Wie Großunternehmen mit virtuellen Karten finanzielle und betriebliche Effizienzgewinne erzielen

Laut Statista haben EU-Unternehmen in den letzten Jahren ein erhebliches Wachstum verzeichnet, was die Bedeutung digitaler Lösungen für Effizienzsteigerungen und Wettbewerbsfähigkeit unterstreicht.

In diesem Blogbeitrag gehen wir auf gängige Zahlungsschwierigkeiten von Corporations ein und wie virtuelle Kreditkarten dazu beitragen können, diese Hindernisse zu überwinden.

Häufige Herausforderungen für Unternehmen bei Zahlungen

Unternehmen stoßen oft auf mehrere Schwierigkeiten im Zahlungsverkehr. Dazu gehören:

Manuelle und zeitaufwendige Zahlungsprozesse,
Risiko von Betrug und unbefugten Transaktionen,
Schwierigkeiten bei der Verwaltung mehrerer Lieferantenbeziehungen und
Fehlende Echtzeit-Übersicht über Ausgaben und Cashflow

Vorteile von virtuellen Kreditkarten (VCCs) für Unternehmen

Virtuelle Kreditkarten bieten Unternehmen eine Reihe von Vorteilen und adressieren effektiv ihre Herausforderungen.

Zu diesen Vorteilen zählen:

Vereinfachte Zahlungsprozesse: VCCs automatisieren und vereinfachen Zahlungsvorgänge und minimieren manuelle Bearbeitung. Sie können leicht erstellt, nachverfolgt und abgeglichen werden, was Zeit und Ressourcen spart.
Erhöhte Sicherheit: Diese innovative Zahlungslösung nutzt Tokenisierungs- und Verschlüsselungstechnologien und bietet damit eine zusätzliche Sicherheitsebene. Jede virtuelle Karte hat eine einzigartige Nummer, was das Risiko von betrügerischen Transaktionen und unbefugter Nutzung begrenzt.
Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Virtuelle Kreditkarten ermöglichen nahtlose Zahlungen an Lieferanten, stärken die Lieferantenbeziehungen und verringern das Risiko verspäteter oder ausbleibender Zahlungen. Sie bieten auch die Möglichkeit, virtuelle Karten mit lieferantenspezifischen Kontrollen zu generieren um eine bessere Ausgabenkontrolle zu gewährleisten.
Echtzeit-Transaktionsdaten: Sie ermöglichen auch die Verfolgung und Berichterstattung von Ausgaben in Echtzeit und erlauben Unternehmen, ihre Liquidität besser zu steuern. Detaillierte Transaktionsdaten und anpassbare Ausgabelimits erleichtern das Ausgabenmanagement und die Budgetplanung.
Team- und Projekfunktionen: Diese Funktionen ermöglichen die Zuordnung von virtuellen Karten zu bestimmten Teams oder Projekten im Unternehmen. Dadurch können strengere Kontrollen etabliert und sichergestellt werden, dass die Ausgaben dem richtigen Team oder Projekt zugeordnet werden.
Nahtlose Integrationen: Die Integration mit Buchhaltungssystemen ermöglicht die automatische Synchronisierung von Transaktionsdaten, wodurch die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe entfällt und die Fehlerwahrscheinlichkeit verringert wird. Diese Integration vereinfacht den Abgleich und spart Finanzteams wertvolle Zeit.

Use Cases: Virtuelle Kreditkarten, individuell angepasst an jedes Unternehmen

Die virtuellen Kreditkarten von Pliant passen sich den Anforderungen von Unternehmen aus diversen Branchen an:

Finanzbranche

Problem: Ein Finanzunternehmen verfügt nur über eine Kreditkarte für Geschäftsreisen der Mitarbeiter.
Lösung:Das Unternehmen gibt virtuelle Kreditkarten für Geschäftsreisen und Kundenevents an seine Mitarbeiter aus. Diese Karten sind an bestimmte Reise- und Unterhaltungsbudgets gekoppelt, um die Ausgaben im Rahmen zu halten.
Ergebnis: Die virtuellen Karten vereinfachen die Spesenabrechnung und verringern den administrativen Aufwand, außerdem liefern sie detaillierte Transaktionsdaten.

„Mit Pliant wird man zu seiner eigenen digitalen Bank und umgeht somit Vorgänge, die sonst gut und gerne einmal mehrere Wochen gedauert haben.“

Raffael Johnen, CEO und Co-Founder von auxmoney

Gesundheitswesen

Problem: Eine Einrichtung im Gesundheitswesen hat einen komplexen Prozess für die Beschaffung von medizinischem Material und Geräten.
Lösung: Jeder Abteilung innerhalb der Organisation werden virtuelle Karten zugewiesen, die mit den jeweiligen Budgets verknüpft sind. Das medizinische Personal kann virtuelle Karten nutzen, um genehmigte Einkäufe bei zugelassenen Lieferanten zu tätigen. Dies gewährleistet eine nahtlose Beschaffung bei gleichzeitig strenger Kontrolle über die Ausgaben.
Ergebnis: Die Gesundheitseinrichtung hat nun eine bessere Kontrolle über den Beschaffungsprozess und kann so rechtzeitig und im Rahmen des Budgets auf die benötigten medizinischen Materialien und Geräte zugreifen.

„Das Nachfragen nach Kreditkartenbelegen und das Zurückgeben von falsch ausgefüllten Reisekostenabrechnungen oder Auslagen hat sich enorm verbessert. Es bleibt nichts liegen. Die Reisekosten werden schneller ausgezahlt und mein Team hat alle Informationen für eine sichere steuerliche Bewertung von Vorgängen. Jeder weiß, wo Belege gerade sind und ihre Bearbeitung läuft. Die Abstimmung ist einfacher für denjenigen, der den Beleg abgibt und denjenigen, der nachher den Beleg verbucht und zur Auszahlung bringt. Das sorgte früher für viel Unmut auf beiden Seiten und kostete uns viel Zeit.“

A. Sander, Leiter der Konzernbuchhaltung in der doctari group

Tech Branche

Problem: Ein Softwareunternehmen muss seine Ausgaben optimieren.
Lösung: Jedes Entwicklungsteam erhält eine virtuelle Karte mit Ausgabenlimit. Dadurch können das Unternehmen und die Buchhaltungsabteilung die Ausgaben für Software-Tools, Cloud-Dienste und andere technologische Ressourcen überwachen und kontrollieren. Jetzt können die Ausgaben in Echtzeit verfolgt werden, was die Budgetverwaltung verbessert und übermäßige Ausgaben verhindert.
Ergebnis: Virtuelle Kreditkarten ermöglichen SaaS-Unternehmen eine detaillierte Kontrolle über Ihre Ausgaben, erleichtern die Budgetplanung und ermöglichen die Echtzeit-Überwachung der Teamausgaben.

„Pliant ist attraktiv durch das Cashback-Modell und es ist sehr bequem, Karten einfach anlegen und auch wieder sperren zu können. Oftmals haben wir das Problem, dass irgendwas auf eine Kreditkarte läuft und wir nicht richtig nachvollziehen können, was das eigentlich ist. Jetzt habe ich die Möglichkeit, einfach die Karte platt zu machen und dann hat sich das Thema erledigt.“

Maximilian Zielosko, CEO und Co-Founder von BuchhaltungsButler

Abschließende Gedanken

Weltweit stehen Unternehmen vor der Herausforderung, Zahlungen effizient und sicher abzuwickeln. Glücklicherweise bieten virtuelle Kreditkarten eine bequeme und effektive Lösung, indem sie anpassbare Ausgabenlimits, verbesserte Sicherheit durch Verschlüsselungstechnologien, Echtzeitverfolgung und Reporting-Funktionen sowie weitere Vorteile bieten, die die Effizienz verbessern und die Ressourcen maximieren.

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