Auslagenerstattung: Alles über Vor- und Nachteile sowie neue digitale Lösungen

Wenn Mitarbeiter während der Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit für das Unternehmen einen Geldbetrag aus eigenen finanziellen Mitteln zahlen, treten sie in Auslage. Das Unternehmen erstattet dieses Geld im Nachhinein.

Das Wichtigste zur Auslagenerstattung in Kürze

1. Auslagen sind Geldbeträge, die durch Mitarbeiter für den Arbeitgeber vorgestreckt werden.

2. Unternehmen erstatten ihren Mitarbeitern die Auslagen im Nachhinein.

3. Der Auslagenersatz ist gemäß § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei.

Eine Auslagenerstattung ist ein Geldbetrag, der durch das Unternehmen an die Mitarbeiter ausgezahlt wird. Es handelt sich um eine finanzielle Erstattung, die Mitarbeiter zuvor aus eigenen finanziellen Mitteln aufgewendet haben und erst nach der Aufwendung zurückerhalten.

Auslagenerstattung für Mitarbeiter – so geht es richtig

Die Mitarbeiter-Auslagen des Arbeitnehmers sind so zu beurteilen, als hätte der Arbeitgeber sie selbst getätigt. Die Auslagen werden zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt und dürfen auch keinen Arbeitslohn ersetzen.

Beispiele für Mitarbeiter-Auslagen, die erstattet werden:

• Reisekosten bei Dienstreisen (Fahrkarten für ÖPNV, Flugtickets, Mietauto, etc.)

• Verpflegungs- und Restaurantkosten 

• Übernachtungskosten für Unterkunft auf Dienstreisen (Hotels, Appartements)

• Kosten für Büromaterialien

• Kosten für geschäftliche Veranstaltungen (Eintrittskarten für Messe, Kongresse, etc.)

• Parkgebühren auf Dienstreisen

• Kosten für Kundengeschenke im Auftrag des Arbeitgebers

• Mobile Endgeräte (Smartphone, Tablet, Laptop)

• Portokosten (Briefe, Paketsendungen)

Verpflegungs- und Übernachtungskosten erstatten Unternehmen häufig mithilfe einer Pauschale. In den Reiserichtlinien des Unternehmens lässt sich festlegen, bis zu welchem Betrag Auslagen ohne Rechnung erstattet werden und ab wann ein Nachweis für die Auslage benötigt wird. 

Das Bundesfinanzministerium (BMF) aktualisiert die geltenden Pauschalen für den Höchstwert der steuerfreien Erstattung jedes Jahr. Lesen Sie mehr zur aktuellen steuerlichen Behandlung von Reisekostenpauschalen von Arbeitnehmern.

Das darf bei Beantragung der Auslagenerstattung nicht fehlen:

• Name und Anschrift des Unternehmens 

• Eigener Name und Anschrift

• Verwendungszweck kurz erklären

• Höhe der Kosten als einzelne Posten angeben 

• Gesamtbetrag zur Übersicht aufführen 

• Das Konto angeben, auf den der Betrag erstattet werden soll

• Belege (Kassenbons, Rechnungen) beifügen

Bis zu einem Betrag von 250 Euro greift die Kleinbetragsregelung; es genügt ein Kassenbon. Für höhere Beträge muss eine Rechnung vorgelegt werden können. Zudem ist auf dem Formular für die Auslagenerstattung das Konto aufzuführen, auf das die Erstattung überwiesen werden soll.

Zur Vereinfachung der Vorgänge ist es sinnvoll, das mobile Scannen der Belege mit dem Smartphone zu nutzen. Oder alternativ auf digitales Beleg- und Kreditmanagement mit Pliant umzusteigen und Prozesse für Mitarbeiter und Buchhaltung zu optimieren sowie Zeit bei der Buchhaltung, der Belegerfassung und weiteren administrativen Aufgaben zu sparen.

Steuerfreie Auslagenerstattung – die Voraussetzungen

Die Steuerfreiheit der Auslagenerstattung ist gegeben, wenn die Zahlungen durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer keinen Arbeitslohn darstellen. 

Die Regelungen zur Auslagenerstattung sind im Einkommenssteuergesetz (§ 3 Nr. 50 EstG) zu finden. Die Beträge, die der Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber erhält, sind steuer- und beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Damit das Finanzamt die Aufwendung als steuerfrei anerkennt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Beschäftigte tätigen betriebliche Ausgaben, das heißt im Namen und auf Rechnung des Unternehmens.

2. Die Beträge werden als einzelne Posten auf der Rechnung oder Kaufquittung abgerechnet.

3. Der Beschäftigte hat kein oder nur sehr geringes Eigeninteresse an der Aufwendung/Anschaffung. 

4. Steuerfreie Erstattungen für konkrete Aufwendungen. Pauschale Erstattungen für Verpflegung und Unterkunft bis zum aktuell gültigen Höchstsatz.

1. Die Auslagen müssen betrieblich sein

Eine Grundvoraussetzung für die steuerliche Absetzbarkeit von Auslagen ist, dass diese betrieblich veranlasst sind. Angestellte müssen nachweisen, dass die Ausgaben beruflich veranlasst sind. Private Ausgaben, wie ein privat genutzter Laptop, werden nicht vom Betrieb erstattet und sind nicht steuerfrei. Das Finanzamt wirft einen genauen Blick auf den Verwendungszweck der Ausgaben. 

2. Die Auslagen korrekt in Rechnung stellen

Die gekaufte Leistung oder Ware muss einzeln auf der Rechnung, Quittung oder dem Beleg erscheinen. Gleiches gilt für die Mehrwertsteuer, wenn das Unternehmen im Nachgang an die Auslagenerstattung die Vorsteuer auf diese Ausgaben abziehen möchte. Rechnungen, Kassenbons sind aufzubewahren und beizufügen.

3. Kein privates Eigeninteresse

Der Mitarbeiter darf kein privates Interesse an einem erworbenen Gegenstand oder dem Service haben. Beispiele wären zum Beispiel das Smartphone oder der Laptop. Beides muss der betrieblichen Nutzung dienen. Zudem geht das erworbene Eigentum an das Unternehmen über. Sollte nicht ersichtlich sein, ob der angeschaffte Service oder Gegenstand privat oder geschäftlich in Benutzung ist, geht die Behörde oft von einer privaten Mitnutzung aus. In diesem Fall handelt es sich um Sachbezüge, die Angestellte von ihrem Unternehmen erhalten. Diese sind nur unter einem Gegenwert von 50 Euro steuerfrei.

4. Exakte Auslagenerstattung oder Pauschale

Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft können entweder vom Arbeitgeber exakt zurückgezahlt oder als Pauschale erstattet werden. Das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht die aktuell gültigen Pauschalen und Höchstsätze für Reisen und Verpflegungen. Zudem ist es möglich, die Ausgaben bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend zu machen.

Smarte Lösungen und mobile Apps für digitale Auslagenerstattungen

Die Auslagenerstattung ist mit viel Aufwand verbunden. Mitarbeiter müssen Rechnungen und Kassenbons für Reisekosten, Geschäftsessen, Porto und Co. aufbewahren, Formulare ausfüllen und persönlich einreichen. Da kommt schnell die Frage auf, ob sich der Aufwand für kleinere Beträge überhaupt lohnt. Die Buchhaltung muss diese Rechnungen und Formulare für die Auslagenerstattung später noch einmal abgleichen, anschließend korrekt abrechnen sowie die Belege zur Aufbewahrung scannen oder umständlich abheften. 

Pliant bietet Ihnen moderne Buchhaltungslösungen, um Ihre Prozesse zu modernisieren, automatisieren und optimieren.

Digital und mobil geht alles einfacher

Rechnungen müssen nicht mehr in Papierform aufgehoben und abgeheftet werden. Mitarbeiter können schnell zum Handy greifen und ihre Rechnungen selbst scannen. Die mobile Belegerfassung ist ausdrücklich erlaubt. 

Spezielle Apps, ob für Reisekostenerstattung, Spesen- und Auslagenerstattung machen Papierbelege hinfällig. Intelligente Softwares arbeiten automatisiert und können Zahlungen sofort den eingescannten Belegen zuordnen, sodass eine manuelle und zeitaufwendige Überprüfung der Auslagen überflüssig wird. So wird das Einreichen von Auslagen besonders einfach und nutzerfreundlich. Darüber freuen sich nicht nur die Mitarbeiter, sondern natürlich auch die Buchhaltung. 

Das sind die Vorteile der digitalen Belegerfassung

Dank der intelligenten Software von Pliant ist effizientes und einfaches Belegmanagement bequem und intuitiv mit dem Handy möglich.

Vorteile der Firmenkreditkarte gegenüber der Auslagenerstattung – einfachere Berechnung mit der virtuellen Kreditkarte von Pliant

Eine Auslagenerstattung ist dank Apps und Smartphone zwar einfacher geworden, aber sie bleibt sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Buchhaltung mit einem gewissen Aufwand verbunden. 

Die bessere Alternative zur Auslagenerstattung ist es, auf firmeninterne Kreditkarten zurückzugreifen, wann immer es geht. Dann wird die Abrechnung von Anschaffungen wie Messe-, Unterkunft- und Reisekosten noch einfacher. 

Weitere Vorteile sind:

• Nichts geht verloren, alle Daten sind sicher in der App GoBD-konform gespeichert.

• Keine Formulare mehr ausfüllen, keine Belege manuell erfassen.

• Transparenz, bessere Datenverfügbarkeit und schnelle Erfassung.

• Automatische Analysen für geringeren Verwaltungsaufwand.

Auslagenerstattung mit Pliant und Circula

Nutzen Sie die Integration von Pliant und Circula, der spezialisierten App für Mitarbeiterausgaben. Reisekosten, Spesen, Zuschläge und Verpflegungsmehraufwand werden digital abgerechnet und in der Buchhaltung verwaltet.

Übertragen Sie Ihre Kreditkartentransaktionen bzw. Belege von Pliant zu Circula und verarbeiten Sie die Daten innerhalb der Anwendung weiter, um die Digitalisierung ihrer Buchhaltung voranzutreiben.

Die Abrechnungen erfolgen in Echtzeit, sodass Ausgaben direkt in die Buchhaltung überführt werden und alles Administrative sofort erledigt ist. 

Dank der Integration von Pliant und Circula sowie deren Partnerintegration profitiert die Konzernbuchhaltung der doctari group von einer Zeitersparnis von 25 Prozent.

FAQs - Häufig gestellte Fragen zum Thema Auslagenerstattung

Wo sind die Regeln für die Auslagenerstattung festgelegt?

Die Regelungen zur Auslagenerstattung stehen im Einkommensteuergesetz (EstG). Dem Einkommensteuergesetz unterliegen alle, die in Deutschland Einkommen erwirtschaften und in Deutschland ihren Wohnsitz beziehungsweise Aufenthalt haben. In diesem Gesetz ist nahezu alles zu den Themen Einkommen, Gewinn und deren Besteuerung geregelt. Alles Relevante zum Thema Auslagenerstattung ist im Paragraf 3 Nummer 50 (§ 3 Nr. 50 EstG) zu finden.

Was ist der Unterschied zwischen Auslagenerstattung und durchlaufenden Geldern?

Im deutschen Einkommensteuergesetz  (EstG) findet sich in Paragraf 3 Nr. 50 eine Unterscheidung zum Thema Auslagenersatz und durchlaufende Gelder. Der kleine, aber feine Unterschied: Die Erstattung findet zu unterschiedlichen Zeitpunkten statt. Bei den Auslagen müssen Ihre Mitarbeiter den Betrag vorstrecken. Das Geld erhalten die Mitarbeiter erst hinterher zurück. 

Bei den durchlaufenden Geldern erhalten Mitarbeiter den Betrag bereits vorher und können ihn für ihre Zahlungen verwenden. Sinnvoll sind durchlaufende Gelder für alle Aufwendungen, die regelmäßig anfallen und planbar sind. Dazu gehören zum Beispiel die Anschaffung von Büromaterial oder regelmäßige Geschäftsreisen. 

Sowohl die durchlaufenden Gelder als auch der Auslagenersatz werden beide zusätzlich zum Gehalt gezahlt und können dieses so nicht ersetzen. Beides ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Pauschale Auslagenerstattungen sind gewöhnlich voll zu versteuern, es gibt jedoch Ausnahmen, wenn man die Ausgaben für drei Monate in Folge nachweisen kann. 

Was ist ein pauschaler Auslagenersatz?

Ein regelmäßig zusätzlich zum Arbeitslohn ausgezahlter pauschaler Auslagenersatz ist nach dem Einkommensteuergesetz (§ 3 Nr. 50 EstG) voll zu versteuern. Der pauschale Auslagenersatz kann gemäß dem Lohnsteuer-Hinweis (H 3.50 LStH) als steuerfreier Lohn an die Beschäftigten bezahlt werden, wenn Mitarbeiter für einen Zeitraum von mindestens drei Monaten im Einzelnen nachweisen können, dass es sich um regelmäßig wiederkehrende Aufwendungen handelt. Der Pauschalbetrag darf dabei nicht wesentlich von den tatsächlichen Aufwendungen abweichen. 

Was ist besser, eine Auslagenerstattung digital oder auf Papier?

Eine digitale Auslagenerstattung vermeidet eine fehleranfällige und umständliche Zettelwirtschaft. Bei der Auslagenerstattung ist alles gewissenhaft zu dokumentieren und Rechnungen sowie Kassenbons aufzubewahren. Alle Auslagen müssen jederzeit nachvollziehbar sein, beispielsweise für den Fall einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Nun haben Unternehmen die Wahl: Bevorzugen sie einen Berg von Papierbelegen, über den sich die Buchhaltung im Nachhinein unter hohem Zeitaufwand einen Überblick verschaffen muss? Oder setzen sie doch auf übersichtliche und intuitive digitale Lösungen?

Mit dem Smartphone und den richtigen Apps lassen sich im Handumdrehen alle Rechnungen und Belege einscannen und archivieren. Alles landet direkt und bereits kategorisiert bei der Buchhaltung. Unternehmen können heute auf moderne Finanz-Tools setzen, die Auslagenerstattungen, Abrechnungen und alle betrieblichen Finanzfragen automatisieren und vereinfachen. Auf diese Weise lassen sich Buchhaltung, Mitarbeiter und Management deutlich entlasten.

Was ist der Unterschied zwischen Auslagenerstattung und Sachbezug?

Erwirbt ein Mitarbeiter eine Dienstleistung oder einen Gegenstand, den er sowohl beruflich als auch privat nutzt, kann er einen Sachbezug vom eigenen Unternehmen erhalten. Der Gegenstand verbleibt dabei in seinem privaten Besitz. Bis zu einer Höhe von 50 Euro monatlich ist der Sachbezug steuerfrei. Häufige Beispiele sind Essensgutscheine, Kleidung, Vermögensbeteiligungen, Kinderbetreuung oder vergünstigter Wohnraum. Auslagen für Gegenstände oder Dienstleistungen, die dem Mitarbeiter erstattet werden, kommen dem Unternehmen zugute und gehen auch in dessen Besitz über. Häufige Beispiele hier wären zum Beispiel das Diensthandy oder der Dienstlaptop.