er ist außerdem von einer zeitnahen Abrechnung durch den Arbeitgeber abhängig. Ansonsten entstehen Zahlungsverzüge und das Risiko des Angestellten steigt.
Für die Erstattung der Zahlungen sind administrativ aufwendige Prozesse notwendig. Diese belasten nicht nur den Mitarbeiter sondern auch die Buchhaltung.
2. Abrechnung der Firmenkreditkarte über das Privatkonto der Mitarbeiter
Bereits 2016 wurde in EU-Richtlinien geregelt, dass alle Buchungen mit einer Firmenkreditkarte direkt das Geschäftskonto des Unternehmens belasten müssen. Sie dürfen nur geschäftlich verwendet werden. Dadurch ist die Belastung eines Privatkontos nicht mehr gestattet. Unternehmen schließen eine Rahmenvereinbarung mit dem Kreditkartenanbieter, in dem ein Geschäftskonto für alle Buchungen angegeben wird.
Werden etwa Reisekosten mit der Firmenkreditkarte bezahlt und über ein Privatkonto abgerechnet, ist dies in mehrfacher Hinsicht problematisch. Die Europäische Union (EU) hat dieses Vorgehen untersagt, um die Haftung für Mitarbeiter klar zu regeln und um die personenbezogenen Daten der Angestellten zu schützen. Eine strikte Trennung von Firmenausgaben und privaten Konten ist daher unbedingt einzuhalten.
3. Reisestellenkarte als Firmenkreditkarte für mehrere Mitarbeiter
Eine Reisestellenkarte, oder auch Company Card genannt, ist eine physische oder virtuelle Kreditkarte für Unternehmen. Sie wird vorrangig für das Bezahlen von Ausgaben für Dienstreisen genutzt. Es handelt sich dabei um eine nicht personenbezogene Firmenkreditkarte ohne Namen. Mit einer Reisestellenkarte kann kein Geld abgehoben oder unterwegs bezahlt werden.
Die Einkaufsabteilung oder interne Reisestelle erhält eine Reisestellenkarte, die statt auf einen einzelnen Mitarbeiter, auf die Firma ausgestellt wurde. Je nach Bedarf, lassen sich mit ihr B2B-Transaktionen wie Hotelreservierungen, Mietwagen oder Online-Einkäufe bezahlen.
Damit alle weiteren Kosten während einer Geschäftsreise bezahlt werden können, müssen Sie jedoch zusätzlich eine Kreditkarte ausstellen oder den vorgestreckten Betrag dem Mitarbeiter über die Auslagenerstattung zurückzahlen.
Verfügt Ihr Unternehmen über kein gesondertes Procurement und sind Ihre Mitarbeiter für alle Zahlungen zuständig, dann ist die Reisestellenkarte nicht geeignet.
4. Sachbezugskarte für den steuerfreien Sachbezug
Bei einer Sachbezugskarte handelt es sich um eine Prepaid-Karte für Mitarbeiter, die nur für den steuerfreien Sachbezug von maximal 50 Euro pro Monat genutzt werden kann. 2022 wurde die Freigrenze von ursprünglich 44 Euro auf 50 Euro angehoben.
Diese Karten werden vom Finanzamt anerkannt und vereinfachen die Auszahlung des Sachbezugs an den Arbeitnehmer. Der Mitarbeiter kann über das Guthaben der Karte frei verfügen und für persönliche Einkäufe nutzen.
Darüber hinaus dürfen mit der Sachbezugskarte keine anderweitigen Transaktionen für Online-Zahlungen oder Dienstreisen getätigt werden. Damit sind diese Karten kein Ersatz für eine vollwertige Firmenkreditkarte.
Wer bekommt eine Firmenkreditkarte?
Theoretisch können Sie eigenständig in der Pliant App jedem Mitarbeiter eine Pliant Kreditkarte ausstellen, ohne zusätzliche Beantragung. Laden Sie den Mitarbeiter in die Pliant App ein und stellen Sie eine sofort verfügbare virtuelle Karte aus oder veranlassen Sie den Versand einer physischen Kreditkarte.
Entsprechend Ihrem Bedarf wählen Sie aus dem Kreditkartenangebot die passende Karte aus:
Physische Karten: Pliant bietet Ihnen die Pliant VISA Platinum Business Card als Standardkarte an. Für erhöhte Ansprüche steht Ihnen die VISA Infinite Card zur Verfügung.
Virtuelle Karten: Erstellen Sie in der Pliant App virtuelle Karten zur sofortigen Nutzung, ganz ohne Aktivierung. Es ist möglich, jedem Mitarbeiter mehrere digitale Karten für unterschiedliche Zwecke, Projekte und Händler auszustellen.
Virtuelle Einmalkarten: Diese Karten werden nach einer erfolgreichen Zahlung automatisch deaktiviert. Die Kartendaten sind dann nicht mehr einsetzbar und die Karte kann nicht erneut belastet werden.
„Pliant spart uns seit Nutzungsbeginn vor allem unglaublich viel Zeit. Neue Karten für meine Mitarbeiter, deren Anträge vorher Wochen gedauert haben, sind jetzt in noch nicht einmal einer Minute beantragt und bearbeitet.“
Effektive Ausgabenkontrolle durch Mitarbeiterrollen und -berechtigungen
Nicht jeder Mitarbeiter soll vollen Zugriff auf alle Kartenvorgänge einer Organisation haben. Daher bietet Pliant neben der Admin-App auch eine schlanke Kartennutzer-App an, mit der Mitarbeiter Zugang zu ihren Karten haben.
Für beide Apps gibt es weitere Mitarbeiterrollen, mit denen die Kontrolle über das Pliant-Konto Ihres Unternehmens gesteuert werden kann. Unterschieden wird in Inhaber, Admins und Buchhalter sowie in Kartennutzer und Team-Manager.
Mit der Pliant App beschleunigen Sie Ihre Zahlungsprozesse
Durch die Nutzung von Pliant Firmenkreditkarten für mehrere Mitarbeiter als Teil der digitalen Kreditkartenlösung lassen sich viele Prozesse durch die Pliant App beschleunigen:
Budgetanfrage: Der Mitarbeiter stellt eine Anfrage für eine neue Kreditkarte. Er kann dabei Regeln vorschlagen, wie das Monats- oder Transaktionslimit. Eine Kartenbezeichnung und ein Kommentarfeld unterstützen die interne Kommunikation.
Genehmigung: Ein Admin wird automatisch über die Anfrage informiert und kann sofort eine neue Karte erstellen oder die Regeln anpassen. Alle Festlegungen von physischen und virtuellen Karten können auch danach jederzeit in der App verändert werden.
Transaktion: Eine virtuelle Kreditkarte ist sofort einsetzbar für den Mitarbeiter. Dagegen nimmt der Versand einer Plastikkarte wenige Tage in Anspruch. Mithilfe der personalisierten Karte tätigt der Mitarbeiter seine Zahlungen im Rahmen der zuvor festgelegten Kartenregeln und Nutzungsvereinbarung.
Belegerfassung: In der App lädt der Angestellte die notwendigen Belege hoch. Diese werden bspw. unterwegs im Restaurant bequem abfotografiert und einer Zahlung zugeordnet.
Kontrolle: Die Buchhaltung erhält alle Daten der Ausgaben direkt in der App. Sie kann in Echtzeit einsehen, welche Transaktionen getätigt werden und diese kontrollieren. Durch die Digitalisierung der Prozesse werden monotone Arbeitsschritte wie das Sortieren von Belegen oder das Nachhaken bei Kollegen nach fehlenden Belegen automatisiert.
„Das Nachfragen nach Kreditkartenbelegen und das Zurückgeben von falsch ausgefüllten Reisekostenabrechnungen oder Auslagen hat sich enorm verbessert. Es bleibt nichts liegen. Die Reisekosten werden schneller ausgezahlt und mein Team hat alle Informationen für eine sichere steuerliche Bewertung von Vorgängen. Jeder weiß, wo Belege gerade sind und ihre Bearbeitung läuft. Die Abstimmung ist einfacher für denjenigen, der den Beleg abgibt und denjenigen, der nachher den Beleg verbucht und zur Auszahlung bringt. Das sorgte früher für viel Unmut auf beiden Seiten und kostete uns viel Zeit.“
A. Sander, Leiter der Buchhaltung in der doctari group
Durch die Einführung von Pliant erzielt Herr Sander und sein Team aus sechs Mitarbeitern eine Zeitersparnis von 25 Prozent durch schnellere Belegkontrollen und weniger Rückfragen. Lesen Sie hier den Erfahrungsbericht der doctari group.
Darauf müssen Sie bei einer Firmenkreditkarte für mehrere Mitarbeiter achten
Bevor einzelne Mitarbeiter eine Kreditkarte erhalten, sollten die folgenden drei Punkte geklärt werden:
Sicherheitsmechanismen etablieren
Wie jedes andere Zahlungsmittel birgt auch eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter gewisse Risiken. Seien Sie sich vorab den Gefahren bewusst. Stellen Sie sicher, dass alle Sicherheitsfunktionen der digitalen Business-Kreditkartenlösung genutzt werden. Nur so erkennen Sie einen Kreditkartenmissbrauch durch Dritte oder auch durch die eigenen Mitarbeiter rechtzeitig. Zu den effektiven Sicherheitsmechanismen zählen etwa
3D-Secure und PSD2
eigene Limits für jede Karte
Transparenz in Echtzeit über alle Transaktionen
Vergabe von Rollen mit individuellen Rechten für Vorgesetzte, Mitarbeiter und Buchhalter
automatische Benachrichtigungen für diverse Prozesse
Kartensperrung direkt in der App
Ziel der Funktionen ist es, dass alle Beteiligten zu jeder Zeit einen Überblick über alle mit den Karten getätigten Transaktionen haben und fähig sind, eigenständig Maßnahmen zu ergreifen.
Haftung beschränken
Für die Nutzung von Firmenkreditkarten wird eine Rahmenvereinbarung zwischen dem Unternehmen und dem Kreditkartenanbieter beschlossen, in der auch die Haftung geklärt wird. Im Schadensfall durch Unbefugte haftet das Unternehmen und nicht der Angestellte. Werden bspw. Kreditkarteninformationen gestohlen und alle Sicherheitsmechanismen umgangen, beschränkt sich das Risiko auf das Limit der Kreditkarte des betroffenen Mitarbeiters.
Immer wieder wird folgende Frage gestellt: Kann ein Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte privat nutzen? Die Antwort darauf lautet eindeutig nein. Mit der Karte sollten ausschließlich betrieblich angeordnete Ausgaben bezahlt werden. Private Zahlungen haben hingegen in der Bilanz eines Unternehmens nichts zu suchen. Beachten Sie außerdem, dass Ihr Unternehmen für jede Transaktion haftet. Aus betrieblichem Interesse darf keine Zahlung ohne Belegkontrolle akzeptiert werden.
Interne Prozesse für Ausnahmefälle definieren
Entgegen aller Absprachen kann es immer zu ungewollten Transaktionen kommen, etwa wenn ein Mitarbeiter seine Firmenkreditkarte mit einer privaten Kreditkarte vertauscht. Für solche Ausnahmefälle sollte Ihr Unternehmen schon vorab klare interne Absprachen treffen. Durch das Vertauschen der Karten entstehen Problemen bei der Buchführung. Handelt der Mitarbeiter nachweislich aus Vorsatz, ist eine fristlose Kündigung des Arbeitsverhältnisses möglich.
Die Einführung der digitalen Kreditkarten-Lösung von Pliant ermöglicht Mitarbeitern, schnelle und sichere Käufe durchzuführen, während Vorgesetzte gleichzeitig die Kontrolle über aller Unternehmensausgaben behalten. Dies spart nicht nur Zeit und Geld, sondern hilft Unternehmen auch, in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt agil zu bleiben.
