Automatische Belegerkennung mit Pliant: Die Software zum Erfassen von Belegen

Mit Pliant lesen Sie Belege einfach optisch aus, direkt in der App. Der Import in Ihre Buchhaltung erfolgt anschließend im Handumdrehen. Und auch um die richtige Zuordnung der Belege müssen Sie sich keine Gedanken mehr machen. 

Das Wichtigste zur digitalen Belegerfassung in Kürze:

• Die automatische Belegerkennung mit Pliant erleichtert die digitale Erfassung und Verarbeitung von Belegen.

• Die Vorteile der digitalen Belegerfassung sind weniger Fehler in der Buchhaltung, Zeitersparnisse durch Automatismen und dadurch auch Kostenersparnisse.

• Moderne Software zum Erfassen von Belegen basiert auf der OCR-Technologie.

• Mit Pliant können Belege einfach abfotografiert und direkt in der App hochgeladen werden.

• Die App liest die hochgeladenen Belege aus und ordnet sie automatisch der richtigen Transaktion zu, was zu verkürzten Prozessen führt.

Belegerfassung im Wandel - was vor der digitalen Belegerfassung Standard war

Bevor wir in unsere Schritte-Anleitung starten, möchten wir Ihnen Sandra vorstellen. Sandra ist unsere fiktive Begleiterin in diesem Artikel. Sie arbeitet seit 15 Jahren als Referentin in einem mittelständischen Konzern. Da sie viel auf Reisen ist, muss sie seit Beginn ihrer Tätigkeit etliche Rechnungen an die Buchhaltung senden. Schließlich möchte sie nicht auf ihren Auslagen sitzen bleiben. 

Wie Sandra früher über die Erfassung von Belegen dachte

2015: Sandra befindet sich auf einer Messe im Ausland. Natürlich fallen dort viele Belege an – beispielsweise für Anreise, Verpflegung, Mobilität und Zusatzangebote auf der Messe. Sie hat viel Spaß auf der Veranstaltung, doch beim Gedanken an die Auslagenerstattung wird ihr mulmig. Schließlich gab es bisher keine Reise, nach der sie sich nicht über vergessene Belege ärgerte. Oder lange mit der Buchhaltung über ihre Ausgaben diskutierte. Kein Wunder: Sandra muss jeden Beleg aufbewahren, in die Buchhaltungssoftware – richtig klassifiziert – einspielen und dann prüfen, ob die Ausgaben korrekt angelegt worden sind. 

Vorteile der digitalen Belegerfassung: Wer’s direkt richtig macht, spart Zeit und Geld

So wie Sandra geht es auch heute noch vielen Mitarbeitenden. Belege zu erfassen, ist aufwändig und es passieren immer wieder Fehler. Genau genommen lässt sich die Erfassung von Belegen mit dem Kauf schlechter Produkte vergleichen. 

Wer billig kauft, kauft zwei Mal – wer’s nicht direkt erledigt, macht’s doppelt. 

Ganz anders sieht es aus, wenn Angestellte Belege mit moderner Software erfassen. Die Vorteile der digitalen Belegerfassung umfassen:

• Weniger Fehler in der Buchhaltung: Verloren gegangene Rechnungen, falsch erfasste Belege – diese Themen zwingen Buchhaltungen auf der ganzen Welt zu Überstunden und unangenehmen Gesprächen mit Kollegen. Durch die Digitalisierung des Belegmanagements ist das Geschichte, weniger Buchungsfehler und intelligentere Ausgabenzuordnung sei Dank.

• Zeitsparende Prozesse: Die manuelle Erfassung von Belegen ist sehr zeitintensiv, insbesondere wenn es sich um eine große Anzahl von Belegen handelt; für die Mitarbeiter und für die Buchhaltung. Heute erleichtert Software das Erfassen von Belegen und ermöglicht die vorbereitende Buchhaltung in Echtzeit.

• Kostenersparnis: Jeder Beleg ist bares Geld wert – bei korrektem und rechtzeitigem Einreichen. Mit Pliant vermeiden Unternehmen Kosten, die bei der Kommunikation mit dem Finanzamt und beim Personal entstehen. Gleichzeitig werden mehr Aufwände erfasst. Das mindert die Steuerlast.  

Sandra hatte 2015 keine andere Möglichkeit, als ihre Belege manuell zu erfassen. Heute muss jedoch niemand mehr mit komplexer Belegerfassung leben: Über OCR-Software lassen sich Papierbelege sofort digitalisieren, in die Buchhaltung einspeisen und korrekt verbuchen. Profitieren auch Sie von den Vorteilen digitaler Belege.

Automatische Belegerkennung durch OCR: visuelle Zeichen leiten Ihre Ausgabenbuchungen ein

Zur Digitalisierung von Belegen benötigen Sie lediglich zwei Dinge: 

1. Eine Kamera

2. Eine OCR-Software, die Rechnungen und Belege scannen kann

Belege einreichen leicht gemacht – wie OCR-Software funktioniert

Hinter der Abkürzung OCR steht „Optical Character Recognition“. Das heißt: Ein Algorithmus kann Zeichen lesen. Auf Rechnungen und Belegen sind das beispielsweise Zahlen im Datum oder Buchstaben beim Namen des Rechnungsstellers. 

Scannen Sie einfach Ihre Belege, um diese Daten zu verwerten. Im Anschluss digitalisiert die Software die Daten und verarbeitet sie weiter. 

Die Pliant App verfügt über OCR-Technologie und vereinfacht Ihnen das Belegmanagement um ein Vielfaches. Wie das genau funktioniert, schildern wir im nächsten Abschnitt. 

Digitalisieren Sie Ihre Belegerfassung: Mit Pliant zu einem effizienten Ausgabenmanagement

Mit der Pliant App gehören manuelle Eingabefehler der Vergangenheit an. Mitarbeiter fotografieren ihre Belege mit dem Smartphone und laden ihre Belege einfach in der App hoch. Sie profitieren von automatischem Belegmanagement, Buchungsvorschlägen und Kommentarfunktion sowie von zahlreichen weiteren Vorteilen für Ihr Belegmanagement mit Pliant.

Lesen Sie in unserer Case Study zum Belegmanagement, wie die doctari group durch schnellere Belegkontrollen und weniger Rückfragen mit Pliant 25 Prozent Zeitersparnis erzielt.

Schritt 1: Belege abfotografieren oder einscannen

Folgende Situation: Sie befinden sich bei einem Geschäftsessen mit wichtigen Kunden. Die Rechnung übernehmen Sie im Namen des Unternehmens. Doch statt diese sicher zu verwahren und am nächsten Tag in die Buchhaltungssoftware einzutragen, zücken Sie Ihr Handy. Sie öffnen die Pliant App und fotografieren den Beleg ab.

Wenn mal ein Beleg fehlt

Natürlich können Sie bei Pliant auch Belege später abfotografieren. Sie sehen jederzeit welche Ausgaben Sie mit Ihrer Firmenkreditkarte getätigt haben und wo noch ein Beleg fehlt. Sie erhalten in diesem Fall eine Erinnerung zum Einreichen des fehlenden Belegs. Die Buchhaltung hat wiederum alle offenen Belege übersichtlich im Blick und muss nicht jeden einzelnen Mitarbeitenden erinnern.

Belege, die Sie mit der Pliant App fotografieren können

Auch fehlende Belege gehören mit Pliant der Vergangenheit an. Durch regelmäßige Erinnerungen und Hinweise zu fehlenden Nachweisen profitiert Ihr Unternehmen von einem optimierten Belegmanagement – schnell und ortsunabhängig mit der Pliant App nutzbar.

In der digitalen Welt erhalten Sie viele Dokumente per PDF. Dennoch sind auch gedruckte Belege an der Tagesordnung, ob an der Tankstelle, beim Einkaufen oder beim Essen im Restaurant. OCR-Software wird dem gerecht und kommt vor allem bei Papierdokumenten zum Einsatz.

Schritt 2: Belegdateien in die Pliant App hochladen

Die Bilddatei ist jetzt auf Ihrem Handy. Um das Foto an die Buchhaltung zu senden, stehen Ihnen drei Möglichkeiten offen.

1. Hochladen von Belegdateien über die mobile App aus der Galerie Ihres Handy oder direkt mit der Kamera hinzugefügt werden.

2. Hochladen von Belegdateien über die Web-App per Drag & Drop oder Klick zu einer Kartentransaktion hinzufügen.

3. Automatischer Upload über die Beleg-Inbox, die das Weiterleiten von Belegen per E-Mail an eine eindeutige Pliant-Adresse und den automatischen Abgleich mit der richtigen Transaktion ermöglicht.

Jetzt können Sie Ihrem Upload Informationen hinzufügen, beispielsweise zur Art der Ausgabe. Schon ist der Beleg in der App hinterlegt.

Eine Sekunde später widmen Sie sich wieder Ihren Kunden – ohne dass das Belegmanagement später noch einmal auf den Plan kommt. Das ist die Macht der OCR-Technologie.

Schritt 3: Abgleich von Transaktionen und Belegen

Pliant liest die hochgeladenen Dokumente im nächsten Schritt aus und ordnet sie automatisch der Transaktion zu. Sie finden fortan all Ihre Belege in der App.

Auf Unternehmensebene bedeutet das: Die Buchhaltung hat alle Kartenausgaben in Echtzeit und an einem Ort im Blick. Nachvollziehbarkeit garantiert. 

Schritt 4: Kommunikation mit der Buchhaltung

Sind beispielsweise Änderungen an eingereichten Belegen notwendig, kann die Buchhaltung die entsprechenden Stellen schnell und einfach über die Kommentarfunktion in der Pliant App kennzeichnen und Sie benachrichtigen. Damit erledigen Sie und die Buchhaltung die Erfassung und Bearbeitung von Kreditkartenbelegen direkt in der App und profitieren von deutlich verkürzten Prozessen.

Tipp: Die einzelnen Transaktionen lassen sich jederzeit per Echtzeit-Reporting im Pliant Dashboard überprüfen.

Wie Sandra 2023 über Belege denkt

2023 besucht Sandra noch immer Messen sowie Branchenevents und es fallen auch in diesem Jahr wieder etliche Belege an. Der Unterschied: Mit Pliant kann sie jeden Beleg direkt abfotografieren und hochladen. Der Stress, Belege aufzubewahren, ist weg. Außerdem muss sie nach ihrer Reise nicht mehr mit der Buchhaltung über die Auslagenerstattung diskutieren. So konzentriert sie sich auf Geschäftsreisen nur noch auf das Wesentliche. Das Beste: Sandra bekommt Ihre Kosten schneller erstattet als je zuvor – ohne nachhaken zu müssen.

Belege einfach und schnell erfassen – mit fortschrittlicher Software ist das jederzeit möglich. Doch damit nicht genug: Die besten Apps auf dem Markt speichern Ihre Daten vertraulich und übernehmen auch die Buchung Ihrer Ausgaben. Das erleichtert die Arbeit der Buchhaltung und sorgt für mehr Komfort bei Ihren Mitarbeitenden. Die Software von Pliant unterstützt Sie umfänglich bei der digitalen Belegerfassung und dem Verbuchen von Belegen.

FAQ: Häufige Fragen zur digitalen Belegerfassung

Was umfasst die digitale Belegerfassung?

Bei der digitalen Belegerfassung werden Papierrechnungen gescannt und zugeordnet. Anschließend erfolgt die korrekte Buchung der Auslagen. Mit Pliant erfassen Firmen ihre Belege in ihrem Buchhaltungsprogramm und können sich der rechtskonformen Archivierung sicher sein. 

Erfüllt Pliant die Anforderungen für die digitale Belegerfassung? 

Ja, durch die Integration von Datev, lexoffice und weiteren GoBD-konformen Lösungen ist Pliant für ein papierloses Belegmanagement geeignet.

Wie regeln Unternehmen die Budgetierung für Ihre Mitarbeitenden? 

Sie können in Pliant Budgets pro Mitarbeiter festlegen und bestimmen, wer welche Rechte in der App hat. So behält die Buchhaltung die Kontrolle über das Ausgabenmanagement. 

Für wen eignet sich die digitale Belegerfassung mit Pliant? 

Schon bei kleinen Unternehmen fallen immer wieder Papierrechnungen an. Die Genauigkeit und Effizienz von Pliant erlaubt es allen, Zeit und Geld beim Belegmanagement zu sparen. Pliant lohnt sich also für Firmen jeder Größe. 

Welche Informationen sollte ein Beleg enthalten?

Damit Sie einen Beleg ordnungsgemäß in einem elektronischen Belegmanagement-System erfassen können, muss dieser die Anforderungen für einen Geschäftsvorfall erfüllen: 

• Belegnummer und -datum

• Daten zum Aussteller und Empfänger des Belegs

• Angaben zu Menge und Wert

• Fälliger Betrag inklusive Währungsangabe und geltendem Wechselkurs bei Fremdwährungen

Welche Ansprüche sollte eine Software zum Digitalisieren von Belegen erfüllen?

Wenn Sie das digitale Belegmanagement richtig angehen, gehören einige Aktenschränke in Ihrer Buchhaltung der Vergangenheit an: Gedruckte Belege müssen nicht mehr den Weg zurück ins Unternehmen finden. Das gilt allerdings nur bei Einhaltung der GoBD.

Die Voraussetzungen für ein digitales Belegmanagement ergeben sich aus den 2015 vom Bundesministerium für Finanzen festgesetzten Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). 

Ziel dieser Vorschriften ist es, Geschäftsvorfälle durch das unveränderliche Abspeichern von Aufzeichnungen nachvollziehen zu können. 

Eine Software zum Digitalisieren von Belegen sollte daher die folgenden GoBD-Grundsätze erfüllen: 

1. Belege und Dokumente sind unveränderlich abzuspeichern. Es ist nicht erlaubt, diese nachträglich anzupassen oder zu löschen. 

2. Belege inklusive aller notwendigen zusätzlichen Dokumente sind vollständig, nachvollziehbar und lückenlos zu protokollieren und dem jeweiligen Geschäftsvorfall eindeutig zuzuweisen. 

3. Schutz der gespeicherten Daten vor unbefugtem Zugang, vor Missbrauch oder vor Verlust im Rahmen von Zugriffsrechten und Zugriffskontrollen.

4. Daten sind geordnet und für die gesetzliche Mindestfrist aufzubewahren. So behalten nicht nur Sie selbst, sondern auch das Finanzamt, beim Zugriff auf Ihre Daten den Überblick.   

5. Die einzelnen Geschäftsvorfälle sind zeitgerecht zu erfassen. Bei bargeldlosen Beträgen beträgt die Frist zehn Tage, Barzahlungen sind tagesaktuell zu buchen. 

Detaillierte Einsichten zu den einzelnen Grundsätzen erhalten Sie im offiziellen Dokument des Bundesministeriums der Finanzen zum GoBD. 

Die Strenge der GoBD ist vollkommen plausibel, zeigt aber auch: Ohne eine integrative Softwarelösung ist die digitale Belegerfassung dadurch aber kaum möglich.