Was sind digitale Belege? Und welche Vorteile bieten sie?

Definiton: Was ist ein digitaler Beleg?

Grundsätzlich handelt es sich um jede digitale Version eines Belegs zur ordnungsgemäßen Buchführung, entweder den Originalbeleg oder eine Kopie. 

Sie sind wie alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind, korrekt aufzubewahren (vgl. BFH-Urteil vom 24. Juni 2009, BStBl II 2010 S. 452).

Es lassen sich verschiedene Arten von digitalen Belegen unterscheiden:

Digitale Belege per QR-Code oder E-Mail

Immer mehr stationäre Händler bieten Ihren Kunden digitale Kassenbons an, die alle rechtlichen Anforderungen erfüllen. Meistens wird Ihnen am Kassenterminal ein QR-Code angezeigt oder Sie werden vom Verkäufer nach Ihrer E-Mail-Adresse gefragt, um Ihnen den Beleg zu schicken. 

Dann ist es nicht notwendig, dass Ihnen am Zahlungsterminal ein Papierbeleg ausgedruckt wird. 

Immer mehr Händler und Supermärkte bieten digitale Kassenbons als Teil einer eigenen App an. Der Bon wird automatisch in der App hinterlegt und eignet sich als Kaufnachweis bei einer Reklamation.

PDF-Beleg für Online-Zahlungen

Dies ist eigentlich dasselbe wie der vorherige Punkt, aber für Online-Zahlungen. Wenn Sie einen Online-Einkauf mit einer Kreditkarte tätigen, erhalten Sie anschließend in der Regel eine Auftragsbestätigung und einen Beleg per E-Mail. 

Das Gleiche gilt für wiederkehrende SaaS-Zahlungen, wie sie in Unternehmen häufig vorkommen. Oft ist die gesamte Zahlungs- und Belegshistorie auch in Ihrem eigenen Konto verfügbar.

Fotokopie eines herkömmlichen Papierbelegs

Typisches Szenario: Sie erhalten einen Papierbeleg und falten ihn in Ihrer Brieftasche zusammen. Wenn die Finanzabteilung nach dem Beleg fragt, kramen Sie ihn heraus und machen ein Foto mit Ihrem Handy. Statt den Papierbeleg einzureichen, senden Sie die Fotokopie an die Buchhaltung. 

Dieses Bild ist nun eine digitale Kopie des Originalbelegs. Mittels OCR-Scanning werden Daten auf dem Beleg automatisch erkannt und ausgelesen.

Bei diesem Modell fließen die Belegdaten in einem maschinenlesbaren Format direkt an die Finanzverwaltung. In der Zwischenzeit müssen die Mitarbeiter also nicht mehr manuell Daten aus Papier- oder PDF-Belegen extrahieren.

Dies ist die Lösung der Zukunft, welche das Finanzmanagement auf die gleiche Weise automatisiert, wie es die elektronische Rechnungsstellung getan hat. 

Vorteile digitaler Belege

1. Vereinfachte Auslagenerstattung, da Bewirtungsbelege direkt ausgefüllt und weitergeleitet werden.

2. Automatische Zuordnung von Beleg und Transaktion beim Hochladen. Digitale Belege sind vorsortiert und müssen nicht mehr zum Steuerberater gebracht werden.

3. Der Steuerkanzlei werden alle wichtigen Daten elektronisch übermittelt und liegen digital vor. Auf den postalischen Versand eines Pendelordners kann verzichtet werden.

4. Digitale Belege für Zahlungen sind nachhaltiger. Es ist eine vollwertige Alternative zum Bedrucken von umweltschädlichem Thermopapier, auf das komplett verzichtet werden kann.

5. Digitale Belege verblassen nicht und gehen auch nicht verloren. Dies erleichtert Ihnen Garantieanspruch, Umtausch oder Rückgaben. 

6. Die Verarbeitung von digitalen Belegen spart Kosten für Personal, Papier, Drucker und auch Lagerfläche.

7. Die Belegverarbeitung erfolgt ortsunabhängig und schnell. Noch während der Geschäftsreise laden Mitarbeiter Belege hoch und stellen sie der Buchhaltung zur Verfügung.

8. Dateiordner statt Aktenordner im digitalen Belegarchiv sparen nicht nur Platz, sondern auch Zeit, da Sie mit wenigen Klicks einen Beleg wiederfinden und Sie das Sortieren der Belege automatisieren.

9. Jederzeit und von überall aus haben Steuerkanzlei und Mandanten Zugriff auf alle zur Verfügung gestellten Belege.

10. Zur Einhaltung der revisionssicheren Aufbewahrungspflichten sind digitale Belege ideal. Buchhaltungssoftware wie DATEV Unternehmen online eignet sich dafür. Vor Brand oder Diebstahl sind sie dadurch geschützt. 

Mit Blick auf diese zehn Punkte könnte man zu dem Schluss kommen, dass ein digitaler Beleg einem Papierbeleg vorzuziehen ist.

Pliant bietet Ihnen ein vollständig digitalisiertes Belegmanagement für Ihre Kartenzahlungen. In unserem Ratgeber lesen Sie, wie Sie mit Pliant Ihr Belegmanagement automatisieren.

Werden digitale Belege vom Steuerbüro akzeptiert?

Ja, digitale Belege sind für die Buchhaltung und damit auch für Ihren Steuerberater gültige Nachweise. Es ist nicht notwendig, den Originalbeleg aufzubewahren, wenn dieser GoBD-konform digitalisiert wurde und Sie keine rechtliche Vorschrift zum Aufbewahren des Originalbelegs verpflichtet. Außerdem muss die digitale Belegkopie mit dem Original übereinstimmen.

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”.

Entsprechend dieser Grundsätze müssen Buchhaltungsbelege zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dabei gelten für digitale Belege die gleichen Vorschriften wie für Papierbelege. Bewahren Sie also alle Belege mindestens zehn Jahre lang revisionssicher auf, soweit Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten bestehen.

Elektronische Übertragung der Belege in die Buchhaltung

Und schließlich ist es an der Zeit, die Belege in die Buchhaltung zu exportieren. Am einfachsten geht das, wenn die Belege in einer Software mit den notwendigen Zusatzinformationen gespeichert werden. In der Pliant App hinterlegen Sie Angaben zur Kostenstelle, zum Umsatzsteuersatz und einen Kommentar, wie die Ausgabe mit dem Unternehmen zusammenhängt.

Richten Sie einen eigenen Zugang mit den notwendigen Rechten für Ihre Buchhaltung oder Ihre Steuerkanzlei ein. Mithilfe der Integration in gängige Buchhaltungssoftware wie DATEV Unternehmen online oder lexoffice exportieren Sie vorkontierte Belege und Kartentransaktionen für die weitere Verarbeitung.

Wurden die Belege und Dokumente bearbeitet, kann Ihr Steuerberater die Auswertung aus der Finanzbuchhaltung hochladen und Ihnen zur Einsicht zur Verfügung stellen.